Assinar PDF no Windows: como fazer sem instalar programa

No Windows, dá para assinar um PDF de três jeitos: com o leitor gratuito da Adobe, com o navegador Edge ou com um serviço online como o AjustaPDF. Os três colocam uma imagem da sua assinatura sobre a página. Nenhum deles, sozinho, cria uma assinatura digital com certificado. Quando o destinatário exige certificado ICP-Brasil ou gov.br, a imagem não basta.

Antes de escolher: qual assinatura você precisa

A pergunta que decide tudo é quem vai receber o documento e o que essa pessoa exige. Um contrato de aluguel entre particulares, um recibo ou uma autorização interna costumam aceitar uma assinatura visual na última página. Um cartório, um órgão público ou um processo judicial costuma pedir uma assinatura digital, que grava no próprio arquivo um certificado verificável. Nesse caso, desenhar a assinatura não resolve, mesmo que o traço fique bonito.

A diferença técnica é simples. Uma assinatura desenhada é uma imagem colocada sobre a página: qualquer leitor a mostra, mas a imagem sozinha não prova quem a fez nem se o arquivo mudou depois. Uma assinatura digital usa um certificado e uma função criptográfica; se alguém alterar o PDF depois de assinado, o leitor avisa que a assinatura não confere mais.

Caminho 1: Adobe Acrobat Reader, a opção gratuita com programa

O Adobe Acrobat Reader é gratuito e traz a ferramenta Preencher e assinar. Abra o PDF, procure essa opção na barra de ferramentas (em versões recentes ela fica no menu de ferramentas) e escolha a criação de uma assinatura. Você pode desenhar com o mouse ou com uma caneta, digitar o nome ou enviar uma imagem. Depois é só posicionar na página.

Esse fluxo gera uma assinatura visual, do tipo descrito acima. Se você precisar de certificado digital, o Reader pede uma identidade digital configurada à parte, e isso é outro processo, com outro arquivo e outra senha. Não confunda as duas coisas só porque os dois aparecem no mesmo menu.

Caminho 2: o Edge, para uma rubrica ocasional

O leitor de PDF do Microsoft Edge abre o arquivo na própria janela do navegador e tem ferramentas de desenho e de texto para anotar a página. Para uma assinatura, use a ferramenta de desenho à mão livre, faça a rubrica e salve uma cópia. O resultado é parecido com uma assinatura no papel, mas o traço muda a cada vez que você desenha. Para assinar com regularidade, guarde a imagem da assinatura em um arquivo separado e cole-a sempre que precisar. Confira no seu Edge onde ficam as ferramentas, porque os nomes mudam entre versões.

Caminho 3: assinar pelo navegador, sem instalar nada

A ferramenta de assinar PDF funciona no navegador do Windows, sem instalar nada. O fluxo tem quatro passos:

1. Envie o arquivo. O limite por arquivo depende do plano: 25 MB sem conta, 50 MB no plano gratuito com conta e 200 MB no Pro.
2. Crie a assinatura. Você pode desenhar com o mouse, digitar o nome ou enviar uma foto da assinatura feita numa folha branca.
3. Clique na página onde ela deve ficar e ajuste o tamanho. Se quiser, marque Data de hoje: a data entra como texto no formato dia/mês/ano, ao lado da assinatura.
4. Use Repetir em todas as páginas quando precisar de rubrica em cada folha. A assinatura é copiada para a mesma posição em todas elas.

Ao salvar, o arquivo é processado no servidor e apagado assim que a resposta sai. A assinatura também não é guardada: na próxima vez, você desenha de novo. Se o PDF estiver protegido por senha, remova a proteção antes, com a ferramenta de desbloquear PDF, porque o editor só trabalha em arquivos que abrem sem senha.

Tabela: qual caminho usar

O que pode dar errado

• A página fica bonita, mas o destinatário recusa. Pergunte antes qual tipo de assinatura ele aceita. Não adianta mandar uma imagem para um órgão que pede certificado.
• A assinatura cobre um texto. Ajuste a posição na área em branco antes de salvar, e confira a última página, onde a assinatura costuma ir.
• O PDF já tem assinatura digital. Qualquer alteração depois de assinado quebra a assinatura digital. Por isso, assine sempre por último, depois de juntar e revisar tudo.
• A data não é a data da assinatura. A data inserida pelo editor é um texto colocado na página. Quem precisa de data comprovada usa um carimbo de tempo, que é outro serviço.

Onde a ferramenta não entra

O AjustaPDF não emite certificado, não cria assinatura ICP-Brasil e não valida assinatura digital de terceiros. Para validar um PDF assinado com certificado, use o site oficial validar.iti.gov.br. Para entender a diferença entre gov.br e ICP-Brasil, leia o guia sobre assinatura gov.br e ICP-Brasil. Se a dúvida for sobre colar a assinatura como imagem, o guia assinatura colada como imagem trata disso com mais detalhe. No celular e no Mac, o recurso nativo é outro: assinar PDF no iPhone, no Android e no Mac.

Um fluxo que evita retrabalho

Para um contrato simples, a ordem que menos gera problema é: revisar o texto, juntar as partes, remover proteções, colocar a assinatura por último e salvar uma cópia com nome novo, como contrato-assinado.pdf. O original fica intacto caso alguém peça outra versão. Quando o documento vai para uma pessoa só, uma cópia em PDF é suficiente. Se ele vai para várias pessoas assinarem, a ferramenta de pedir assinatura resolve a coleta de todas as assinaturas num único fluxo.

Para escolher entre os tipos de certificado, veja certificado A1 ou A3 para assinar PDF, e para conferir o resultado, como validar um PDF assinado com o validador do ITI.