XPS: o PDF da Microsoft que a impressora gera por engano
O que é um XPS, por que a impressora do Windows gera esse arquivo sem você perceber e como transformá-lo em PDF pela impressão, sem perder o layout.
XPS é um formato de página fixa criado pela Microsoft, parecido com o PDF na função: o documento aparece do mesmo jeito em qualquer tela. Ele é gerado pela impressora virtual Microsoft XPS Document Writer, que pode ser escolhida sem querer. Para converter, o XPS não entra no conversor de imagem para PDF; o caminho é imprimir o arquivo como PDF no próprio Windows.
O que é um XPS por dentro
Um XPS é um pacote ZIP com arquivos XML. Cada página tem seu próprio arquivo, com a posição de cada texto, as formas e as referências às imagens. A estrutura é parecida com a do DOCX e a do PPTX, o que faz o XPS ser lido com facilidade por programas que entendem XML, mas não por quem só tem um leitor de PDF. Para comparar com o PDF, veja o que significa a sigla e para que serve.
A Microsoft criou o XPS como alternativa ao PDF, em uma época em que o Windows já tinha um sistema de impressão e de visualização próprio. O padrão foi depois aberto como OpenXPS, e os programas de hoje que leem o formato são principalmente os do Windows. Por isso, quem recebe um XPS fora desse ambiente costuma ter dificuldade para abri-lo.
A impressora que gera XPS por engano
O erro mais comum é imprimir para uma impressora virtual errada. Na janela de impressão, o Windows lista todas as impressoras instaladas, incluindo as virtuais. Duas delas causam confusão: a Microsoft XPS Document Writer, que grava um XPS, e a Microsoft Print to PDF, que grava um PDF. Quem clica no primeiro nome da lista, sem ler, pode levar um arquivo que o destinatário não consegue abrir.
Em versões recentes do Windows, a Microsoft Print to PDF vem instalada e é a opção comum para gerar PDF. A Document Writer pode continuar aparecendo na lista, e em algumas instalações ela é a primeira opção. Confira o nome exato antes de imprimir e, se você já gerou um XPS, imprima de novo com a outra impressora.
XPS e PDF: as diferenças que importam
| Característica | XPS | |
|---|---|---|
| Criado por | Microsoft | Adobe, padronizado depois |
| Estrutura interna | ZIP com XML | Objetos binários e texto |
| Abre no Windows sem instalar nada? | Depende do visualizador instalado | Sim, com o leitor padrão |
| Abre em celular e Mac sem problema? | Raramente | Sim |
| Aceito pela ferramenta de juntar PDF? | Não | Sim |
Para quem recebe o arquivo, o PDF é quase sempre o formato seguro. Ele é lido em qualquer sistema e mantém o layout. Por isso, a regra prática é gerar o PDF desde o início, e tratar o XPS como exceção que precisa de conversão.
Como converter um XPS em PDF
O caminho mais direto é abrir o XPS num computador Windows e imprimi-lo como PDF. Em versões recentes, o visualizador de XPS pode precisar ser instalado como recurso opcional do Windows, e os nomes desses recursos mudam entre versões. Procure por “recursos opcionais” na busca do sistema e confira se há o visualizador de XPS.
Depois de abrir o arquivo, escolha Imprimir, selecione a Microsoft Print to PDF como impressora e confirme. Confira a orientação e o tamanho da página antes de gerar, porque o PDF segue o que aparece na janela de impressão. Abra o PDF gerado e confira as páginas uma por uma, principalmente as que têm tabelas e imagens.
Se o XPS foi digitalizado ou veio como imagens dentro do pacote, o PDF resultante pode ficar pesado. Nesse caso, o comprimir PDF reduz o tamanho sem mexer no texto, que continua sendo texto.
O que a ferramenta de imagem para PDF faz com um XPS
O AjustaPDF não converte XPS. A ferramenta de imagem para PDF, a conversão de imagens em PDF, aceita fotos e prints nos formatos listados. Um XPS não é imagem, então ele é recusado. O mesmo vale para a conversão de Word para PDF, que aceita DOC, DOCX, ODT, RTF e TXT, mas não XPS.
Se você tem uma série de XPS para converter, a saída é imprimir cada um como PDF no Windows e depois juntar os PDFs com a ferramenta de juntar PDF. A ordem das páginas segue a ordem dos arquivos selecionados, e o resultado mantém o texto e as imagens originais.
Quando o XPS aparece e o que fazer
O XPS aparece em duas situações: quando alguém imprimiu para a impressora errada e você recebeu o arquivo, ou quando um sistema específico, geralmente antigo, gera o documento nesse formato. No primeiro caso, peça o PDF de novo. No segundo, o XPS costuma ser o formato de saída do sistema, e a conversão pela impressão do Windows continua sendo a saída mais segura; já a impressão gravada em .prn, de Imprimir para arquivo, pede o caminho de arquivo PRN: o que é e como virar PDF.
Em qualquer caso, guarde o PDF gerado e não o XPS. O PDF é o arquivo que vai abrir em qualquer lugar, e o XPS fica como registro da origem, se for preciso.
A comparação completa entre os dois formatos está em XPS ou PDF.
Perguntas frequentes
Por que a impressora do Windows criou um arquivo .xps em vez de .pdf?
Porque a impressora escolhida foi a Microsoft XPS Document Writer, que gera XPS, e não a Microsoft Print to PDF, que gera PDF. Os dois costumam aparecer na lista de impressoras. Confira o nome da impressora na janela de impressão antes de clicar, e escolha a que termina em PDF se o resultado precisa ser PDF.
O conversor de imagem para PDF aceita um arquivo XPS?
Não. A ferramenta de imagem para PDF aceita JPEG, PNG, GIF, WEBP, BMP, TIFF, AVIF e HEIC. O XPS é um documento de página fixa, e não uma imagem, então ele precisa ser convertido antes. O caminho mais simples é imprimir o XPS como PDF num computador Windows.
Dá para abrir um XPS no Mac ou no celular?
Nem sempre. O XPS é um formato da Microsoft e tem pouco suporte fora do Windows. No Mac e no celular, a maneira mais segura é pedir ao emissor o PDF do mesmo documento. Se só existe o XPS, converta no Windows e leve o PDF.
XPS é o mesmo que OXPS?
É a mesma família de formato. OXPS, ou Open XPS, é a versão padronizada do XPS, com a mesma estrutura de pacote ZIP e XML. Um arquivo .oxps abre na mesma leitura que um .xps, e a conversão para PDF segue o mesmo caminho de impressão.