# PDF/A para processo ou arquivo: quando converter e como conferir

Quando um sistema pede PDF/A, qual nível escolher entre 1b, 2b e 3b, o que a conversão muda no arquivo e como conferir antes de enviar o documento.

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Publicado em 2026-10-20 · 4 min de leitura · por [AjustaPDF](https://ajustapdf.com/sobre#editorial)

PDF/A é uma versão do PDF padronizada pela ISO 19005 para guardar documentos por muitos anos. O arquivo leva as fontes, as cores e os metadados que o tornam igual em qualquer leitor. Converter para PDF/A só faz sentido quando o sistema que recebe o documento pede a norma, e a exigência, na maioria dos casos, está escrita no edital ou no manual.

## Quando a exigência aparece

Não existe uma lista única de sistemas que aceitam PDF/A. Repositórios de arquivo, órgãos que guardam processos de longo prazo e alguns sistemas de protocolo costumam pedir a norma. Outros recebem o PDF comum sem problema. Por isso o primeiro passo é ler o que o órgão pede, e não converter por precaução.

Se a exigência fala em “PDF/A” sem nível, use o 2b, que é o recomendado para documentos novos. Se fala em “PDF/A-1”, o nível exigido é o 1b. Se fala em anexos, o 3b é o único dos três que admite arquivos anexos dentro do PDF. Quando a página de ajuda do sistema não mencionar nível algum, a escolha segura é o 2b.

## O que a conversão faz no arquivo

A conversão roda o Ghostscript sobre o PDF e regrava o documento com quatro mudanças. As fontes passam a viajar dentro do arquivo, então o texto aparece com a mesma letra em qualquer máquina. As cores são convertidas para o espaço sRGB e recebem um perfil ICC declarado como intenção de saída. O arquivo ganha metadados XMP que informam a norma e o nível. O que a norma proíbe, como JavaScript, é removido em vez de fazer a conversão falhar.

No nível 1b, que não aceita transparência, os efeitos de transparência são achatados. Isso é visível em sombras e em objetos semitransparentes sobre texto, por isso vale abrir o resultado e conferir essas páginas antes de enviar.

## Os três níveis lado a lado

| Nível | Quando usar | O que muda em relação aos outros |
| --- | --- | --- |
| PDF/A-2b | Padrão para documentos novos e a escolha quando não há exigência | Admite transparência e é baseado na versão 2 da norma |
| PDF/A-1b | Sistemas antigos que só leem a primeira versão da norma, de 2005 | Não admite transparência, que é achatada na conversão |
| PDF/A-3b | Quando o PDF precisa levar outros arquivos anexados | Segue as regras do 2b e permite anexos |

A tabela cobre a diferença prática entre os níveis. Antes de escolher, leia a exigência com atenção: um sistema que pede “PDF/A-1” pode recusar o 2b, mesmo que o 2b seja mais novo e mais flexível. O guia sobre [a diferença entre PDF/A-1b, 2b e 3b](/blog/pdf-a-1b-2b-3b-diferenca) compara os três.

## Passo a passo antes de enviar

1.  Confirme a exigência no edital, no manual ou na página de ajuda do sistema, e anote o nível pedido.
2.  Remova a senha de abertura, porque o PDF/A não aceita criptografia. Se o arquivo abre sem senha, pule este passo.
3.  Converta com o nível escolhido e salve o resultado com um nome novo, para manter o original intacto. Se o documento de origem ainda existe, vale comparar com exportar o PDF/A direto do Word antes de converter.
4.  Abra o arquivo no leitor de PDF e confira se o texto é pesquisável, se as imagens aparecem e se as páginas com transparência estão limpas.
5.  Se o órgão pedir laudo de validação, rode o arquivo num validador antes de anexá-lo.

Se o PDF já tem assinatura digital, converta antes de assinar. Reescrever o arquivo costuma invalidar uma assinatura aplicada antes. Para assinatura ICP-Brasil, a validação do documento final é feita no portal do ITI, em validar.iti.gov.br, e não pela conversão. Para teses e dissertações, o guia sobre [depósito de dissertação e tese em PDF/A](/blog/deposito-de-dissertacao-tese-pdf-a) mostra um caso em que a exigência aparece com frequência.

## O que pode dar errado

O primeiro problema é o tamanho. Se o PDF original tinha fontes que não estavam embutidas, a conversão as inclui, e o arquivo cresce. Um documento de texto que já tinha as fontes costuma mudar pouco. Um escaneado tende a manter o tamanho, porque a imagem já ocupa a maior parte do arquivo.

O segundo é a exigência mal lida. Um arquivo PDF/A-2b enviado a um sistema que só aceita o 1b pode ser recusado, e a mensagem de erro costuma não dizer qual nível falta. Quando isso acontecer, volte à página de ajuda do sistema e procure o nível exato (o guia sobre [PDF/A reprovado na validação](/blog/pdf-a-reprovado-na-validacao) e o de [portal que diz fonte não incorporada](/blog/portal-diz-fonte-nao-incorporada) ajudam a ler a mensagem), em vez de tentar outra conversão no escuro.

Por fim, a ferramenta converte o arquivo, mas não emite laudo de conformidade. A página de ajuda do sistema que recebe o documento é a referência final sobre o que ele aceita. Para um mesmo tipo de documento, guardar o original e o PDF/A lado a lado evita refazer o trabalho quando o órgão pedir outro nível.

## Onde o AjustaPDF entra

A ferramenta de [PDF para PDF/A](/pdf-para-pdfa) faz a conversão nos três níveis e remove o que a norma proíbe. Se o arquivo tem senha, use antes a ferramenta de [desbloquear PDF](/desbloquear-pdf), desde que você conheça a senha. Para a diferença entre a norma e o formato comum, leia [PDF/A: o que é e quando usar](/blog/pdf-a-arquivamento-quando-usar), e para o caso dos sistemas de processo, o guia sobre [o tamanho máximo do PDF no PJe](/blog/pdf-para-processo-judicial-pje) mostra como encontrar o limite de cada sistema.

## Perguntas frequentes

### Como saber se o meu PDF precisa ser PDF/A para enviar a um órgão?

Procure a exigência no edital, no manual do sistema ou na página de ajuda do órgão, e busque por PDF/A ou por arquivamento. Se não houver menção, o PDF comum costuma ser aceito, mas não existe uma regra geral que valha para todos. Quando a exigência não estiver escrita, pergunte ao setor responsável antes de converter.

### Dá para converter para PDF/A um arquivo que tem senha?

Não. A norma PDF/A proíbe criptografia, porque um arquivo que exige senha pode ficar ilegível no futuro. Remova a senha de abertura com a ferramenta de desbloquear PDF ou no programa que gerou o documento, e só depois converta para PDF/A.

### O PDF/A fica maior que o PDF original?

Às vezes. A conversão embute todas as fontes e inclui um perfil de cor sRGB, e isso pode aumentar o arquivo. Em documentos que já tinham as fontes embutidas, a diferença costuma ser pequena. Se o tamanho passar do limite do sistema que vai receber o arquivo, comprima depois, sabendo que a compressão pode mudar a imagem.

### Como conferir se o PDF/A está correto antes de enviar?

O arquivo sai marcado como PDF/A pelo Ghostscript, e isso basta para a maioria dos usos. Se o órgão exigir laudo de validação, use um validador de PDF/A, como o veraPDF, e confira o relatório. Documentos com recursos incomuns podem reprovar e precisar de ajuste no original antes de uma nova conversão.