Preciso rubricar todas as páginas de um contrato em PDF digital?
Por que contratos pedem rubrica em cada página mesmo assinados no PDF, o que a assinatura digital cobre e como colocar rubrica em todas as páginas sem refazer o documento.
Depende de quem recebe. A assinatura digital com certificado já cobre o arquivo inteiro, mas a rubrica em cada página é um hábito de contrato que mostra que cada folha foi vista. Se a outra parte pede rubrica, faça-a antes de qualquer assinatura digital, e não depois.
O que a assinatura cobre e o que a rubrica cobre
Uma assinatura digital com certificado grava, dentro do arquivo, um resumo criptográfico dos bytes que existiam quando ela foi feita. Se alguém muda um trecho depois, o resumo não bate e o leitor avisa. Isso vale para o documento inteiro, em qualquer página, mesmo sem nenhuma rubrica. Veja o glossário sobre assinatura digital para o conceito.
A rubrica é outra coisa. Ela é uma imagem colocada sobre a página, como o desenho da sua assinatura em tamanho pequeno. Não tem certificado nem resumo próprio por página. O que ela marca é que aquela folha faz parte do que a pessoa aceitou, com nome ou iniciais. Por isso a tradição de rubricar contratos continua mesmo quando a assinatura final já é digital.
| Tipo de marca | Cobre o arquivo inteiro? | Marca em cada página? |
|---|---|---|
| Assinatura digital com certificado | Sim, os bytes do momento da assinatura | Não, é uma só para o arquivo |
| Assinatura desenhada no PDF | Não, cobre só a própria imagem | Pode aparecer em qualquer página |
| Rubrica (iniciais ou nome pequeno) | Não | Sim, uma por folha |
Na prática, uma assinatura digital com certificado não é substituída pela rubrica, e a rubrica não substitui a assinatura. Os dois podem estar no mesmo contrato, e a ordem entre eles importa.
Por que a ordem importa
Se o contrato já tem uma assinatura com certificado e você acrescenta uma rubrica, o arquivo mudou depois da assinatura. Dependendo do leitor e da forma como o arquivo foi salvo, a assinatura pode aparecer como inválida ou o leitor avisa que o documento foi alterado. O que fazer depois está no guia sobre assinatura inválida depois de editar.
Para evitar o problema, rubrique primeiro e assine depois. Se alguém já assinou, peça um arquivo novo, rubricado, para assinar de novo, e não tente encaixar a rubrica no arquivo antigo.
Como rubricar todas as páginas, passo a passo
- Abra o contrato no assinar PDF, depois de conferir se o arquivo é a versão final, e crie a rubrica desenhando, digitando as iniciais ou enviando uma imagem pequena.
- Posicione a rubrica numa página, num lugar que não caia sobre texto nem sobre a numeração.
- Use a opção de repetir em todas as páginas. Ela copia a rubrica para a mesma posição em cada folha.
- Veja página por página antes de salvar. Onde a página tem layout diferente, como um anexo em paisagem, posicione a rubrica de novo.
- Salve, abra o arquivo novo e confira duas ou três páginas no zoom real. Só então envie.
Se a rubrica precisa ficar fora do lugar padrão em algumas folhas, adicione as posições individuais antes de salvar. A repetição automática é só o caminho mais rápido: ela não sabe onde está o texto de cada página.
Onde a rubrica costuma dar errado
O erro mais comum é colocar a rubrica no rodapé, sobre o número da página ou sobre uma linha de assinatura. Outro é rubricar um arquivo que ainda vai mudar: depois de um ajuste de cláusula, a rubrica não vale mais para a versão nova. Por isso, feche a versão antes de rubricar; num aditivo, o guia sobre termo aditivo em PDF mostra como comparar com a versão anterior. Para comparar a versão rubricada com a anterior, use o comparar PDF, que marca o que mudou no texto de uma página para a outra.
Rubrica não é prova de leitura
Uma rubrica prova que uma pessoa colocou uma marca na página. Ela não prova que a pessoa leu o conteúdo, nem que ela entendeu. Quem quer proteção maior lê o contrato antes e pede versões controladas, como explicado no guia sobre o que conferir antes de assinar um contrato em PDF.
Se o contrato precisa de numeração e identificação de páginas, faça isso antes de rubricar. A numeração de páginas ocupa exatamente o espaço onde a rubrica costuma ir, e a ordem inversa obriga a refazer tudo. Um exemplo completo, com numeração, rubrica e assinatura do cliente, está em contrato de honorários em PDF, e o caso de um contrato de obra com orçamento e projeto anexados, em contrato de empreitada com anexos.
Quando mais de uma pessoa precisa rubricar
Repetir a mesma rubrica serve para quem assina sozinho. Se duas ou mais pessoas precisam rubricar o mesmo contrato e estão em lugares diferentes, o pedir assinatura do AjustaPDF deixa marcar campos de assinatura em cada página para cada signatário (até 10 pessoas e 100 campos por pedido), e o PDF final traz uma página de registro de quem assinou e quando. É assinatura eletrônica simples, sem certificado.
Perguntas frequentes
Coloquei a rubrica num contrato de aluguel que já estava assinado digitalmente, e o leitor mostrou erro. Por quê?
Porque a assinatura digital cobre o arquivo como ele estava no momento da assinatura. Qualquer alteração depois, inclusive uma imagem de rubrica, aparece como modificação ou invalida a assinatura. A ordem certa é rubricar primeiro e assinar digitalmente depois, ou pedir ao signatário uma nova assinatura do arquivo rubricado.
A rubrica que repeti no rodapé do contrato caiu em cima de uma cláusula, dá para mover só em algumas páginas?
Sim, desde que você faça isso antes de salvar. Arraste a rubrica para a posição certa em cada página que precisar, em vez de deixar a repetição automática. Depois de salvo, a rubrica vira parte do arquivo e não pode ser movida pelo leitor.
Rubricar cada página do contrato digital dá o mesmo valor de uma assinatura em cada folha?
Não necessariamente. A rubrica é uma marca visual que mostra que alguém leu a página. O peso jurídico do documento vem da assinatura final de cada parte, e a exigência de rubrica depende do contrato e de quem recebe. Pergunte à outra parte se ela quer rubrica em todas as páginas ou só na última.
Qual a melhor posição para a rubrica não cobrir o número da página no contrato de quarenta páginas?
Use a margem inferior direita, acima da numeração, ou a margem externa de cada página, e confira se nenhuma página tem tabela ou cláusula ali. Se o contrato ainda não tem número de página, numere antes de rubricar, porque a numeração ocupa o mesmo espaço.