Contrato de freelancer em PDF: enviar para assinatura e arquivar
Passo a passo para juntar o contrato de freelancer com o escopo, pedir assinatura por link para cada parte, baixar o PDF final e arquivar por cliente antes que o link expire.
Para enviar um contrato de freelancer em PDF para assinatura, junte o contrato com o escopo num arquivo só, peça a assinatura com um link para cada pessoa e baixe o PDF final pelo painel assim que todos assinarem. Depois, arquive por cliente, com a versão do documento no nome. Esse fluxo evita a versão errada circulando e deixa o registro de quem assinou.
Antes de enviar: um arquivo só, na versão certa
Um contrato de freelancer costuma ter duas partes: o corpo, com as cláusulas, e o escopo, com as entregas, os prazos e o pagamento. Se elas forem enviadas em arquivos separados, o cliente pode assinar uma sem ler a outra. Junte as duas num PDF só antes de pedir a assinatura, com o escopo como última parte. Se o freelancer vai receber material sigiloso antes do contrato, o termo de confidencialidade em PDF segue o mesmo fluxo.
A ordem importa. Junte e confira tudo primeiro, porque depois de enviar, o documento precisa ficar fixo. Use o juntar PDF para unir o corpo e o escopo, na ordem em que devem ser lidos. Se o escopo tiver tabelas, prints ou fotos, a imagem para PDF converte cada imagem para uma página, e o resultado entra na junção como qualquer outro arquivo.
No nome do arquivo, escreva o cliente, o projeto e a versão, por exemplo contrato-cliente-projeto-v1. Esse nome deve ir junto do arquivo que você baixa no fim, e facilita a busca quando houver vários contratos parecidos.
Pedir a assinatura
A ferramenta de pedir assinatura marca, no próprio PDF, onde cada pessoa assina, e manda um link só dela. O fluxo tem quatro passos:
- Enviar o PDF final: o arquivo que você revisou, sem mudanças depois desse ponto.
- Cadastrar quem assina: o nome de cada pessoa; o e-mail é opcional. Se houver mais de uma parte, como o cliente e uma testemunha, cada uma recebe o próprio link.
- Marcar os campos: assinatura, data e nome, em cada lugar onde a pessoa deve preencher. Use a mesma posição em todas as páginas em que o campo se repete.
- Enviar os links: a ferramenta gera um link por pessoa, e é você quem manda cada um, pelo WhatsApp ou como preferir, com uma linha explicando o que está sendo assinado e o prazo para retorno. Não mande o link de uma pessoa para outra.
Os campos e o que cada um faz
| Campo | Quem preenche | Quando usar |
|---|---|---|
| Assinatura | Cada parte do contrato | Sempre, em cada lugar onde a pessoa assina |
| Data | A pessoa, no momento da assinatura | Para registrar quando cada um assinou |
| Nome | A pessoa, com o nome completo | Quando o contrato pede a identificação por extenso |
Esse pedido é diferente da ferramenta de assinar PDF, que serve quando é você quem assina. Nele, a assinatura é uma imagem colocada na página, uma assinatura eletrônica simples. Para acordos entre particulares de serviço, costuma bastar. Se o contrato nasceu no Word, a dúvida de onde assinar tem resposta em assinar no Word ou assinar o PDF. Se algum cliente pedir assinatura com certificado digital, esse é outro procedimento, e vale conferir a exigência antes de enviar.
Quando o contrato volta assinado
Cada link mostra o documento para a pessoa que recebeu, e o pedido tem um link próprio de painel, para você acompanhar quem já assinou e quem falta. Guarde esse link do painel, porque ele não fica salvo em outro lugar. Quando a última assinatura chega, o PDF final sai com uma página de registro de quem assinou e quando, e é esse arquivo que você baixa e guarda.
Não tente reenviar um contrato já assinado com alteração. Se o escopo mudou depois de um pedido em andamento, faça uma nova versão e mande outro pedido (para alterar um contrato que já está assinado, o caminho é um termo aditivo em PDF); para encerrar o contrato de comum acordo, o caminho é um distrato assinado. A confusão entre duas versões é o problema mais comum em contratos de freelancer, e o nome do arquivo com versão resolve boa parte dele.
Arquivar por cliente
O AjustaPDF não é um arquivo de contratos. O pedido de assinatura mantém o documento só até sete dias depois da última assinatura, ou 30 dias depois do envio se alguém nunca assinar. Assim que a última assinatura chegar, baixe o PDF final e guarde numa pasta com o nome do cliente. Dentro da pasta, deixe o contrato assinado, o escopo que foi enviado e os e-mails de aceite, quando houver.
Uma regra simples evita dor de cabeça: uma pasta por cliente, com o ano no nome da pasta, e o nome de cada arquivo com a versão. Quando um cliente voltar com um projeto novo, você encontra o contrato anterior em segundos e reaproveita as cláusulas.
O que o contrato não substitui
Um modelo de contrato bem montado resolve a parte de escopo e pagamento, mas não substitui uma revisão jurídica quando o valor é alto ou quando há cláusulas de exclusividade, multa ou propriedade intelectual. Nesses casos, a assinatura pelo link é só a forma de coletar o aceite; o conteúdo continua sendo responsabilidade de quem redige.
Para um formato de orçamento com a mesma lógica de validade e pagamento, veja freelancer: proposta, portfólio e contrato. A parte de aceite por orçamento assinado está em aprovar orçamento por PDF com assinatura. Se o cliente recebeu o contrato no WhatsApp, veja assinar PDF recebido no WhatsApp. Para entender por que o PDF assinado digitalmente não pode mais ser alterado, leia como o hash detecta uma alteração.
Perguntas frequentes
Como enviar um contrato de freelancer em PDF para o cliente assinar pelo celular?
Junte o contrato com o escopo anexado num único PDF, use a ferramenta de pedir assinatura, marque onde o cliente assina e a data, e informe o nome dele. A ferramenta gera um link só dele, que você manda pelo WhatsApp ou e-mail, e ele assina por esse link sem criar conta. Quando todos assinarem, você baixa pelo painel o PDF final com o registro de quem assinou.
Quanto tempo o AjustaPDF guarda o contrato de freelancer enviado para assinatura?
O arquivo fica guardado de forma criptografada até que todas as pessoas tenham assinado, e é apagado sete dias depois da última assinatura ou 30 dias depois do envio, o que vier primeiro. Isso vale para o pedido de assinatura, que é a única operação que mantém o arquivo. Baixe o PDF final antes desse prazo, porque depois ele não fica mais disponível.
Posso mudar o escopo do contrato depois que o cliente já recebeu o link para assinar?
Não é recomendado. Em vez de trocar o arquivo no meio do caminho, faça uma nova versão, como contrato versão 2 com a data, e mande um novo pedido de assinatura. Assim o cliente sabe exatamente qual documento assinou, e você não confunde as duas versões no arquivo.
Como arquivar o contrato de freelancer assinado por cliente se o site apaga o arquivo depois?
Baixe o PDF final assim que a última assinatura chegar e guarde numa pasta por cliente, com o nome do cliente, o ano e a versão do contrato. O AjustaPDF não serve como arquivo de contratos, então a cópia que vale é a sua. Guarde também o e-mail de aceite, se houver.