# Proposta de licitação assinada e em PDF/A: a ordem certa das etapas

Ordem certa para entregar uma proposta de licitação em PDF/A e assinada: conversão antes da assinatura, junção dos anexos e conferência do formato exigido.

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Publicado em 2026-10-20 · 5 min de leitura · por [AjustaPDF](https://ajustapdf.com/sobre#editorial)

Para entregar uma proposta de licitação assinada e em PDF/A, feche primeiro o texto, converta para PDF/A, junte os anexos e só então assine o arquivo final. A ordem importa: a conversão reescreve o arquivo e qualquer alteração depois da assinatura digital a invalida. O tipo de assinatura e o formato exigidos estão no edital, não em nenhuma ferramenta.

## O edital define o formato antes do arquivo

Dois pontos decidem tudo: que tipo de assinatura o edital pede e se ele exige PDF/A. Alguns editais aceitam assinatura eletrônica simples. Outros pedem assinatura digital com certificado ICP-Brasil ou o assinador do gov.br. Alguns pedem arquivo de arquivamento explicitamente. Leia a seção de apresentação de propostas e os modelos de declaração, porque é lá que a exigência costuma aparecer, às vezes em mais de um lugar.

Se o edital for omisso, pergunte por escrito ao setor de licitações ou ao pregoeiro, antes do prazo de entrega, e guarde a resposta junto com a proposta. Uma dúvida respondida por e-mail vale mais do que a sua interpretação do edital, principalmente quando o formato errado pode fazer a proposta ser desconsiderada.

## O que é PDF/A e por que ele aparece em licitação

PDF/A é uma versão do PDF pensada para arquivamento de longo prazo. As fontes ficam embutidas, as cores são definidas e o arquivo não depende de recursos externos para abrir igual em outro computador daqui a anos. Um PDF comum pode abrir com uma fonte trocada, uma cor diferente ou uma imagem faltando, dependendo do leitor. Para um documento que pode ser conferido muito tempo depois, essa previsibilidade é o motivo da exigência.

A ferramenta de [PDF para PDF/A](/pdf-para-pdfa) oferece três níveis. O PDF/A-2b é o recomendado para uso geral. O PDF/A-1b existe para sistemas antigos que só leem a primeira versão do padrão. O PDF/A-3b aceita arquivos anexados dentro do documento. A conversão fixa a forma do arquivo, mas não certifica o conteúdo nem a autoria. Quem assina continua sendo a parte que responde pela proposta.

## A ordem certa: montar, converter, assinar

1.  **Feche o conteúdo.** Proposta, planilha de preços, declarações e atestados na versão final (o balanço e a DRE, quando exigidos, têm a montagem descrita em balanço patrimonial e DRE em PDF). Converta textos e planilhas para PDF antes de qualquer outra etapa, com [Word para PDF](/word-para-pdf) ou [Excel para PDF](/excel-para-pdf).
2.  **Junte os anexos.** Use [juntar PDF](/juntar-pdf) com os arquivos na ordem que o edital pede. Declarações que já chegaram em PDF entram como estão, sem recompressão.
3.  **Converta para PDF/A.** Use a conversão no nível que o edital indicar; na falta de indicação, o PDF/A-2b é a escolha padrão da ferramenta.
4.  **Assine por último.** A assinatura digital vai no arquivo que será entregue, e não entra mais nenhuma etapa depois dela.

Note que a junção também invalida assinaturas digitais de arquivos de origem: juntar cria um documento novo, e a assinatura de um dos anexos não passa para ele. Por isso o PDF/A e a junção vêm antes da assinatura, sem exceção.

## Assinar: simples, avançada ou qualificada

A ferramenta de [assinar PDF](/assinar-pdf) coloca a imagem da sua assinatura na página e, se você quiser, a data. Isso é uma assinatura eletrônica simples. Ela vale entre particulares que aceitam esse método, mas não substitui o certificado ICP-Brasil nem o assinador do gov.br. Quando o edital pedir assinatura digital, use o assinador com certificado. O AjustaPDF não valida a assinatura ICP-Brasil por você.

Há uma exceção de ordem para a assinatura por imagem. O texto da data que a ferramenta escreve usa uma fonte padrão do PDF que não fica embutida no arquivo, e PDF/A exige fonte embutida. Se o edital aceita assinatura por imagem e exige PDF/A, o mais seguro é assinar antes e converter por último. Em qualquer caso, confira o arquivo final num validador como o veraPDF. Para um documento mais simples, como a ordem de serviço, veja [ordem de serviço assinada em PDF](/blog/ordem-de-servico-pdf).

Para conferir se uma assinatura digital é válida, o caminho é o validador do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, em validar.iti.gov.br. Para a diferença entre os dois tipos de assinatura e quando ela importa, o guia sobre [assinatura gov.br e ICP-Brasil](/blog/assinatura-govbr-ou-icp-brasil) explica em detalhe.

## Confira antes de enviar

| Item | Como conferir | Por que importa |
| --- | --- | --- |
| Formato PDF/A | Propriedades do documento no leitor | Confirma que a conversão foi aplicada no arquivo final |
| Ordem dos anexos | Índice com número de página | A comissão confere documento por documento |
| Assinatura | Leitor mostra a assinatura como válida | Assinatura quebrada parece arquivo adulterado |
| Tamanho | Limite informado no edital ou no sistema de envio | O limite varia por sistema e não é um número fixo |

## O que pode dar errado

-   **Converter depois de assinar.** A assinatura digital deixa de valer. Refaça tudo na ordem certa, e não tente corrigir o arquivo assinado.
-   **Juntar depois de assinar.** O mesmo problema: a junção cria um documento novo, e a assinatura não o acompanha.
-   **Tamanho acima do limite do sistema.** Se precisar comprimir, faça antes da conversão para PDF/A e confira o formato de novo depois, porque a compressão reescreve o arquivo.
-   **Assinatura eletrônica onde o edital pede digital.** Uma imagem de assinatura não atende a exigência de assinatura digital, mesmo que o arquivo esteja perfeito.

Há um ponto de fechamento sensato: a proposta é o documento de maior peso da licitação, e vale conferir a versão entregue abrindo o arquivo final em outro computador ou leitor antes do prazo. Os guias sobre [documentos de licitação em PDF](/blog/documentos-licitacao-em-pdf) e [quando usar PDF/A](/blog/pdf-a-arquivamento-quando-usar) cobrem o restante do pacote de documentos. Se o sistema recusar o arquivo, as diferenças entre [PDF/A-1b, 2b e 3b](/blog/pdf-a-1b-2b-3b-diferenca) e as causas de [PDF/A reprovado na validação](/blog/pdf-a-reprovado-na-validacao) ajudam a achar o motivo. Para a carta de apresentação de um perito ou consultor que envia proposta com currículo e certificados, veja carta de apresentação do perito ou consultor em PDF.

## Perguntas frequentes

### Preciso de certificado ICP-Brasil para assinar a proposta de licitação?

Depende do edital. Se ele pedir assinatura digital, o certificado ICP-Brasil ou o assinador do gov.br costuma ser a forma aceita. A assinatura eletrônica simples, feita com a imagem da sua assinatura, não substitui esses dois casos. Pergunte ao setor de licitações qual método vale e guarde a resposta por escrito.

### Como converter a proposta em PDF/A sem perder a assinatura?

Converta antes de assinar com certificado. A conversão reescreve o arquivo, e qualquer alteração depois da assinatura digital a invalida. A ordem é fechar o conteúdo, juntar os anexos, converter para PDF/A e só então assinar o arquivo final que será entregue.

### Qual nível de PDF/A escolher: 1b, 2b ou 3b?

Use PDF/A-2b quando o edital não disser nada, que é o nível recomendado na ferramenta. O PDF/A-1b serve a sistemas antigos que só leem essa versão. O PDF/A-3b aceita arquivos anexados dentro do PDF, útil quando a proposta carrega outros arquivos embutidos.

### Como saber se o PDF da proposta está em PDF/A?

Em muitos leitores, a versão PDF/A aparece nas propriedades do documento, em geral com o nível, como PDF/A-2b. Se não aparecer, o arquivo provavelmente não está nesse formato, mesmo com a extensão .pdf. Gerar o arquivo pela ferramenta de PDF/A evita a dúvida.