# Assinar sozinho ou pedir assinatura por link: qual usar no PDF

Quando só você assina um PDF e quando mandar link para outras pessoas assinarem. Diferença entre assinar e pedir assinatura, prazos e o que cada signatário vê.

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Publicado em 2026-11-04 · 4 min de leitura · por [AjustaPDF](https://ajustapdf.com/sobre#editorial)

Assine sozinho quando só a sua assinatura precisa estar no PDF, como num recibo ou numa declaração que você emite. Peça assinatura quando outras pessoas precisam assinar o mesmo arquivo: o pedido gera um link para cada uma, acompanha quem abriu e quem assinou e, no fim, junta um registro de quem assinou e quando.

## Quando basta assinar sozinho

A ferramenta [assinar PDF](/assinar-pdf) coloca a sua assinatura numa página, como uma imagem. Você desenha, digita o nome ou envia uma foto da assinatura, posiciona onde ela deve ficar e salva. Se for um documento que só você emite, como um recibo, uma declaração, um termo de confidencialidade que só você assina ou uma proposta que o cliente vai aceitar em outro canal, isso resolve.

Nesse caso a assinatura é do seu lado e não depende de mais ninguém. Não há o que acompanhar depois, porque não há outro signatário.

## O que muda quando outras pessoas precisam assinar

Quando o documento tem duas ou mais partes, o problema não é só colocar a assinatura. É garantir que cada um assine a versão certa, que você saiba quando todos assinaram e que exista um registro disso. O [pedir assinatura](/pedir-assinatura) cuida dessas três coisas: você diz quem assina (até 10 pessoas por pedido), marca onde cada uma assina, e cada pessoa recebe um link só dela. Num contrato de honorários, por exemplo, em que cliente e profissional assinam o mesmo arquivo, é esse o caminho; o preparo do arquivo está em [contrato de honorários em PDF](/blog/contrato-de-honorarios-advocaticios-assinar-em-pdf).

A pessoa não precisa criar conta. Ela abre o link, lê o documento, cria a assinatura no navegador e confirma. Você acompanha o andamento no painel, que aparece quando o pedido é criado.

## As diferenças lado a lado

| Situação | Assinar PDF | Pedir assinatura |
| --- | --- | --- |
| Quem assina | Só você | Até 10 pessoas, cada uma com o próprio link |
| A outra pessoa precisa de conta? | Não se aplica | Não, o link basta |
| Registro de quem assinou | Não há | Página final com nome, data e hora de cada um |
| Campos marcados por pessoa | Uma assinatura, com repetição opcional | Assinatura, data e nome, por signatário |
| Tempo no servidor | Só durante o processamento | Cifrado até o prazo de guarda |

## Como pedir assinatura, passo a passo

1.  Envie o PDF já na versão que vai ser assinada. O registro guarda o hash do arquivo enviado, então uma versão nova exige um pedido novo.
2.  Informe o nome de cada signatário e, se tiver, o e-mail. O e-mail é só para o registro: o link é entregue por você.
3.  Marque na página onde cada pessoa assina, e escolha se quer campos de data e de nome para ela.
4.  Crie o pedido. Ele devolve um link para cada pessoa e o link do painel.
5.  Mande cada link pelo canal que você usa com aquela pessoa e guarde o link do painel, porque ele não fica salvo em outro lugar.

O painel mostra três estados por pessoa: ainda não abriu o link, abriu mas não assinou, ou assinou. Quando alguém recusa, o pedido é encerrado e o painel mostra quem recusou e o motivo, se a pessoa escreveu um. O que a página de registro prova, e como conferir o hash dela, está em [trilha de auditoria da assinatura](/blog/trilha-de-auditoria-da-assinatura-eletronica).

## Ordem e prazo

Como explicado no FAQ, o pedido não impõe ordem. Se o contrato precisa passar primeiro pela pessoa A e depois pela B, você faz essa sequência manualmente: manda o segundo link quando o primeiro assinar (como as várias assinaturas se encadeiam em um mesmo PDF está em várias assinaturas no mesmo PDF). Isso funciona para duas ou três pessoas. Para um fluxo com muitas etapas e regras de aprovação, o pedido não cobre sozinho.

Sobre o prazo, são dois números. Se todos assinam, o PDF sai do servidor 7 dias depois da última assinatura. Se o pedido fica incompleto, ele sai 30 dias depois do envio. Antes disso, você pode apagar o pedido pelo painel.

## Quando o jeito natural é suficiente

Dá para fazer sem nenhum pedido: você manda o PDF por e-mail, cada pessoa assina num leitor e devolve (quem recebe um PDF pelo WhatsApp encontra o passo a passo em [assinar PDF recebido no WhatsApp](/blog/assinar-pdf-recebido-no-whatsapp)). Funciona para um acordo pontual com duas partes que confiam uma na outra. Quando o arquivo volta com três versões assinadas, o trabalho de juntar e conferir fica com você, e não existe um registro de data e hora de cada assinatura.

## O que o pedido não resolve sozinho

A assinatura criada no pedido é uma assinatura eletrônica simples: a página é assinada com o desenho e o registro de quem confirmou. Ela serve para contratos entre particulares que aceitam esse formato. Órgãos públicos, cartórios e alguns processos pedem certificado ICP-Brasil ou o assinador do gov.br. Para essa exigência, leia o [guia sobre gov.br e ICP-Brasil](/blog/assinatura-govbr-ou-icp-brasil) e confira o que o destinatário pede antes de começar. Se o volume pede integração com outro sistema, a comparação está em [como escolher uma plataforma de assinatura eletrônica](/blog/plataformas-brasileiras-de-assinatura-eletronica); e a dúvida sobre testemunhas tem resposta em [contrato assinado digitalmente precisa de testemunhas?](/blog/contrato-assinado-digitalmente-precisa-de-testemunhas) Os termos técnicos da diferença estão no [glossário](/glossario#assinatura-eletronica-simples).

## Perguntas frequentes

### Meu sócio precisa criar conta para assinar um PDF que mandei por link?

Não. Ele abre o link da pessoa, lê o contrato, desenha a assinatura no próprio navegador e confirma. O link é individual: quem recebe o seu não deve repassá-lo a outra pessoa, porque ele é a chave para aquela assinatura.

### Posso mandar o contrato para três pessoas assinarem em ordem, uma depois da outra?

O pedido de assinatura não tem ordem de assinatura: os três links saem juntos e cada um assina quando quiser. Se a ordem importa, envie o segundo link só depois que o primeiro aparecer como assinado no painel. O painel mostra, para cada pessoa, se ela ainda não abriu o link, se abriu ou se já assinou.

### Quanto tempo o contrato fica guardado no servidor depois de eu pedir as assinaturas?

No pedido de assinatura o PDF fica cifrado com AES-256 até o prazo de guarda, que é de 7 dias depois da última assinatura ou 30 dias depois do envio, o que vier primeiro. Você pode apagar o pedido antes pelo painel.

### Vale mandar o PDF por WhatsApp para dois sócios assinarem em vez de pedir assinatura?

Vale para um acordo simples entre pessoas de confiança, mas cada um devolve uma cópia com a própria assinatura e você precisa juntar as versões à mão. Não sobra registro de quem assinou nem quando. O pedido gera um link por pessoa e, ao terminar, um PDF com a página de registro.