XPS ou PDF: qual a diferença e como evitar o XPS no Windows

XPS e PDF são formatos de página fixa. O PDF é o padrão aberto que quase todo sistema lê; o XPS é o formato da Microsoft, usado como destino de impressão no Windows. Para enviar, arquivar ou assinar, use PDF e troque a impressora padrão para não gerar XPS.

O que é cada formato

O XPS, de XML Paper Specification, é um arquivo compactado que contém páginas em XML, com as fontes e as imagens dentro. A Microsoft o criou como alternativa ao PDF e o incluiu no Windows como a impressora Microsoft XPS Document Writer. Na prática, o XPS nunca se tornou o formato de troca de documentos que a empresa esperava, e o PDF venceu essa disputa.

O PDF guarda o mesmo tipo de informação, a página fixa com texto, fontes e imagens, e é lido por navegadores, celulares, leitores gratuitos e pelos sistemas de órgãos e bancos. Também é o formato em que a assinatura digital do padrão PAdES é gravada, o padrão para assinar PDFs com certificado ICP-Brasil (veja como funciona a assinatura digital PAdES).

A última linha da tabela é a origem do problema mais comum. Se a impressora padrão do Windows for a do XPS, todo Ctrl+P sem escolha explícita gera um arquivo XPS, e a pessoa só percebe quando o portal recusa o envio.

Como trocar para PDF no Windows

O caminho mais direto é definir a impressora padrão. Em Configurações, abra Bluetooth e dispositivos, depois Impressoras e scanners, e escolha Microsoft Print to PDF. Em versões recentes do Windows 10 e do Windows 11, essa impressora vem instalada, e basta defini-la como padrão. Se ela não aparecer na lista, ela está desativada: procure por Ativar ou desativar recursos do Windows, marque Impressão em PDF da Microsoft e reinicie o computador.

Com a impressora certa, o Ctrl+P de qualquer programa, como o navegador, o Word ou o Excel, gera o PDF direto. Ao imprimir, o Windows vai pedir o nome e o local do arquivo, e não apenas uma confirmação. Se o nome do arquivo não aparecer, a impressora ainda não é a que você pensa.

Quando o programa salva em XPS mesmo assim

Alguns programas trazem o XPS na própria lista de Salvar como. O Word é um deles: no campo Tipo, a lista inclui o formato XPS, e a escolha errada grava o arquivo sem aviso. O mesmo vale para programas antigos que tenham uma opção de exportação própria. A correção é a mesma: no campo Tipo, escolha PDF, e confira a extensão do arquivo antes de salvar.

Um XPS que já foi salvo não muda de formato sozinho. Ele precisa ser aberto e impresso como PDF para virar um arquivo novo; o passo a passo da impressora está em imprimir em PDF no Windows, e o guia o que é XPS explica o formato por dentro. O visualizador de XPS é um recurso opcional em versões recentes do Windows, e se ele não estiver instalado, a alternativa é abrir o arquivo num programa que aceite o formato e imprimi-lo como PDF.

O que fazer com um XPS que já chegou

Se alguém mandou um XPS e o sistema pede PDF, peça outro arquivo, porque a conversão do XPS é um passo que depende de um visualizador. Não existe um atalho no AjustaPDF, porque a ferramenta de imagem para PDF não aceita XPS, e as outras ferramentas trabalham sobre PDFs e documentos de escritório. Quando o XPS abre, a impressão como PDF resolve, e o PDF resultante pode seguir para o compressor de PDF ou para o divisor de PDF, se preciso.

Se o XPS foi gerado a partir de fotos, a origem das imagens continua disponível em outro lugar, e vale convertê-las direto. Uma foto em JPEG ou PNG entra no PDF sem recompressão, e a qualidade fica melhor do que a de uma imagem que já passou pelo XPS.

Quando o XPS faz sentido

Há casos raros em que o XPS é o formato pedido, como sistemas internos de algumas empresas que gravam relatórios nesse padrão. Nesses casos, siga a instrução do sistema. Fora deles, o PDF é o formato que você deve gerar, e a troca da impressora padrão é a medida que evita o problema antes de ele acontecer.