PDF por link ou anexo: qual escolher e como limitar o acesso

Um PDF enviado como anexo fica na caixa de entrada de cada destinatário para sempre. Um link de nuvem fica acessível enquanto a permissão estiver ativa. Nenhum dos dois tem validade automática para o documento. Para decidir entre eles, pense em quem precisa abrir o arquivo, por quanto tempo e se você quer poder retirar o acesso depois.

O que muda entre anexo e link

O anexo entrega uma cópia completa. Depois do envio, você não tem como recolher esse arquivo de quem o recebeu, a não ser pedindo que apague. O link entrega acesso a um lugar, e o arquivo continua no seu controle. Se você troca o documento ou remove a permissão, quem tinha o link deixa de ver a versão antiga.

A última linha da tabela é a que quase ninguém usa, e é a mais útil para documentos sensíveis. Um PDF com senha que circula por link ainda precisa de uma senha para abrir, e isso tira valor de um vazamento de endereço (num catálogo com preços diferentes por cliente, cada versão leva a sua senha: catálogo B2B com ficha e preço em PDF). A proteção é feita pela ferramenta de proteger PDF, que usa AES-256 e não guarda a senha.

Validade: o que a ferramenta faz e o que ela não faz

Validade de um link é uma função do serviço onde ele está. Um serviço de nuvem pode permitir definir uma data em que o acesso expira; outro não; no iCloud Drive, os controles de acesso estão em PDF no iCloud Drive: compartilhar por link. O AjustaPDF não tem esse recurso: depois de processar o arquivo, ele é apagado e a resposta vai para você, sem endereço público. Isso significa que o arquivo protegido precisa seguir por um canal seu, e o controle do acesso é todo de quem envia.

Um link sem data de expiração e sem senha é uma porta aberta. Se o documento tem CPF, dados de saúde ou contrato, combine um dos dois controles antes de enviar.

Passo a passo para mandar um PDF sensível

1. Confirme quem precisa abrir. Se a pessoa é uma só, o link restrito ou o PDF com senha servem.
2. Proteja o arquivo. Use uma senha forte, como as do guia sobre senha forte para PDF.
3. Mande a senha por outro canal. Não na mesma mensagem que o arquivo ou o link.
4. Confira a permissão. No link de nuvem, troque o acesso para as contas convidadas e desligue o acesso público.
5. Anote quando enviou. Se precisar retirar o acesso ou provar o envio, a data e o destinatário ajudam.

Quando o tamanho decide

O Gmail aceita anexos de até 25 MB. Quando o PDF passa disso, o caminho costuma ser o link de nuvem. Antes de desistir do anexo, reduza as fotos dentro do arquivo: um escaneado de página inteira pesa muito mais que um texto. A ferramenta de comprimir PDF tem três níveis; em um teste com uma página A4 de exemplo, uma página escaneada em 300 DPI, em tons de cinza, caiu de 2,5 MB para 462 KB no nível médio e para 157 KB no forte. O resultado varia com o conteúdo.

O nível leve, em geral, não reduz um arquivo que já é leve, e o motor devolve o original quando o resultado não fica menor. Compressão também achata campos de formulário, então confira o arquivo antes de enviar um formulário preenchido.

Quando mandar o link e não o arquivo

O link faz mais sentido quando o documento muda (como a cartilha do condomínio, atualizada a cada regra nova), quando várias pessoas precisam ler a mesma versão ou quando você quer poder retirar o acesso depois. Um contrato em revisão, um formulário que será ajustado ou uma apresentação compartilhada com uma equipe são casos típicos. Um anexo, por outro lado, faz sentido para um documento final que ninguém precisa alterar e que você quer entregar de uma vez.

Mesmo com link, lembre que quem abriu pode baixar uma cópia. Se o documento não pode ser copiado, a permissão de leitura sem download, quando o serviço oferece, é um controle adicional. Ele não impede a captura de tela, então, para dados muito sensíveis, o próprio conteúdo deve ser o mínimo necessário.

O que a ferramenta não faz neste caso

O AjustaPDF não cria link de acesso, não controla quem abre o documento e não tem histórico de envios. Ele protege o arquivo com senha e o devolve para você. Para pedir assinaturas com um link individual para cada pessoa, o caminho é outro: a ferramenta de pedir assinatura mantém o arquivo cifrado até o último signatário, e o resto da conversa continua sendo com o seu canal de preferência.

Para entender o que um site de PDF guarda depois do processamento, leia o guia sobre o que acontece com o arquivo. Os riscos do link aberto estão em link do Drive aberto a qualquer pessoa, o limite de anexo em PDF grande demais para o Gmail e a entrega da senha em como mandar a senha por outro canal.