XLSX para PDF: área de impressão e paisagem

Para converter XLSX em PDF com a orientação e a área de impressão certas, defina essas duas coisas no Excel antes de enviar o arquivo. O conversor usa a área de impressão, a orientação e o ajuste de página que a planilha já tem. Se a planilha não define nada, as colunas que não cabem na largura vão para as páginas seguintes.

O que o Excel manda para o PDF

Uma planilha não é uma folha de papel; o guia sobre o que é um arquivo XLSX mostra o que o formato guarda. Ela é uma grade sem fim, e a impressão precisa decidir onde cada página começa e termina. Essa decisão fica salva no próprio arquivo, em três configurações: a área de impressão, que diz quais células entram; a orientação, retrato ou paisagem; e o ajuste de escala, que pode reduzir a planilha para caber na largura da folha.

Quando você escolhe a opção Como a planilha está configurada para imprimir, o conversor segue essas três configurações. É a opção certa para quem já preparou a planilha para impressão e quer o mesmo resultado no PDF. Quando você escolhe Cada aba inteira numa página só, as configurações são ignoradas: cada aba vira uma única página, do tamanho dela, o que ajuda em um painel com gráficos para a diretoria (veja relatório financeiro mensal em PDF).

Passo a passo no Excel antes de converter

1. Defina a área de impressão. Selecione só as células que devem sair. Na guia Layout da Página, use Área de Impressão e depois Definir. Linhas de rascunho e colunas de cálculo auxiliar ficam de fora. Para entregar um diário de classe à secretaria sem a lista de alunos, veja diário de classe em PDF.
2. Escolha a orientação. Em Layout da Página, selecione Paisagem para tabelas largas e Retrato para listas com poucas colunas. Tabelas com mais colunas do que cabem em uma folha retrato costumam ficar melhor em paisagem.
3. Ajuste a escala. No grupo de dimensionamento, marque para caber em uma página de largura. Deixe a altura livre, para que a tabela possa ter quantas páginas precisar.
4. Confira a visualização de impressão. Use Arquivo, depois Imprimir, e veja as páginas antes de converter. Se uma coluna sai sozinha numa folha, o ajuste ainda não está certo.
5. Converta em Excel para PDF. Escolha Como a planilha está configurada para imprimir e envie o arquivo.

Qual opção de página usar

O que pode dar errado

O erro mais comum é uma área de impressão antiga. Se alguém definiu uma área no passado e depois adicionou colunas, elas não entram no PDF. Limpe a área de impressão e defina de novo. Se a tabela tem linhas de título que devem aparecer em todas as páginas, confira se a opção de repetir títulos aponta para a linha certa antes de converter.

Planilhas com mesclagem de células grande também se comportam de forma menos previsível quando a escala muda. Se a tabela tem muitas células mescladas, faça o ajuste de escala primeiro e revise a quebra de páginas depois.

Quando comprimir ou juntar

Uma planilha com muitas imagens ou gráficos pode gerar um PDF pesado. Nesse caso, reduza as imagens no Excel antes de converter. Para planilhas de texto e números, o PDF costuma ser pequeno. Se você juntou várias planilhas num único envio, use juntar PDF, que mantém as páginas e os campos de formulário.

Para o detalhe de planilhas que cabem numa página só, o guia sobre Excel em PDF numa página mostra como ajustar a planilha para caber. Se as colunas continuam saindo cortadas, o guia sobre Excel para PDF que cortou colunas lista as causas, e o de planilha em PDF com uma página de largura compara as duas opções de página. Se a origem é um CSV, o caminho é outro, e o guia sobre CSV para PDF legível explica como evitar colunas fora do lugar.

Cabeçalho, rodapé e número de página

Se a planilha precisa de número de página, cabeçalho ou rodapé, defina isso na configuração de página do Excel, e não como texto dentro de uma célula. Um texto dentro da grade sai no PDF como mais uma linha da tabela e não se repete em cada folha. Em geral, os campos de número de página do Excel acompanham as quebras, e o resultado aparece na visualização de impressão, que é o lugar para conferir antes de converter.

Ordem das páginas em tabelas grandes

Por padrão, o Excel imprime primeiro as linhas de cima para baixo e só depois as colunas da direita. Se a tabela é grande nas duas direções, a ordem muda a leitura: a folha com as linhas 41 a 80 das colunas A a H vem antes da folha com as linhas 1 a 40 das colunas I a P. Procure a opção de ordem das páginas nas configurações de página e confira a sequência na visualização antes de converter.