# Despachante: como juntar os documentos do cliente em um PDF

Como montar um PDF por processo com os documentos do cliente: ordem das páginas, limite de arquivos por operação, dados pessoais e o que fazer se o portal recusar.

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Publicado em 2026-10-20 · 4 min de leitura · por [AjustaPDF](https://ajustapdf.com/sobre#editorial)

Para o despachante, o arquivo que sai do escritório é o processo inteiro. A regra que evita retrabalho é simples: um PDF por processo, com as páginas na ordem em que o órgão confere. Monte a lista de documentos antes, junte cada processo num único arquivo e comprima só se o portal exigir. Juntar copia as páginas sem recompressão.

## Um PDF por processo, não um PDF por cliente

Um mesmo cliente pode ter vários pedidos abertos ao mesmo tempo: uma renovação, uma transferência, uma segunda via. Se todos os documentos vão para um PDF só, o órgão precisa procurar a página certa, e o cliente recebe um arquivo que não serve para mais nada. Um PDF por processo facilita a exigência, o reenvio e o arquivo do escritório.

O nome do arquivo também conta. Alguns portais recusam nomes com acento ou espaço. O caminho mais seguro é usar o padrão que o próprio órgão mostra nos exemplos, como `processo-numero-tipo.pdf`, e conferir o nome antes do envio.

## Monte a lista antes de juntar

1.  **Liste o que o órgão exige para aquele tipo de processo.** A fonte é o site oficial, o manual do serviço ou a orientação escrita pelo próprio órgão, não a lista de outro cliente.
2.  **Abra cada arquivo antes de juntar.** Um PDF corrompido ou com senha de abertura quebra a operação inteira. Se estiver protegido, tire a senha antes.
3.  **Selecione na sequência da lista.** A ferramenta respeita a ordem em que você escolhe os arquivos. Selecionar pela ordem das pastas é a causa mais comum de página fora do lugar.

## Quantos arquivos cabem em cada rodada

O limite não é só de tamanho. Cada operação aceita um número máximo de arquivos, e o plano define também quantas operações entram por dia. Esta tabela mostra os números do AjustaPDF:

| Plano | Arquivos por operação | Tamanho por arquivo | Operações por dia |
| --- | --- | --- | --- |
| Sem conta | 2 | 25 MB | 3 |
| Conta grátis | 5 | 50 MB | 10 |
| Pro | 50 | 200 MB | 500 |

Conta esse número antes de começar. Cada rodada de juntar reduz a quantidade de arquivos em um a menos do que o limite da operação, porque o resultado vira um arquivo só. Com doze documentos, o plano sem conta precisa de onze operações de dois arquivos, mais do que as 3 por dia; o grátis, de três rodadas de cinco. Para um escritório que monta dez processos por dia, o Pro é a conta que fecha.

## Dados pessoais de terceiros

Um dossiê de despachante costuma ter CPF, RG, comprovante de endereço e certidões. Esses dados são de terceiros, e a LGPD trata quem decide o tratamento como controlador. O serviço de PDF entra como operador, e o envio é uma decisão do escritório. Leia [o que a LGPD muda ao enviar documento de cliente para um site de PDF](/blog/lgpd-enviar-documento-de-cliente-site) antes de fazer o primeiro lote.

Algumas medidas reduzem o risco sem tirar a praticidade: envie só o que o processo exige, não o dossiê inteiro; apague os arquivos locais que não precisam mais existir; e não repasse o PDF final por canais abertos quando houver outra opção. Os arquivos são processados no servidor e apagados assim que a resposta sai; a exceção é o pedido de assinatura, que fica cifrado até todos assinarem.

## Assinatura e cartório: a ordem que preserva a validade

Juntar é uma operação que cria um documento novo. Por isso, uma assinatura digital que estava num dos arquivos de origem não aparece no resultado. Em documentos de cartório, a regra prática é manter o arquivo assinado como anexo próprio sempre que o órgão aceitar anexos separados. Quando o órgão exigir um arquivo único, peça orientação sobre qual versão deve ser enviada. Se o documento for assinado de novo, leia [como montar documentos de cartório em PDF sem invalidar a assinatura](/blog/documentos-cartorio-e-notariado-pdf).

## Quando o arquivo montado fica pesado

Depois de juntar, o arquivo pode passar do limite do portal. A ordem recomendada é juntar primeiro e comprimir depois, porque um arquivo único é comprimido de uma vez e costuma ficar menor do que cada parte comprimida separadamente. Os níveis são leve (300 DPI, para impressão), média (150 DPI, para tela e e-mail) e forte (72 DPI). Se o portal tem um teto em MB, use a opção de tamanho máximo. Ela tenta os três níveis, nessa ordem, e entrega o primeiro que caiba.

Dois cuidados. Comprimir achata formulário preenchível, então os campos viram texto fixo. E, se nem o nível forte couber, a ferramenta devolve o menor resultado com um aviso: o caminho é dividir o processo em partes, o que também resolve a exigência de alguns sistemas. Quando a recusa vier de um portal, veja [as causas comuns de recusa e como corrigir cada uma](/blog/portal-recusou-o-pdf).

## O que a ferramenta não faz

O AjustaPDF junta, separa, comprime e organiza páginas. Ele não gera DANFE a partir de XML, não preenche o formulário do órgão e não valida assinatura ICP-Brasil por você: para isso, o caminho é o validador do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, em validar.iti.gov.br. Use a ferramenta para montar o arquivo; a conferência do conteúdo continua sendo do escritório.

Para organizar a sequência depois de juntar, use [organizar páginas](/organizar-pdf). Se o órgão pedir arquivos separados, o caminho inverso é [dividir o PDF](/dividir-pdf) por intervalo de páginas.

## Perguntas frequentes

### Como juntar os documentos de um cliente em um PDF só, na ordem certa?

Selecione os arquivos na ordem da lista de exigências do órgão, e não na ordem das pastas do computador. O PDF final segue a ordem da seleção, e qualquer página fora do lugar pode ser movida depois pela ferramenta de organizar páginas.

### Quantos documentos cabem em um PDF de processo?

Por operação, cabem 2 arquivos sem conta, 5 com conta grátis e 50 no plano Pro. O limite de tamanho é de 25 MB, 50 MB ou 200 MB por arquivo, conforme o plano. Um processo grande costuma exigir mais de uma rodada, e cada rodada conta no limite diário.

### A assinatura digital do cartório continua valendo depois de juntar os arquivos?

Não necessariamente. Juntar cria um documento novo, então a assinatura de um arquivo de origem deixa de valer no resultado. Quando o órgão aceitar anexos separados, mantenha o documento assinado como arquivo próprio; na dúvida, confirme com o cartório antes de enviar.

### Posso enviar CPF e RG de clientes por um site de PDF?

A decisão é sua, e a responsabilidade pelo dado de terceiro também: pela LGPD, o escritório é quem decide o tratamento. Os arquivos são apagados assim que a resposta sai do servidor, mas para documentos sensíveis em grande volume vale usar um programa instalado no computador do escritório.