Planilha larga em PDF: como caber em uma página de largura
Como ajustar a largura da planilha para uma página no Excel, repetir o cabeçalho em cada folha e escolher a opção certa na conversão para não cortar colunas.
Para uma planilha larga caber numa página de largura no PDF, defina no Excel o ajuste Largura como 1 página e deixe a Altura em Automático. Assim as colunas ficam numa única folha e as linhas continuam em quantas páginas forem necessárias. Sem esse ajuste, a folha A4 de 210 mm de largura corta a planilha em colunas que vão para a página seguinte.
Por que as colunas se separam
A impressão divide a planilha pela largura do papel. Cada coluna ocupa uma parte dessa largura, e quando a soma passa do que cabe numa folha, as colunas da direita vão para uma página nova. Isso acontece com planilhas de controle financeiro, cronogramas com uma coluna por dia e tabelas com muitos campos de cadastro. O resultado é um PDF em que a coluna de total aparece sozinha, sem os nomes que a identificam (para a tabela de medidas de uma ficha técnica de moda, veja ficha técnica de moda em PDF).
A solução depende do que você quer: manter a letra legível, ter tudo numa folha só ou manter as linhas repetindo o cabeçalho. Não existe uma configuração que faça as três coisas em qualquer planilha, então a escolha começa por definir qual delas importa mais.
Duas formas de caber na largura
| Objetivo | Configuração no Excel | Opção na ferramenta |
|---|---|---|
| Largura em uma página, linhas em quantas forem preciso | Largura 1 página e Altura Automático | Como a planilha está configurada |
| Aba inteira numa única página | Largura e Altura 1 página | Cada aba inteira numa página só |
| Letra maior, sem reduzir | Orientação paisagem e área de impressão enxuta | Cada aba inteira numa página só |
Na primeira linha, a letra diminui conforme a planilha é espremida na largura. Na segunda, a página do PDF cresce até caber a aba, e a letra continua do tamanho original. Por isso a opção da ferramenta é boa para ver na tela ou mandar por e-mail, e a configuração do Excel é melhor para imprimir em A4.
Passo a passo no Excel
- Abra a aba da planilha que você quer exportar. O ajuste vale só para ela, então repita o passo em cada aba que for para o PDF.
- Vá em Layout da Página e, no grupo Dimensionar para Ajustar, escolha 1 página na caixa Largura.
- Deixe a caixa Altura em Automático. Trocar para 1 página reduz a planilha inteira e costuma deixar a letra pequena demais para ler.
- Se a planilha tem mais colunas que linhas, mude a orientação para Paisagem. A folha fica mais larga, e a redução necessária para caber é menor.
- Abra Arquivo, Imprimir e confira a pré-visualização. Se alguma coluna continuar sozinha numa página, a área de impressão pode estar limitando o conteúdo.
- Exporte como PDF pela própria janela de impressão, escolhendo Salvar como PDF.
Cabeçalho em todas as páginas
Uma planilha larga que ocupa várias páginas na vertical precisa do cabeçalho repetido. No Excel, em Layout da Página, procure Imprimir Títulos e preencha Linhas a repetir na parte superior com a linha dos nomes das colunas, por exemplo a linha 1. Se a planilha tem uma coluna de identificação à esquerda, preencha também Colunas a repetir à esquerda. A pré-visualização mostra o efeito antes de você exportar.
O que a ferramenta faz com a configuração
Na opção Como a planilha está configurada, a ferramenta usa a área de impressão, a orientação e o ajuste definidos no arquivo. Se a planilha não define nada, as colunas que não cabem na largura vão para as páginas seguintes. Por isso a configuração feita antes de enviar é a que manda no resultado, e a ferramenta só segue o que o arquivo diz.
A opção de cada aba numa página só é mais direta: ela ignora a divisão em folhas e monta uma página do tamanho da aba. Fórmulas aparecem com o último valor calculado e salvo no arquivo, então recalcule a planilha no Excel antes de converter se os números estiverem desatualizados.
Quando separar em páginas é melhor
Uma planilha com dezenas de colunas costuma ficar ilegível numa folha só. Nesse caso, reduzir a largura até caber deixa a letra com tamanho de nota de rodapé. Vale mais separar em páginas, repetir as colunas de identificação e mandar o PDF com uma leitura em paisagem. Se o objetivo é um documento para arquivo ou para imprimir e assinar, a escolha costuma ser essa.
Para a conversão em si, a ferramenta de Excel para PDF segue o que o arquivo diz, então o ajuste de largura precisa ser feito antes, na planilha de origem. Se mesmo assim as colunas saírem cortadas, o guia sobre Excel para PDF que cortou colunas lista as causas, e o de converter XLSX em PDF detalha orientação e área de impressão. Se você gera uma folha por aba, a ferramenta de juntar PDF reúne essas folhas num arquivo só, na ordem que você escolher. O guia Excel em PDF numa página: como ajustar a planilha para caber cobre o ajuste completo, incluindo a altura, e é a leitura certa se a planilha também é alta.
Perguntas frequentes
Como fazer uma planilha larga caber na largura de uma folha no PDF?
No Excel, abra Layout da Página, depois Dimensionar para ajustar, e defina Largura como 1 página. Deixe a Altura em Automático, para que a planilha use quantas páginas precisar na vertical sem cortar colunas. Confira a pré-visualização de impressão antes de exportar, porque ela mostra o resultado real.
Por que a planilha ainda sai em várias folhas mesmo com a opção de ajustar?
Geralmente a configuração foi feita numa aba e não na que você exportou, porque o ajuste é por planilha. Também pode haver uma área de impressão definida que limita o conteúdo. Abra cada aba, confira o ajuste e a área de impressão, e exporte de novo. Na ferramenta, escolha a opção de cada aba numa página se a configuração do arquivo não estiver certa.
Dá para repetir o cabeçalho das colunas em cada página do PDF?
Dá. No Excel, em Layout da Página, procure Imprimir Títulos e escolha as linhas que devem se repetir no topo de cada página. Assim, mesmo quando a planilha ocupa várias folhas na vertical, cada uma delas começa com os nomes das colunas.
Como converter uma planilha com muitas colunas sem cortar nenhuma?
Ajuste a largura para 1 página, na configuração do Excel, ou use a opção de cada aba inteira numa página só na ferramenta. A primeira reduz a letra conforme o número de colunas. A segunda aumenta o tamanho da página do PDF até caber a aba, sem reduzir a letra, e não manda colunas para outra folha.