Oficina: aprovar orçamento em PDF com a assinatura do cliente
Como fazer o cliente aprovar o orçamento da oficina em PDF com assinatura e data: o que o documento precisa mostrar, como assinar no celular e o que a assinatura simples vale.
Um orçamento aprovado protege a oficina quando o cliente contesta a conta. Para isso, o PDF precisa trazer os itens e valores, a identificação do veículo e um espaço de aprovação com data. Assine uma versão final, já conferida com o cliente, e não um rascunho. Assinar é feito com a ferramenta de assinar PDF, em poucos toques, no celular ou no computador.
O que o orçamento aprovado precisa mostrar
A aprovação só tem valor se o documento que foi aprovado estiver claro. Um orçamento assinado com itens ambíguos gera a mesma discussão de um orçamento sem assinatura. Antes de pedir a assinatura, confira se o arquivo contém:
- Identificação do cliente e do veículo. Nome, telefone e placa são o mínimo para ligar o orçamento à ordem de serviço.
- Cada item com quantidade e valor. Peça, mão de obra e taxa aparecem em linhas separadas, para que o cliente veja o que está aprovando.
- Condições e validade. Forma de pagamento, prazo de execução e até quando o preço vale. Sem isso, a aprovação cobre um preço que pode mudar.
- Espaço de aprovação. Uma linha para assinatura, uma para a data e, se a oficina usa, um campo para a autorização de peças usadas ou de retirada da peça substituída. O estado do carro na entrega fica registrado no checklist de entrega de veículo com fotos.
Três caminhos para a aprovação
Nem toda aprovação é igual. O tipo de assinatura depende de quem assina, de onde e de quem vai cobrar a prova depois. A tabela resume os caminhos mais comuns:
| Caso | Como fazer | Quem assina |
|---|---|---|
| Cliente aprova no balcão ou pelo celular | Assinar PDF com a assinatura desenhada ou digitada | O cliente, no próprio aparelho |
| Cliente e oficina assinam o mesmo orçamento | Pedido de assinatura, com um link por pessoa | Cada um, pelo próprio link |
| Seguradora ou órgão exige assinatura com validade oficial | Assinatura gov.br ou certificado ICP-Brasil | Quem tem o certificado ou a conta gov.br |
A primeira linha cobre a maioria dos balcões. A segunda faz sentido quando a oficina quer registrar o próprio aceite junto com o do cliente. A terceira não é feita com a assinatura simples: quando a exigência for essa, veja se a assinatura gov.br vale como ICP-Brasil e quando a diferença importa.
Como assinar o orçamento, passo a passo
- Envie a versão final. Confira valores, data e placa antes de abrir a ferramenta. Um erro de centavo corrigido depois exige nova assinatura.
- Crie a assinatura. Desenhe com o dedo no celular ou com o mouse no computador, digite o nome ou envie uma foto da assinatura. A assinatura não é guardada na ferramenta: a cada uso, ela é criada de novo.
- Posicione na área de aprovação. Clique na página e confira o lugar antes de salvar, para não cobrir o valor total nem a linha da data.
- Inclua a data. Escolha a opção de data de hoje e clique ao lado da assinatura. A data entra como texto no formato dia/mês/ano.
- Repita em todas as páginas, se for o caso. A mesma assinatura vai para a mesma posição em cada página.
Salve o resultado e envie ao cliente. Se o cliente pedir alguma mudança depois de assinar, faça outra versão com novo número ou nome, e não sobrescreva a anterior: o arquivo assinado precisa continuar existindo como registro do que foi aprovado naquele momento. O mesmo raciocínio vale para serviços sob medida em domicílio, como o orçamento de marcenaria e móveis planejados em PDF, em que o cliente aprova assinando.
O que a assinatura simples vale
A assinatura colocada como imagem no PDF é uma assinatura eletrônica simples. Ela identifica quem aprovou e registra a aceitação do conteúdo, e serve para muitos acordos entre particulares. Ela não é uma assinatura digital verificável como as do ICP-Brasil ou do gov.br, que gravam no arquivo um selo que qualquer pessoa pode conferir. A diferença entre a assinatura que só aparece e a digital está em assinatura visível no PDF vale como assinatura digital. Se a dúvida for sobre a força da prova, leia se uma assinatura colada como imagem no PDF tem validade.
Pedido de assinatura para duas partes
O mesmo aceite assinado serve a quem recebe sinal para reservar uma data, como em orçamento de maquiadora com sinal e agenda em PDF. Quando a oficina e o cliente precisam assinar o mesmo documento, o caminho é o pedido de assinatura. Cada pessoa recebe um link próprio, assina no aparelho dela e o arquivo fica cifrado no servidor até que todos tenham assinado, e é apagado 7 dias depois da última assinatura ou 30 dias depois do envio, o que vier primeiro. Nas outras ferramentas, o arquivo é apagado assim que a resposta sai do servidor; o pedido de assinatura é a exceção, porque precisa esperar os assinantes.
Mesmo com o pedido, guarde o PDF final assinado em um local da oficina. O sistema ajuda a coletar as assinaturas, mas o arquivo de registro da oficina é o que ela mantém.
O que a ferramenta não faz
O AjustaPDF coloca a assinatura, a data e o pedido de assinatura. Ele não valida assinatura ICP-Brasil, não gera a nota fiscal a partir do XML e não decide se o orçamento é o correto para uma seguradora. Para validar uma assinatura digital que chegou pronta, use o validador do ITI em validar.iti.gov.br. Para a parte de montagem do arquivo, a ferramenta de assinar PDF e o pedido de assinatura cobrem o que este guia descreve. Para um orçamento de obra com etapas, croqui e fotos num arquivo só, veja orçamento de reforma residencial em PDF.
Perguntas frequentes
Orçamento de oficina assinado pelo celular vale como aprovação?
Vale como assinatura eletrônica simples, que é aceita em muitos acordos entre particulares. Em caso de discussão, a prova não é só a assinatura: ela soma o arquivo aprovado, a data e a conversa em que o cliente pediu o serviço. Guarde o PDF assinado junto com essas outras evidências.
Como colocar a assinatura do cliente em um PDF de orçamento?
Envie o PDF, crie a assinatura desenhando com o dedo ou o mouse, digitando o nome ou enviando uma foto dela, e clique no ponto da página em que ela deve ficar. Se o orçamento tem mais de uma página, use a opção de repetir em todas as páginas e inclua a data de hoje junto da assinatura.
Preciso que o cliente rubrique todas as páginas do orçamento?
Não há regra geral. Quando o orçamento tem várias páginas com itens e valores, rubricar cada uma impede a troca de uma página depois da aprovação. A ferramenta copia a mesma assinatura para a mesma posição em cada página, como uma rubrica.
Posso mandar o orçamento para o cliente assinar sem ele precisar baixar nada?
Dá para pedir assinatura com um link próprio para cada assinante, inclusive para a oficina assinar também. O arquivo fica cifrado no servidor até todos assinarem e é apagado 7 dias depois da última assinatura, ou 30 dias depois do envio, o que vier primeiro. Para documentos que exigem certificado, a assinatura precisa ser feita no gov.br ou com ICP-Brasil.