XLS antigo: diferenças para o XLSX, macros e conversão em PDF
XLS, o formato do Excel de 1997 a 2003: limites de linhas e colunas frente ao XLSX, o que acontece com macros e como converter a planilha antiga em PDF.
XLS é o formato de planilha do Excel entre 1997 e 2003, e continua circulando em arquivos antigos, em sistemas que exportam relatórios e em planilhas que passaram de mão em mão por anos. Ele é um arquivo binário, diferente do XLSX, que é um pacote de XML. Para converter em PDF, a extensão .xls é aceita, e o resultado segue as mesmas opções de página de qualquer planilha.
Por que o XLS é diferente do XLSX
O XLS usa um formato binário chamado BIFF, guardado dentro de um contêiner de arquivo composto. Não é um ZIP, então trocar a extensão e abrir o pacote não mostra nada útil. O XLSX, lançado com o Office 2007, é um ZIP com arquivos XML dentro: cada aba, cada estilo e cada texto ficam em partes separadas e legíveis.
A diferença que mais pesa no dia a dia são os limites. Um XLS aceita até 65.536 linhas e 256 colunas por aba. Um XLSX aceita 1.048.576 linhas e 16.384 colunas. Uma planilha grande salva em XLS pode ter sido cortada sem aviso para caber nesse limite, e isso aparece no PDF como dados que simplesmente não estão lá.
| Característica | XLS | XLSX |
|---|---|---|
| Período típico | 1997 a 2003 | 2007 em diante |
| Estrutura interna | Binária (BIFF) | ZIP com XML |
| Linhas por aba | 65.536 | 1.048.576 |
| Colunas por aba | 256 | 16.384 |
| Macros | Podem existir no mesmo arquivo | Só no XLSM |
Macros: o que é e o que vai para o PDF
Macro é um programa escrito em VBA que roda dentro da planilha. Ela pode preencher células, abrir caixas de diálogo ou recalcular uma tabela inteira com um clique. No XLS, a macro fica dentro do próprio arquivo. No XLSX comum, ela não pode ser salva; para isso existe o XLSM, que é um XLSX com macros (o que muda em DOCM, XLSM e DOTX).
O PDF não carrega código. Ele registra a aparência da planilha no momento da conversão. Se a macro calcula um valor e preenche a célula, o valor entra no PDF. Se a macro só executa uma ação, como enviar um e-mail ou abrir outro arquivo, nada disso existe no documento final. Por isso, antes de converter uma planilha que usa macros, abra no Excel e confira se os números que você precisa já estão visíveis. O XLSB, a planilha binária mais recente, tem um caso à parte, já que a ferramenta de Excel para PDF não o recebe: veja XLSB: como converter a planilha binária do Excel em PDF.
Como converter um XLS sem perder a leitura
Envie o arquivo na conversão de Excel para PDF, que aceita XLS, XLSX, XLSM, ODS e CSV. No campo Páginas, escolha uma das duas opções: a configuração da planilha, que respeita a área de impressão e a orientação salvas, ou cada aba inteira numa página só. A segunda é útil para planilhas antigas que foram feitas sem pensar em impressão.
Um detalhe que pega muita gente: o conversor confere a extensão do arquivo para saber o que está recebendo. Se o arquivo tem nome .xls mas é outra coisa, a conversão falha com uma mensagem genérica. Se a planilha não abre, o problema costuma estar no arquivo de origem, não no PDF.
Quando o XLS está protegido ou corrompido
Um XLS com senha para abrir não converte. O conversor não consegue ler o conteúdo sem a senha e devolve um aviso pedindo que você tire a senha no programa de origem. Abra no Excel, use a opção de proteção do arquivo para remover a senha e salve de novo.
Um arquivo corrompido também falha. Se o Excel mostra uma mensagem de reparo ao abrir, deixe que ele recupere o conteúdo, salve em XLSX e converta essa cópia. Se o arquivo foi enviado por e-mail ou baixado com erro, peça outra cópia antes de tentar de novo.
Quando vale migrar para XLSX
Se a planilha ainda vai ser editada, salve como XLSX. Ele cabe mais dados, tem compressão melhor e é o formato que os sistemas atuais esperam. Se a planilha é um arquivo fechado, que você só lê e converte, a migração não é obrigatória. O PDF sai do mesmo jeito.
Para entender o outro lado, o formato que o LibreOffice usa e que também aparece em muita planilha de escritório, veja o guia sobre o arquivo ODS. E se o XLS é uma tabela que você só quer tirar do Excel como texto, o arquivo CSV pode ser a saída mais simples. Para o passo a passo de deixar cada aba numa folha, use o guia Excel em PDF numa página.
Para converter agora, veja converter XLS antigo em PDF. Quem precisa escolher entre texto puro e planilha pode ler CSV ou XLSX.
Perguntas frequentes
Como saber se a minha planilha é .xls antigo ou .xlsx?
Pela extensão do nome, na maioria dos casos: .xls é o formato de 1997 a 2003 e .xlsx é o de 2007 em diante. Se a planilha abre no Excel novo com “Modo de Compatibilidade” na barra de título, ela é um XLS antigo. Trocar o nome do arquivo não muda o formato, então confirme pela extensão real antes de converter.
Um XLS antigo perde alguma coisa ao virar PDF?
O PDF guarda o que aparece nas células: valores, textos, formatação e a aparência da página. Macros, código VBA e campos de controle não entram no PDF. Se a planilha antiga depende de macro para calcular, confira no Excel se os totais já estão visíveis antes de converter.
Por que a planilha que abre bem no Excel novo fica com números diferentes no PDF?
Quase sempre é o recálculo: o XLS guarda o último valor salvo, e uma fórmula que depende de macro ou de uma função que mudou entre versões pode aparecer diferente. Abra o arquivo, deixe o Excel recalcular, salve e só então converta. Divergências em fórmulas de data merecem atenção extra.
Vale salvar o XLS como XLSX antes de transformar em PDF?
Vale quando você ainda vai editar a planilha, porque o XLSX aguenta muito mais linhas e colunas e é o padrão atual. Para só converter e enviar, tanto faz: o conversor aceita os dois. O que muda o PDF é a configuração de página, não a extensão do arquivo.