Cronograma de evento em PDF numa folha para cada fornecedor
Como gerar o cronograma de evento em PDF em paisagem, com ajuste de largura e uma cópia por fornecedor, só com as linhas de cada um. Passo a passo no Excel.
Para mandar o cronograma de um evento em PDF, configure a planilha em orientação paisagem, ajuste a largura para caber numa folha e converta no modo que usa a configuração de impressão da planilha. A versão de cada fornecedor deve ser uma cópia só com as linhas dele, e não o arquivo completo com linhas escondidas.
Paisagem: o cronograma tem muitas colunas
Horário, atividade, local, responsável e observação somam uma largura que não cabe em retrato sem reduzir muito a letra. Em paisagem, a folha fica mais larga e cabe a mesma tabela com menos encolhimento. No Excel, a opção está em Layout da Página, em Orientação. Uma folha A4 em paisagem tem 297 × 210 mm, a mesma folha girada.
Ajuste à largura sem reduzir demais a letra
Ajustar à largura diminui o texto até as colunas caberem na folha. Se a redução for grande, a letra fica pequena demais para quem vai ler em pé, durante o evento. Antes de converter, diminua a largura das colunas que só têm texto curto, como o horário, e deixe a coluna de atividade com quebra de linha.
No Excel, a opção está em Layout da Página, em Dimensionar para Ajustar: defina uma página de largura e deixe a altura automática. O conversor de Excel para PDF usa essa configuração quando você escolhe o modo da planilha. No modo de uma página por aba, a página cresce até caber a aba inteira, sem reduzir a letra: serve para ver na tela, mas um cronograma longo vira uma folha enorme e não serve para imprimir em A4.
Uma versão por fornecedor
O cronograma completo é a referência do organizador, não o arquivo de cada fornecedor. Faça uma cópia da aba para cada fornecedor e mantenha só as linhas dele, do mesmo jeito que a lista de convidados por mesa leva ao cerimonial só as colunas que ele usa. A forma mais limpa é filtrar pela coluna de responsável, copiar o resultado para uma aba nova e converter essa aba. Mantenha, em todas as versões, o cabeçalho com a data, o local e o contato do organizador.
| Configuração | Onde fica no Excel | Por que importa |
|---|---|---|
| Orientação | Layout da Página, Orientação | Paisagem dá mais largura para as colunas |
| Largura | Layout da Página, Dimensionar para Ajustar | Evita coluna que vai para outra folha |
| Área de impressão | Layout da Página, Área de Impressão | Deixa de fora as colunas de cálculo auxiliares |
| Títulos | Layout da Página, Imprimir Títulos | Repete o cabeçalho nas folhas seguintes |
Como enviar
Fornecedor que abre o arquivo no celular precisa de PDF, não de planilha; o guia PDF ou Excel para enviar planilha mostra quando cada formato é a escolha certa.
- Gere o cronograma completo e abra o PDF no celular, com zoom, para conferir se a letra lê de pé.
- Gere uma cópia por fornecedor com a aba filtrada, como descrito acima, e confira se cada uma tem só as linhas certas.
- Nomeie os arquivos com o nome do evento e do fornecedor, para ninguém abrir a versão errada.
- Envie e confira o tamanho. Cronograma costuma ser um arquivo pequeno. Se algum anexo passar do limite do e-mail, o Gmail aceita até 25 MB por mensagem, e o comprimir PDF resolve o excesso.
O que pode dar errado
- Fórmula de duração. Somas de tempo com fórmula aparecem com o último valor salvo. Salve depois de recalcular, como no caso do PDF zerado.
- Quebra de linha manual. Uma célula com Enter no meio pode ficar partida no ajuste de largura. Prefira quebra automática com a largura da coluna definida.
- Versões antigas. Quando o evento muda de horário, uma cópia do fornecedor fica com a data velha. Gere de novo todas as versões, não só a que mudou.
Onde o AjustaPDF entra
O cronograma é uma planilha que vira PDF sem passar por nenhum programa a mais; um cronograma de projeto feito no MS Project (.mpp) segue o caminho de arquivo MPP em PDF. Se o fornecedor pede o cronograma junto com o contrato ou com a lista de convidados, junte os arquivos com juntar PDF.
Perguntas frequentes
Como deixar o cronograma do evento em PDF numa folha só, em paisagem?
Mude a orientação para paisagem no Excel e use Dimensionar para ajustar, com uma página de largura. Um cronograma com poucas linhas cabe numa folha; um com muitas linhas ocupa duas ou mais, e o cabeçalho deve repetir em cada uma delas.
O PDF que mando ao fornecedor pode mostrar a agenda dos outros fornecedores?
Pode, se você mandar o arquivo completo. Por isso, gere uma cópia por fornecedor com só as linhas dele. Esconder linhas no Excel não basta, porque o arquivo original continua com a agenda inteira. Crie a cópia com os valores e envie só ela.
Por que o PDF do cronograma sai com horários zerados ou em branco?
As fórmulas aparecem com o último valor calculado e salvo no arquivo. Se o arquivo foi salvo antes de a fórmula calcular, o PDF sai com zero ou vazio. Abra a planilha, deixe o Excel recalcular, salve e só então converta para PDF.
Por que a versão do fornecedor tem linhas em branco no meio da tabela?
Porque as linhas apagadas deixam espaço na planilha. Em vez de apagar, filtre pela coluna de responsável, copie o resultado para uma aba nova e converta essa aba. Assim o cronograma do fornecedor sai contínuo, sem buracos.