Assinar PDF recebido no WhatsApp e devolver assinado

Para assinar um PDF recebido no WhatsApp, salve uma cópia fora da conversa, assine essa cópia e devolva o arquivo assinado como documento, com um nome diferente do original. Uma assinatura desenhada basta para muitos acordos entre particulares. Contratos que exigem certificado pedem assinatura digital, e isso muda o método.

Escolha o tipo de assinatura antes de abrir o arquivo

A pergunta certa não é “como assinar”, e sim “qual assinatura esse documento pede”. Os três tipos mais comuns se resolvem de formas diferentes, e a tabela ajuda a separar.

A assinatura desenhada é uma assinatura eletrônica simples, e o glossário explica o termo. Quando ela não basta, o guia sobre assinatura visível e invisível mostra a diferença entre a imagem que aparece e a assinatura digital que fica no arquivo.

Passo a passo

1. Salve o original. Toque no PDF e guarde o arquivo na pasta de arquivos do celular ou no computador, sem editar nada.
2. Leia o documento inteiro. Confira valores, nomes, datas e cláusulas, e não assine nada com espaços em branco que deveriam estar preenchidos (o roteiro completo está em o que conferir antes de assinar um contrato em PDF).
3. Abra a ferramenta de assinar PDF, crie a assinatura desenhando, digitando o nome ou enviando uma foto dela, e posicione-a no lugar indicado. Se o acordo pede rubrica em todas as páginas, use a opção de repetir.
4. Inclua a data ao lado da assinatura quando o contrato pedir.
5. Baixe o resultado com um nome novo, como contrato-assinado com o nome de quem assina e a data, e não com o nome original.
6. Envie pela conversa como documento. O guia sobre enviar PDF pelo WhatsApp mostra como fazer isso sem o arquivo chegar como foto.

Nomeie o arquivo assinado

Um dos erros mais comuns é devolver um arquivo com o mesmo nome do que chegou. Quem recebe não sabe se é a versão original ou a assinada, e a confusão custa mais tempo do que a assinatura. Um nome que diga o documento, a versão e quem assinou resolve. Por exemplo: contrato-de-prestacao-assinado.pdf, seguido do nome de quem assina, se houver mais de uma assinatura.

O que não fazer depois de assinar

• Não comprima, junte nem edite o arquivo assinado. Mudanças depois da assinatura alteram o que foi aprovado. Com certificado digital, a assinatura passa a aparecer como inválida.
• Não mande só a imagem da página. Uma foto do contrato assinado perde o texto pesquisável e a nitidez das letras pequenas.
• Não mande por outro canal sem avisar. Diga na conversa qual é a versão assinada, para que a outra pessoa não use a original por engano.

Quando a assinatura visual não basta

Se o documento for para um cartório, um órgão público ou um processo, a assinatura desenhada não é o suficiente, e é melhor descobrir isso antes de devolver. O guia sobre assinatura gov.br e ICP-Brasil explica quando cada uma serve, e o guia sobre certificado A1 ou A3 ajuda a escolher o certificado certo para o caso. A assinatura desenhada também não prova que você leu o documento, por isso o acordo entre particulares precisa de um texto claro sobre o que foi aprovado. Se mais de uma pessoa precisa assinar o mesmo contrato, veja assinar sozinho ou pedir assinatura por link.

Confira a versão assinada antes de devolver

Abra o arquivo assinado num leitor diferente do que você usou para assinar. A imagem da assinatura deve aparecer no lugar combinado, com o texto ao redor legível e sem cortes nas margens. Percorra todas as páginas, porque uma página inteira pode ter escapado do processo de assinatura, sobretudo quando o documento tem anexos.

Só depois dessa conferência o arquivo deve seguir pela conversa. Se você perceber um erro depois de enviar, corrija a cópia, dê um nome novo, e avise na conversa qual é a versão válida, em vez de mandar uma sequência de arquivos quase iguais.

Se o contrato tem um prazo para a devolução, anote a data do envio na própria conversa. Assim, quem assinou o outro lado consegue confirmar que recebeu a versão certa dentro do prazo, sem depender de lembrar qual mensagem tinha o arquivo.

Quando o contrato exige gov.br, o caminho é assinar PDF com gov.br no celular. Para um acordo de trabalho autônomo, veja contrato de freelancer em PDF, e para o peso de cada tipo de assinatura, assinatura simples, avançada e qualificada.