# Assinar no SEI como usuário externo: o passo a passo

Passo a passo para incluir um documento externo no SEI e assiná-lo com a senha do cadastro, com o que preparar no PDF antes de entrar no sistema.

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Publicado em 2026-10-21 · 4 min de leitura · por [AjustaPDF](https://ajustapdf.com/sobre#editorial)

No SEI, como usuário externo, você inclui um documento externo, envia o PDF e assina pelo próprio sistema com a senha do seu cadastro. A assinatura fica registrada no processo, e não dentro do arquivo: o PDF pode estar perfeito e, mesmo assim, precisar ser assinado no SEI. Prepare o arquivo antes de entrar e confira o que o órgão aceita.

## Assinatura do SEI não é assinatura do PDF

No SEI, a assinatura é um registro feito pelo sistema, com o seu usuário, a data e a hora, ligado ao documento dentro do processo. Ela não é uma imagem colada na página. Por isso, assinar o arquivo antes de subir não substitui a assinatura no SEI quando o órgão a exige. Se o órgão pedir certificado digital, o próprio sistema mostra a opção correspondente na tela de assinatura.

## Antes de entrar: prepare o arquivo

A maioria dos problemas acontece antes do upload. Um PDF bem preparado passa de primeira; um arquivo mal montado obriga a refazer a inclusão inteira. A tabela mostra o que conferir.

| Item | Como conferir |
| --- | --- |
| Um documento por arquivo | Cada peça vai como um PDF, com o tipo certo na inclusão. |
| Senha de abertura | O arquivo precisa abrir sem pedir senha no seu leitor. |
| Tamanho | Confira o limite na tela de inclusão e na mensagem de erro. |
| Ordem e orientação das páginas | Abra no leitor e percorra todas as páginas antes de anexar. |
| Texto pesquisável | Se o órgão pedir, aplique o OCR antes, como mostra o guia sobre PDF pesquisável. |

## Passo a passo para incluir e assinar

Os nomes dos botões, e até as telas liberadas ao usuário externo, mudam entre versões do sistema e entre órgãos; alguns usam um módulo de peticionamento em vez da inclusão direta. Procure por termos como “Incluir Documento” e “Assinar”, e siga a ordem abaixo:

1.  Entre com o seu usuário externo no endereço de SEI que o órgão informou e abra o processo pelo número ou pelo link que recebeu.
2.  Clique em incluir documento e escolha a opção de documento externo, e não um documento interno criado no próprio SEI.
3.  Preencha o tipo do documento, a data e a descrição. Se a tela pedir o nível de acesso, escolha o que o órgão indicou: público ou restrito.
4.  Anexe o PDF, confira o nome que aparece na lista e salve a inclusão.
5.  Abra o documento salvo, escolha assinar e digite a senha do seu cadastro. Confirme.
6.  Confira que o documento aparece como assinado e baixe uma cópia para o seu arquivo pessoal.

## Erros comuns que atrasam o protocolo

-   **Salvar sem assinar.** O documento fica incluído, mas sem assinatura, e o órgão não o recebe como concluído.
-   **Nível de acesso errado.** Um documento com dados pessoais de terceiros não deve ficar público por engano. Veja o [cuidado com dados pessoais em PDF](/blog/pdf-com-dados-pessoais-cuidados) antes de anexar.
-   **Tipo de documento genérico.** Escolher um tipo que não bate com a peça atrapalha a análise.
-   **Confiar só no nome do arquivo.** Abra o PDF e confira se é a versão final, sem páginas faltando.

## Como conferir que a assinatura ficou registrada

Depois de assinar, abra o documento no processo e confira três coisas: se ele aparece como assinado, se o seu nome de usuário e a data e a hora da assinatura estão no registro, e se o arquivo que aparece é o que você enviou. Se algum desses pontos estiver diferente, não espere o órgão avisar. Anote o número do processo, o nome do documento e a hora da assinatura, e procure a unidade que liberou o seu acesso.

Guarde também uma cópia do PDF enviado, com o mesmo nome que aparece no sistema. Se houver dúvida depois sobre a versão protocolada, essa cópia é a referência para comparar, sem depender de baixar tudo de novo pelo acesso externo.

## O que o AjustaPDF faz nesse fluxo

O AjustaPDF ajuda na preparação do arquivo: [juntar páginas](/juntar-pdf) de um mesmo documento, [comprimir](/comprimir-pdf) um escaneado que passou do limite e [tirar a senha](/desbloquear-pdf) de um PDF que é seu. Ele não entra no SEI, não conhece a sua senha do sistema e não assina por você no processo. A assinatura que vale no SEI é a feita dentro dele. Para o contexto geral de assinar documentos oficiais, o [guia sobre gov.br e ICP-Brasil](/blog/assinatura-govbr-ou-icp-brasil) explica a diferença entre as formas de assinatura, e o [glossário](/glossario#assinatura-eletronica-simples) define o termo assinatura eletrônica simples.

Se o órgão pede PDF com texto selecionável, veja o [guia sobre PDF pesquisável no SEI](/blog/documento-externo-sei-pdf-pesquisavel). Se também há limite de tamanho, o [guia sobre PDF no SEI e o limite do órgão](/blog/pdf-para-processo-eletronico-sei) mostra como encontrar esse número sem chutar.

Para quem também usa a conta gov.br em outros serviços, veja [assinar PDF com gov.br no computador](/blog/assinar-pdf-gov-br-passo-a-passo). A base legal do documento eletrônico está em [o que a MP 2.200-2 diz sobre documento eletrônico](/blog/mp-2200-2-o-que-diz-sobre-documento-eletronico), e a etapa de OCR é tratada em [documento externo no SEI com PDF pesquisável](/blog/documento-externo-sei-pdf-pesquisavel).

## Perguntas frequentes

### Preciso assinar o PDF no AjustaPDF antes de subir o documento no SEI?

Não para a assinatura do SEI, que é feita dentro do sistema com a senha do seu cadastro. Uma assinatura visual no PDF só faz sentido se o órgão pedir essa etapa por outro motivo. Quando a regra não estiver clara, pergunte à unidade antes de anexar o arquivo.

### Por que o SEI não me deixa assinar o documento externo que acabei de incluir?

Vale checar três coisas: se o seu usuário externo tem acesso ao processo, se a inclusão foi salva até o fim e se a senha do cadastro está certa. Se nada disso resolver, a unidade que liberou o seu acesso é quem consegue ajustar a permissão.

### Depois de assinar um documento externo no SEI, posso baixar uma cópia?

Em geral sim: o documento fica no processo e a cópia pode ser baixada pelo próprio sistema, respeitando o nível de acesso definido. Guarde um arquivo no seu computador logo depois de assinar, porque o acesso de usuário externo depende da liberação do órgão e pode mudar.

### O que fazer se o PDF não sobe no SEI por causa do tamanho?

Veja o limite que a tela de inclusão mostra ou a mensagem de erro. Se o arquivo passar, comprima em média e confira a legibilidade; se ainda passar, divida em partes e pergunte ao órgão como anexar. Não existe um número universal, porque cada órgão configura o próprio limite.