Freelancer: proposta, portfólio e contrato em um PDF só

Para mandar proposta, portfólio e contrato num envio só, exporte cada parte em PDF, nomeie os arquivos com número na frente, junte-os na ordem em que o cliente deve ler, comprima se o arquivo ficou pesado e confira o resultado página por página. O contrato fica no fim, para que a proposta seja lida antes da parte jurídica.

Por que um envio só funciona melhor

Um cliente que recebe três anexos separados precisa decidir a ordem, lembrar onde estava cada coisa e responder a três mensagens. Um PDF único com a proposta na frente, o portfólio no meio e o contrato no fim tira essa carga. Para a proposta feita por criador de conteúdo para marcas, com entregas, números e direitos de uso, veja proposta de parceria com marcas em PDF. Ele também facilita a sua vida: quando o cliente pedir ajuste, você abre um arquivo só e sabe que a versão enviada é a única.

A regra é simples: um envio, uma versão, uma ordem de leitura. Se o cliente tem um processo próprio de compras que exige anexos separados, siga o processo dele, mas mantenha o PDF único como versão de referência para você.

Montar cada parte antes de juntar

Gere cada parte com a versão final do texto. A conversão de Word para PDF usa o LibreOffice no servidor e devolve o texto selecionável, as imagens e as quebras de página do documento. Macros não são executadas, então qualquer conteúdo que dependa delas não aparece no PDF. Em Word para PDF você envia o .docx e recebe o PDF pronto.

Ao montar o portfólio, use a ferramenta de imagem para PDF quando as peças estiverem em JPG ou PNG. Cada imagem vira uma página e JPG e PNG entram sem recompressão. Escolha a página A4 ou o tamanho da própria peça, dependendo do formato em que o trabalho foi feito.

Juntar na ordem de leitura

Nomeie os arquivos com número antes de juntar: 01-proposta, 02-portfolio, 03-contrato. O mesmo vale para um contrato com tabela de valores como anexo, como no contrato de parceria em PDF com tabela de divisão de valores. A ordem de seleção do juntar PDF segue o que você escolher, então o número é a sua garantia de que nada saiu fora de lugar. Depois de juntar, abra o arquivo e percorra todas as páginas, da primeira à última.

Confira três coisas: se a proposta começa com a primeira página, se o portfólio não tem páginas em branco e se o contrato está no fim, com as assinaturas onde elas devem estar. Uma página de portfólio saindo de lado é comum; gire-a com a ferramenta de girar PDF antes de enviar.

O que a junção mantém e o que deixa para trás

A junção copia as páginas como estão, com texto, imagens, anotações e campos de formulário. Ela não traz marcadores, camadas, rótulos e metadados do documento. Para um freelancer, o ponto mais importante é o metadado: o título e o autor do arquivo final não são preservados. Se você quer que o nome do estúdio apareça nas propriedades do PDF, defina isso no arquivo de origem e verifique depois de juntar. Já para tirar o GPS e o aparelho das fotos do portfólio antes de montar o PDF, o MetaWipe, do mesmo time do AjustaPDF, lê o que o arquivo revela e faz a limpeza (veja o que um portfólio em PDF revela além do trabalho).

Se o contrato usa campos de formulário, eles são mantidos na junção. Mas a sua assinatura digital, se houver, deixa de valer no resultado, porque o documento é outro. Por isso, a ordem certa é juntar primeiro e assinar depois.

Peso, compressão e limite de envio

Um portfólio com fotos em alta resolução pode passar de várias dezenas de megabytes. O limite de anexo do Gmail é de 25 MB, e muitos clientes têm limites menores. Antes de comprimir, reduza as imagens de origem se elas forem muito maiores que a área onde vão aparecer. Depois, comprima o PDF final com o nível médio, que reduz as imagens para 150 DPI e costuma manter a leitura boa em tela. O nível forte, com 72 DPI, deixa as imagens suaves demais para um portfólio.

Para quem vende serviço de marketing, o portfólio com cases e prints de resultados tem cuidados próprios, descritos em portfólio de social media com cases em PDF. Se o arquivo ainda assim passar do limite do e-mail, o comprimir PDF para 5 MB mostra o caminho de redução para um alvo específico. Outra saída é mandar um link de download, em vez de anexar o arquivo (veja PDF grande demais para o Gmail), o que também evita que a proposta fique presa em caixas de entrada antigas.

Assinatura e envio

Se o cliente só precisa aceitar, use o assinar PDF depois de juntar para colocar a sua rubrica no contrato, ou deixe o espaço para o cliente assinar depois. Quando as duas partes assinam, o pedido de assinatura gera um link para cada uma e um PDF final com a última página de registro. Nesse caso o arquivo fica cifrado no servidor até todos assinarem e é apagado 7 dias depois da última assinatura, ou 30 dias depois do envio, o que vier primeiro.

Mande o contrato também em .docx, se o cliente pedir para revisar. O PDF é a versão oficial, e o .docx é a minuta. Diga isso no e-mail, para que ninguém confunda uma com a outra depois.

Para aprofundar a parte da proposta, o guia sobre proposta comercial em PDF trata da estrutura do documento, e o guia sobre contrato em PDF antes de assinar mostra o que fechar antes de qualquer assinatura. O passo a passo de enviar o contrato para assinatura e arquivar por cliente está em contrato de freelancer em PDF.