ODS: a planilha do LibreOffice e como convertê-la em PDF
O que é um ODS, por que ele muda quando abre no Excel e como converter a planilha do LibreOffice Calc em PDF, com ou sem o programa instalado no computador.
ODS é o formato de planilha do padrão OpenDocument, usado pelo LibreOffice Calc como formato padrão. Ele guarda células, fórmulas, formatação e gráficos em partes XML dentro de um pacote compactado, como o XLSX do Excel. Para converter em PDF, o ODS é aceito no conversor de Excel, e a conversão usa o próprio LibreOffice.
O que é o padrão OpenDocument
OpenDocument é um conjunto de formatos de documento aberto, padronizado pela ISO. O ODT é o texto, o ODS é a planilha e o ODP é a apresentação. Como o padrão é público, qualquer programa pode implementá-lo sem pagar licença. O LibreOffice foi escrito com esse formato como base, e por isso o Calc salva ODS sem nenhuma conversão.
Por dentro, um ODS é um arquivo ZIP com vários XML. O mais importante se chama content.xml e guarda as células, as fórmulas e os valores. Os estilos ficam em outro arquivo. Essa estrutura explica duas coisas: o arquivo é legível por qualquer programa que entenda XML, e a formatação pode ser interpretada de jeitos diferentes quando outro programa a abre.
ODS, XLSX e CSV: qual é qual
Uma planilha pode ser salva em três formatos principais. O XLSX é o padrão do Excel, o ODS é o padrão do LibreOffice e o CSV é texto puro. A tabela abaixo mostra o que cada um guarda, para você decidir qual enviar.
| Formato | Guarda fórmulas? | Guarda formatação? | Programa de origem |
|---|---|---|---|
| XLSX | Sim | Sim | Microsoft Excel |
| ODS | Sim | Sim | LibreOffice Calc |
| CSV | Não, só o texto e o valor | Não | Qualquer editor de texto ou planilha |
Essa diferença importa na conversão para PDF. Um ODS com cores, bordas e colunas ajustadas sai com a mesma aparência no PDF, desde que a página esteja configurada. Um CSV não tem nada disso, porque guarda só o texto. Ele sai como uma tabela sem a formatação que você vê no programa de origem.
Como o conversor trata um ODS
A conversão de planilhas no Excel para PDF aceita ODS junto com XLS, XLSX, XLSM e CSV. O arquivo é aberto pelo LibreOffice, o mesmo programa que o Calc usa, e por isso as fórmulas e a formatação tendem a sair como você as vê no Calc. A diferença de resultado entre o ODS e o XLSX de origem costuma ser pequena, desde que a planilha não use recursos específicos do Excel.
Você escolhe o layout antes de converter. A opção “Como a planilha está configurada para imprimir” usa a área de impressão, a orientação e o ajuste definidos no Calc. A opção “Cada aba inteira numa página só” cria uma página do tamanho da aba, sem cortar colunas. Para planilhas largas, a segunda costuma ser a que você quer, porque o Calc não ajusta a largura sozinho até você pedir.
Como exportar do LibreOffice Calc sem o conversor
Se você tem o LibreOffice instalado, dá para gerar o PDF direto nele. No menu Arquivo, escolha a opção de exportar como PDF. Antes disso, vale conferir em Formatar › Página ou no visualizador de impressão se a planilha cabe no papel. Os nomes dos menus variam um pouco entre versões, mas a exportação para PDF fica sempre no menu Arquivo.
A exportação do próprio Calc tem a vantagem de você ver a página antes de gerar o arquivo. A conversão online é mais útil quando você não tem o programa à mão, ou quando quer um PDF com as mesmas opções de página para várias planilhas. Nos dois casos, o resultado é um PDF com o texto selecionável.
Quando o ODS dá problema no destinatário
Se quem recebe usa Excel e o ODS abre com erro, o mais simples é salvar uma cópia em XLSX ou, se o objetivo é só mostrar os números, converter para PDF. O PDF não depende de nenhum programa de planilha, e é o formato certo para leitura, impressão e arquivamento de uma tabela já fechada.
Outro caso comum é a planilha com senha. O conversor não abre um arquivo protegido e devolve um aviso. Tire a senha no LibreOffice, pela opção de proteção do arquivo, e envie de novo. Não tente converter um ODS protegido por outro caminho: o resultado não é confiável.
Quando manter o ODS
Se você trabalha no LibreOffice e a planilha ainda muda, mantenha o ODS como arquivo de trabalho e gere o PDF só na hora de enviar ou imprimir. Assim você não mantém duas versões da mesma tabela. Quando a planilha fecha, o PDF vira a cópia de referência.
Para o caso do Excel, em que a planilha original é XLSX, o guia sobre o arquivo XLSX explica por que o corte acontece. Se a tabela é só texto separado por vírgula ou ponto e vírgula, o arquivo CSV mostra o outro lado da história. Para uma página de planilha que cabe numa folha, o caminho é o guia de Excel em PDF numa página.
O passo a passo para um ODS específico está em converter ODS em PDF. Para a comparação com o formato do Excel, veja CSV ou XLSX.
Perguntas frequentes
O que é um arquivo ODS e em que programa ele abre?
ODS é a planilha do padrão OpenDocument, o formato aberto usado pelo LibreOffice Calc por padrão. Ele abre no LibreOffice, no Apache OpenOffice e no Excel, este último com algumas diferenças de formatação. Por ser um padrão aberto, não depende de uma empresa específica para ser lido.
Por que a planilha ODS fica diferente quando abro no Excel?
Porque o Excel interpreta o ODS com as próprias regras. Fórmulas com nomes de função diferentes, formatos de número personalizados e gráficos podem mudar de aparência. Para uma conferência fiel, converta o ODS para PDF pelo LibreOffice ou pelo conversor, que usa o próprio LibreOffice.
Consigo converter um ODS para PDF sem instalar o LibreOffice?
Sim, pelo conversor online do AjustaPDF. Envie o arquivo ODS, escolha como as páginas devem ser montadas e baixe o PDF. A conversão roda no servidor com o LibreOffice, então você não precisa ter o programa instalado no seu computador.
O ODS tem o mesmo limite de linhas do XLSX?
O padrão OpenDocument não impõe o mesmo teto de linhas e colunas que o Excel, mas o que vale na prática é o limite do programa que vai abrir o arquivo. Uma planilha enorme que abre bem no LibreOffice pode ficar lenta no Excel. Se o destinatário usa Excel, confirme antes de enviar.