Imprimir, assinar e escanear ou assinar direto no PDF?

Há três caminhos para pôr a sua assinatura num PDF: imprimir, assinar à caneta e escanear de volta; assinar direto no arquivo; ou usar certificado digital. Os dois primeiros resolvem a maior parte dos casos do dia a dia. A escolha depende de quem recebe, do prazo e do que o documento precisa parecer no final.

O que cada caminho entrega

Imprimir e assinar à mão produz um papel com tinta de verdade. Quando o escaneamento sai bem, o arquivo mostra a sua letra e o traço da caneta, o que algumas pessoas preferem. Assinar direto no PDF deixa a sua assinatura como uma imagem colocada sobre a página, sem passar pelo papel. O texto continua nítido e não há o que digitalizar depois. Para uma carta que leva assinatura e carimbo, como a carta de recomendação de membro de igreja, o guia mostra como combinar os dois.

Quando o papel ainda é a escolha certa

Há situações em que quem recebe pede a folha assinada à mão, e não há como contornar isso sem combinar antes. Algumas instituições e processos ainda pedem a cópia escaneada de uma folha assinada à mão. Pergunte qual formato a pessoa quer antes de escolher o caminho. Se ela aceitar o PDF assinado no arquivo, você economiza a impressora. Se a dúvida é o valor do escaneado, o guia documento digitalizado tem validade? mostra o que costuma ser aceito.

O passo a passo do caminho de papel sem erro

1. Imprima só as páginas que precisam de assinatura. Imprimir o contrato inteiro para assinar uma última folha é desperdício.
2. Assine com caneta de tinta preta e sem apagar o traço. Assinatura borrada nunca fica nítida depois do scanner.
3. Escaneie em 300 DPI, uma resolução comum para documentos, e em tons de cinza quando a página é só texto. A cor adiciona peso sem utilidade. Se a página sair acinzentada, veja como aumentar o contraste do PDF escaneado.
4. Confira cada página do arquivo antes de salvar. Um escaneado com a página cortada precisa ser refeito inteiro.
5. Se o arquivo ficar acima do limite do destinatário, comprima. Para escaneados de texto, o nível médio já reduziu bastante no teste.

Para o escaneamento, o escanear documento transforma fotos em PDF, e o imagem para PDF junta fotos de páginas numa só; se o scanner da impressora gera um arquivo por folha, veja várias folhas num PDF só na impressora. Se o arquivo final pesar mais do que deveria, a compressão de PDF tem três níveis (leve a 300 DPI, média a 150 e forte a 72) e também a opção de comprimir até um tamanho em MB.

O que o caminho digital faz melhor

Assinar direto no arquivo elimina a impressora, o scanner e o trabalho de alinhar a folha. O resultado tem o texto original, sem a granulação de uma foto de página, e fica pronto para mandar em segundos. Para um documento que você emite e precisa devolver no mesmo dia, é o caminho mais curto. Se outra pessoa também precisa assinar, o pedido por link evita juntar as versões à mão: veja assinar sozinho ou pedir assinatura por link. A assinatura em PDF posiciona a imagem da assinatura em qualquer página e pode repeti-la em todas, como uma rubrica.

A limitação é de valor, não de técnica. Uma assinatura desenhada no arquivo é uma assinatura eletrônica simples. Para documentos que exigem certificado, nenhum dos dois caminhos simples basta. O glossário explica a diferença entre os tipos.

Escanear a assinatura não substitui a assinatura feita na hora

Outro atalho comum é escanear a sua assinatura uma vez e colar a imagem em todos os documentos. Essa imagem não guarda quando nem em qual versão você assinou. Se o documento vai ser contestado, a imagem colada não prova que você assinou aquela versão. Veja o guia sobre assinatura colada como imagem antes de usar esse atalho num contrato.

O que escolher em cada situação

Se a pessoa pede o papel, imprima, assine e escaneie com cuidado. Se você só precisa devolver o documento assinado por você mesmo, assine no arquivo. Se o documento precisa de assinatura com prova de quem assinou e quando, nenhum dos dois serve sozinho: veja as opções de certificado e de plataforma de assinatura antes de começar. E se o PDF já tem assinatura digital, imprimir não leva essa assinatura para o papel: o que a impressão perde está em assinatura digital impressa ainda vale?