XLS antigo (97-2003) em PDF: converter sem salvar como XLSX
Como converter um arquivo .xls do Excel 97-2003 em PDF direto, por que os valores podem sair antigos e o que acontece com macros e senhas na conversão.
Um arquivo .xls, o formato do Excel 97-2003, pode ser convertido em PDF direto na ferramenta de Excel para PDF, sem salvar uma cópia em .xlsx antes. A conversão usa o LibreOffice e mantém números e textos selecionáveis. Antes de enviar, recalcule as fórmulas e confira se o arquivo não tem senha, porque o PDF sai com o que está gravado nele.
O que é um .xls e por que ele ainda aparece
O .xls é o formato binário do Excel até a versão 2003. Ele ainda circula em órgãos públicos, em sistemas de exportação antigos, em relatórios de bancos e em planilhas guardadas em arquivo morto. O formato (veja o que é um arquivo XLS) é diferente do .xlsx, que começou com o Excel 2007 e guarda a planilha como um pacote de arquivos XML compactados.
Para o PDF, a diferença quase não aparece. A conversão lê os dois formatos, e o que muda é o que está gravado dentro de cada um. Um .xls que foi salvo com um recurso que o Excel atual não suporta pode ser exibido de forma um pouco diferente, e essa diferença vem do arquivo, não da conversão. Para apresentações, veja PPT antigo (97-2003) em PDF: o que muda no slide.
Tabela: os formatos que a ferramenta lê
| Formato | Extensão | Observação |
|---|---|---|
| Excel 97-2003 | .xls | Enviado direto, sem salvar em outro formato |
| Excel 2007 em diante | .xlsx | Formato padrão atual do Excel |
| Excel com macros | .xlsm | As macros não são executadas na conversão |
| Planilha aberta | .ods | Formato do LibreOffice e do OpenDocument |
| Texto separado por vírgula | .csv | O separador é detectado pela primeira linha |
A tabela lista o que a ferramenta aceita. Se você tem vários arquivos de formatos diferentes, pode enviá-los juntos, desde que a extensão esteja nessa lista.
Passo a passo para um .xls antigo
- Abra o arquivo no Excel e confirme que ele abre sem pedir senha. Se pedir, a conversão também não vai abrir.
- Pressione F9 para recalcular as fórmulas, e confira alguns totais contra o valor que você espera. Se o total mudou, uma fórmula dependia de uma célula que tinha outro valor.
- Escolha o modo de páginas. A opção Como a planilha está configurada usa a área de impressão e a orientação salvas no arquivo. A opção Cada aba inteira numa página só monta uma página do tamanho da aba.
- Envie o .xls para a conversão e espere o PDF. Abra o resultado no leitor e confira os números e as colunas antes de mandar para alguém.
Se a planilha tem muitas colunas e precisa caber numa folha de largura, a configuração de ajuste deve ser feita no Excel antes de converter. O guia sobre planilha larga em PDF e o ajuste de largura explica os passos, e a diferença entre as duas opções fica clara com um arquivo de teste. Se as colunas saírem cortadas mesmo assim, o guia sobre Excel para PDF que cortou colunas lista as causas.
Fórmulas, valores e formatação
A conversão grava o valor que a célula mostra no momento, e não recalcula a planilha. Por isso um .xls que veio de um sistema antigo, ou que foi aberto num programa que não calcula fórmulas, pode trazer valores antigos. A correção mais segura é recalcular no Excel e salvar antes de converter.
A formatação das células, como número de casas decimais, moeda e data, também vai para o PDF como está no arquivo. Uma data que aparece como número de série no Excel antigo continua assim no PDF. Ajuste o formato da célula no Excel, e não depois da conversão, porque o PDF não é editável como a planilha.
Quando o problema está no arquivo
Um .xls com macros que preenchem células, consultas a outros arquivos ou tabelas dinâmicas que não foram atualizadas pode gerar um PDF incompleto. A conversão não executa macros, e ela não atualiza conexões externas. O que estiver calculado e gravado no arquivo é o que sai. Para a planilha binária mais nova, o XLSB, que o conversor não aceita, o caminho é salvar uma cópia em XLSX: XLSB: como converter a planilha binária do Excel em PDF.
Se o arquivo veio de um sistema que gera o .xls automaticamente, verifique antes se o sistema tem uma opção de exportar em PDF ou em .xlsx. Em alguns casos, a exportação nativa do próprio sistema preserva melhor a formatação que a planilha salva por ele.
Onde a ferramenta entra
A ferramenta de Excel para PDF serve para o caso em que você já tem o arquivo e quer o PDF sem abrir um programa de planilha. Se o PDF ficou pesado por causa de imagens coladas na planilha, a ferramenta de comprimir PDF resolve o tamanho depois da conversão. Para a configuração de páginas, o guia sobre Excel em PDF numa página mostra como ajustar a planilha antes de exportar.
Perguntas frequentes
Dá para converter um arquivo .xls antigo em PDF direto, sem abrir no Excel?
Dá. A ferramenta de Excel para PDF aceita .xls, que é o formato do Excel 97-2003, e converte o arquivo como ele está. Você não precisa salvar uma cópia em .xlsx antes. Se o arquivo abre no Excel com a palavra Modo de Compatibilidade na barra de título, ele é .xls e pode ser enviado assim.
Por que o PDF do meu .xls tem valores antigos ou zerados?
A conversão mostra o último valor calculado e salvo dentro do arquivo. Se a planilha foi salva com fórmulas que nunca foram recalculadas, o valor gravado pode estar desatualizado. Abra o arquivo no Excel, pressione F9 para recalcular, salve e só então envie para a conversão.
As macros de um arquivo .xls antigo rodam na conversão?
Não. A conversão roda o LibreOffice com a execução de macros desligada, então as macros do arquivo não são executadas. Se o resultado depende de uma macro, o PDF sai sem o efeito dela, e a saída é gerar os valores finais no Excel antes de converter.
Um arquivo .xls com senha pode ser convertido em PDF?
Não. Quando o arquivo tem senha, a conversão não consegue abri-lo e a mensagem pede para tirar a senha no programa de origem. Abra no Excel com a senha, remova a proteção em Revisar ou em Arquivo, salve uma cópia sem senha e envie essa cópia.