LGPD em pequena empresa: guardar e enviar documentos de clientes
Como uma empresa pequena pode enviar e guardar documentos de clientes dentro da LGPD: tarjar o que não é necessário, definir prazo de guarda e checar o fornecedor.
Uma empresa pequena não precisa de sistema caro para cumprir a LGPD com documentos de clientes. Basta que cada dado tenha finalidade, circule só o necessário e seja apagado no prazo. A tarja ajuda a remover, antes do envio, o que não deveria sair da empresa.
O que a LGPD pede de uma empresa pequena
A Lei 13.709/2018 vale para qualquer empresa que trate dados pessoais, inclusive uma pessoa jurídica com dois funcionários. Quando o cliente entrega um RG ou um CPF para fechar um contrato, a empresa passa a ser controladora desse dado. Três princípios aparecem no dia a dia, sem jargão:
- Finalidade. O documento foi pedido para um motivo específico, como emitir nota fiscal ou fazer um contrato. Usar o mesmo RG para outra coisa exige outra justificativa.
- Necessidade. Só circula o que a tarefa exige. Um contador que vai conferir o valor de uma nota não precisa do RG do sócio.
- Eliminação. Quando o motivo acaba e não há obrigação de guardar, o dado deve ser apagado. Guardar “por precaução” para sempre é o oposto do que a lei pede, e o prazo de cada documento sai da norma que exige a guarda, como mostra por quanto tempo guardar os PDFs de clientes.
Nada disso exige advogado para começar. Exige uma lista do que a empresa guarda, de onde, por que e até quando. A ANPD publicou regras simplificadas para agentes de tratamento de pequeno porte (Resolução CD/ANPD nº 2/2022; confira o texto vigente), mas os princípios acima valem para todos, inclusive no pedido de exclusão, tratado em cliente pediu exclusão de dados: o que fazer com os PDFs.
Passo 1: faça o inventário das pastas
Antes de tarjar qualquer coisa, descubra onde os documentos estão. Em empresas pequenas, eles costumam aparecer em quatro lugares: a pasta da nuvem da empresa, o e-mail, o celular do dono ou do atendente e o WhatsApp Business. Anote, para cada tipo de documento, em que lugares ele aparece e quem tem acesso.
Um modelo simples cabe numa planilha com cinco colunas: tipo de documento, onde está, finalidade, prazo de guarda e responsável. A coluna de prazo pode ser preenchida com o contador. Ela não precisa ser perfeita na primeira versão, mas precisa existir.
Passo 2: tarje o que não é necessário
Quando um documento precisa sair da empresa, por exemplo para o contador, para um fornecedor ou para um sistema de terceiros, a pergunta é simples: o destinatário precisa deste dado para fazer o trabalho dele? Se a resposta for não, o dado deve sair da cópia enviada. O tarjar PDF do AjustaPDF procura as palavras e nomes que você digitar e os padrões mais comuns: CPF, CNPJ, e-mail, telefone, CEP, número de cartão e datas.
| Dado no documento | Precisa sair? | Exemplo de caso |
|---|---|---|
| CPF do cliente | Só se o destinatário usa | Nota fiscal sem CPF quando o cliente não exige |
| Endereço completo | Geralmente não | Contrato enviado a um fornecedor de logística |
| Número do RG | Não, na maioria dos casos | Comprovante de pagamento mandado ao financeiro |
| Telefone e e-mail do cliente | Só o que a comunicação exige | Relatório interno sem contatos de terceiros |
| Dados de cartão | Evitar; se precisar, só os quatro últimos dígitos | Comprovante com os quatro últimos dígitos apenas |
Um detalhe técnico importa aqui. Um retângulo preto desenhado por cima do texto não apaga o dado: o texto continua no arquivo e pode ser copiado. Na ferramenta, as páginas com tarja são redesenhadas como imagem, e o texto de baixo deixa de existir. As páginas sem nenhum dado marcado ficam como estavam. Por padrão, o título, o autor e os demais metadados do documento também são apagados. As palavras restantes das páginas tarjadas voltam a ser pesquisáveis por OCR, e as tarjas são lidas como nada.
Para documento escaneado, a ferramenta lê a página com OCR para achar os termos. Se houver um dado escrito à mão, que o OCR não reconhece, desenhe a área manualmente na prévia. É mais trabalhoso, mas cobre o caso que a busca por padrão deixa passar.
Passo 3: defina o prazo e cumpra
A tabela de retenção é a parte que mais faz diferença e a que menos empresa tem. Para cada tipo de documento, escreva o prazo e o motivo. Documentos fiscais e contratos têm prazos ligados à legislação tributária e civil; cadastros de clientes que deixaram de comprar costumam ter uma justificativa muito mais curta. Quando não souber o prazo de um documento, pergunte ao contador antes de guardar para sempre.
Depois do prazo, apague o arquivo de todos os lugares: pasta da nuvem, lixeira, e-mail enviado e recebido, downloads do celular e backup. Um arquivo apagado de um lugar e guardado em outro não cumpre a regra.
O que checar no fornecedor de PDF
Quando um fornecedor participa do tratamento, ele também precisa de regras. Três perguntas para fazer antes de subir um documento de cliente:
- Onde o arquivo é processado e por quanto tempo fica lá? O AjustaPDF processa no servidor e apaga o arquivo assim que a resposta sai. Compare com o que o fornecedor que você usa diz na política.
- Existe contrato de tratamento de dados? Para uso recorrente com dados de cliente, convém pedir esse contrato por escrito. Este guia não afirma que o fornecedor o oferece; não presuma que existe em nenhum serviço gratuito.
- O que os termos permitem sobre o conteúdo? Procure por licença sobre o conteúdo enviado e pelo uso para melhorar serviços.
Para dados de saúde, como prontuário, ou para a folha de pagamento da equipe, o caminho mais seguro costuma ser uma ferramenta local. Para arquivo sem dado de terceiro, o risco é outro e bem menor.
O que pode dar errado
- Tarjar só na tela. Se a empresa tarja num editor que só desenha retângulo, o dado vai junto no arquivo. Teste copiando o trecho depois.
- Mandar a versão original junto. A tarja só vale para a cópia tarjada. O original com o dado completo não pode ir por e-mail ao mesmo destinatário.
- Esquecer o metadado. Autor, título e outros campos podem denunciar nomes. Ao tarjar, o AjustaPDF remove o título, o autor e os metadados XMP do documento, mas as outras ferramentas não mexem nesses campos; confira o resultado no leitor.
- Guardar tudo no mesmo lugar. Uma pasta única com contratos, RGs e comprovantes de todos os clientes dá acesso amplo a qualquer pessoa com a senha da conta.
Dado que você não usa mais é passivo: custa armazenamento, custa acesso e, se vazar, custa explicação. Apagar no prazo é parte da proteção.
Para aprofundar a parte de documentos pessoais, veja o guia sobre o que fazer antes de enviar CPF e RG em PDF e o texto sobre por que a tarja preta não apaga o texto. A questão do envio de documento de cliente para um site está em LGPD ao enviar documento de cliente para um site de PDF. Se o cliente é quem pede os próprios dados, veja como funciona o pedido de dados à empresa, e para a diferença entre cobrir e apagar, tarja de verdade ou retângulo.
Perguntas frequentes
Minha empresa precisa apagar os documentos de clientes depois de um tempo?
Depende da finalidade e da obrigação legal que justificou guardar cada documento. A LGPD pede que o dado seja eliminado quando a finalidade acaba, salvo quando a lei ou um prazo de guarda exige a manutenção. Por isso o certo é ter uma tabela de retenção por tipo de documento, não uma regra única para tudo.
Posso mandar o contrato do cliente para o contador sem tarjar o CPF?
Se o contador precisa do CPF para fazer o trabalho dele, pode mandar. Se ele não precisa, o princípio da necessidade da LGPD pede que o dado extra seja omitido. Tarje o que não é usado na tarefa e envie só o que o destinatário vai processar.
Quanto tempo guardar a ficha cadastral de um cliente PJ em PDF?
Não existe um prazo único que sirva para todas as empresas, porque ele depende do tipo de documento e da obrigação fiscal ou contratual. Converse com o contador da empresa e registre o prazo escolhido por escrito. Depois que o prazo passar, apague as cópias em todos os lugares em que elas estão.
Um site de PDF pode receber documento de cliente com CPF?
Pode usar um site de PDF para tarjar ou montar o arquivo, mas a responsabilidade pelo envio continua sendo da empresa, como controladora dos dados. Antes de enviar, confira o que o serviço faz com o arquivo e se a empresa precisa de um contrato de tratamento de dados com o fornecedor. Não presuma que ele existe: peça por escrito.