Excel para PDF cortou colunas: escolher a página certa
Como o Excel vira PDF sem cortar colunas: a diferença entre seguir a configuração da planilha e uma página por aba, com passo a passo e casos.
O Excel corta colunas no PDF porque a planilha é mais larga que a folha em que ela é impressa. Use a opção de cada aba inteira numa página só para ver a planilha completa, ou configure a área de impressão e a orientação no Excel para o PDF seguir essa configuração. Antes de converter, confira a largura total da planilha.
Por que a tabela é cortada
Uma planilha não tem margens nem página. Ela é uma grade que cresce para a direita e para baixo. Quando você converte para PDF, a conversão precisa decidir onde uma página termina e a próxima começa. Se a planilha não diz nada sobre isso, as colunas que não cabem na largura da folha vão para a página seguinte, e o PDF fica com uma tabela partida em duas ou mais folhas.
O problema aparece com mais força em planilhas de controle, de orçamento ou de estoque, que têm muitas colunas com títulos longos, e também em tabelas de dados de laboratório, como mostra relatório de laboratório em PDF. Uma coluna sozinha numa página, separada das demais, é o sintoma mais comum. A solução não é reduzir a letra até caber, porque o resultado fica ilegível. A solução é escolher a forma de paginação que combina com o uso do arquivo.
As duas opções de página
O AjustaPDF oferece duas formas de converter uma planilha, e a escolha muda o resultado. Na primeira, a planilha segue a configuração de impressão feita no Excel: área de impressão, orientação e ajuste. Se a planilha não define nada, as colunas que não cabem vão para páginas seguintes. Na segunda, cada aba inteira vira uma página só, do tamanho da própria aba, sem reduzir a letra e sem mandar colunas para outra folha.
| Objetivo | Opção a escolher | Resultado |
|---|---|---|
| Ver a planilha inteira na tela | Cada aba inteira numa página só | Nada cortado; a página tem o tamanho da aba |
| Enviar por e-mail sem cortes | Cada aba inteira numa página só | Um arquivo que abre inteiro em qualquer tela |
| Imprimir em A4 | Como a planilha está configurada | Segue a orientação e o ajuste definidos no Excel |
| Planilha longa, com cabeçalho repetido | Como a planilha está configurada | Uma aba longa ocupa quantas páginas precisar |
Passo a passo para não perder colunas
- Defina para que o PDF serve. Se é para tela ou e-mail, a opção de página única por aba é a mais simples. Se é para imprimir, a configuração da planilha manda.
- No Excel, configure a página para impressão. Na aba de layout da página, escolha a orientação paisagem para planilhas largas, defina a área de impressão com as colunas e linhas que importam, e ajuste a planilha para uma página de largura.
- Salve a planilha no Excel. A conversão usa os valores gravados no arquivo, então um cálculo pendente aparece no PDF com o valor antigo.
- Converta e confira. Abra o PDF e percorra as abas. Verifique se a última coluna aparece e se o título da planilha está completo.
- Corrija o que ficou apertado. Se uma coluna ficou estreita demais para o texto, alargue-a no Excel, em vez de reduzir o tamanho da letra no PDF (numa tabela de medidas para loja, o limite é a tela do celular: tabela de medidas em PDF legível no celular).
Fórmulas, formatação e CSV
Fórmulas aparecem com o último valor calculado. Se você digitou uma fórmula e não salvou o arquivo depois do cálculo, o PDF mostra o valor antigo ou vazio. Formatação de número, moeda e data entra como está na célula, então um valor exibido com duas casas no Excel sai com duas casas no PDF. Para exportar várias abas em lote, veja VBA: exportar abas do Excel em PDF em lote.
Um CSV também converte. O separador é detectado pela primeira linha, então um arquivo com vírgula, ponto e vírgula ou tabulação abre em colunas. Como um CSV guarda só os valores, sem formatação, o PDF mostra cada número e cada data do jeito que o arquivo os grava. Se a formatação importa, use o .xlsx como origem; o guia converter CSV em PDF detalha esse caso.
Quando o problema é a largura, e não a página
Algumas planilhas são largas por causa de colunas que não deveriam estar ali: uma coluna vazia com formatação, uma área muito além dos dados ou uma célula mesclada no fim. Antes de converter, selecione a última coluna com dados e apague o que estiver depois, se você não precisa dele. Uma planilha mais enxuta converte com menos cortes e pesa menos.
Outra causa é a planilha ter sido criada com outra orientação de página. Uma planilha de retrato com muitas colunas tende a cortar. Mudar para paisagem, sem mexer nos dados, é o ajuste de menor custo. O guia converter planilha em PDF com uma página de largura mostra a configuração passo a passo.
Onde o AjustaPDF entra
A ferramenta de Excel para PDF aceita XLS, XLSX, ODS e CSV, e faz a conversão com o LibreOffice. Para um guia que mostra como ajustar a planilha para caber numa página, veja Excel em PDF numa página. Se o PDF precisa voltar a ser planilha, o caminho é o inverso, e a ferramenta de PDF para Excel faz essa etapa no sentido contrário.
Perguntas frequentes
Como converter Excel em PDF sem cortar as colunas?
Escolha a opção de cada aba inteira numa página só. A página do PDF fica do tamanho da aba, e nenhuma coluna vai para outra folha. Se o PDF vai para impressão em A4, prefira configurar a planilha no Excel e usar a opção que segue essa configuração.
O PDF do Excel saiu com colunas em outra página. Por quê?
Porque a planilha não está configurada para caber na largura da folha, e a opção de seguir a configuração manda as colunas que não cabem para as páginas seguintes. No Excel, defina a orientação paisagem e ajuste a planilha para uma página de largura, depois converta de novo.
Por que as fórmulas aparecem com valores errados ou em branco no PDF?
A conversão mostra o último valor calculado e salvo no arquivo. Se a planilha foi editada e não recalculada e salva, o PDF pode trazer valores antigos. Abra o arquivo no Excel, espere o cálculo terminar, salve e converta de novo.
CSV também converte em colunas corretas?
Sim. O separador, que pode ser vírgula, ponto e vírgula ou tabulação, é detectado pela primeira linha, então um CSV salvo pelo Excel em português abre em colunas. O arquivo é lido como uma planilha de uma aba só, e cada coluna entra na ordem do arquivo.