EML e MSG: como transformar um e-mail salvo em PDF
Como abrir arquivos EML e MSG e imprimir o e-mail como PDF para anexar a um processo, por que a ferramenta de página da web não serve e o que o PDF não guarda.
EML e MSG são dois formatos de e-mail salvo como arquivo. O EML é um padrão aberto, lido pela maioria dos programas de e-mail. O MSG é o formato próprio do Outlook. Para anexar um deles a um processo, abra a mensagem no programa de origem e imprima como PDF, sem depender de conversor.
O que é cada formato
Um arquivo EML guarda a mensagem como texto puro, com os cabeçalhos (remetente, destinatário, data, assunto) e o corpo, que pode ter HTML e anexos codificados em texto. Por ser texto, ele é bem documentado e abre em muitos programas. O Thunderbird e o Apple Mail salvam nesse formato ao usar a opção de salvar a mensagem.
O MSG é um arquivo binário, que o Outlook grava quando você arrasta um e-mail para uma pasta ou usa Salvar como. Ele guarda a mesma informação em outra estrutura, e outros programas costumam lê-lo com menos precisão. Se você recebeu um .msg de alguém que usa Outlook, a conversão mais fiel sai do próprio Outlook. Quando o que existe é o arquivo de dados inteiro do Outlook, e não uma mensagem solta, o formato é outro, o .pst, e não vira PDF de uma vez: veja PST do Outlook e como chegar a um PDF.
| Formato | Quem gera | Como abrir | Caminho para PDF |
|---|---|---|---|
| .eml | Thunderbird, Apple Mail e outros | Duplo clique no programa de e-mail | Imprimir como PDF no próprio programa |
| .msg | Microsoft Outlook | Duplo clique no Outlook | Imprimir como PDF no Outlook |
| .html salvo | Navegador, em Salvar página | Navegador | Imprimir como PDF no navegador |
Como imprimir o e-mail como PDF
No Outlook para Windows, abra a mensagem, escolha Arquivo ou o ícone de impressão, e selecione a impressora Microsoft Print to PDF, que vem instalada no Windows 10 e no Windows 11. No Mac, o Apple Mail usa o menu Arquivo › Imprimir e, na janela de impressão, o botão PDF › Salvar como PDF. Em ambos, mantenha os cabeçalhos visíveis: sem eles, o documento perde a data e o remetente, que costumam ser o que o destinatário quer conferir. Quem usa Outlook encontra o passo a passo completo em salvar e-mail do Outlook em PDF.
Se a mensagem estiver no navegador, como no Gmail ou no Outlook na web, use Imprimir e escolha Salvar como PDF como destino. O resultado sai com o layout da tela, e os cabeçalhos aparecem no topo. O guia sobre salvar e-mail do Gmail em PDF mostra as três formas de fazer isso, com as vantagens de cada uma.
Por que a ferramenta de página da web não serve
O HTML para PDF recebe um endereço de internet e não aceita arquivos. O servidor abre a página como um visitante anônimo, sem a sua sessão. Isso significa que um e-mail aberto no webmail chega como a tela de entrada, e não como a mensagem. A ferramenta funciona bem em páginas públicas, como um comunicado publicado num site (veja converter página da web em PDF pelo link), mas não em caixas de entrada, porque elas exigem login.
Para um EML ou um MSG guardado no computador, a conversão precisa acontecer no programa que abre o arquivo. Depois do PDF pronto, aí sim, a ferramenta de juntar PDF ajuda a montar um arquivo único com o e-mail e os outros documentos do processo.
O que o PDF do e-mail não guarda
Uma impressão mostra o que a mensagem diz, mas não é a mensagem. Os cabeçalhos técnicos que identificam o caminho do envio, como o endereço do servidor e a assinatura do remetente, ficam no arquivo original e são perdidos na impressão. Se o e-mail for usado como prova, guarde o arquivo original junto com o PDF: o PDF mostra o texto, e só o original preserva os cabeçalhos.
Os anexos também saem de fora, como dito antes. Anote no PDF quais arquivos vieram junto, com o nome de cada um, para que quem receber o documento saiba o que deveria estar lá. Se o anexo chegou como um winmail.dat, o guia sobre anexo winmail.dat explica como abri-lo.
Anexar a um processo ou portal
Sistemas de processo judicial, de protocolo e de cadastro têm regras próprias sobre formato, tamanho e número de arquivos. Não existe um limite único para todos eles, e o número que você encontrar num fórum pode estar desatualizado. O certo é ler a mensagem de erro do sistema, a página de ajuda do portal ou as instruções do órgão, e ajustar o arquivo a elas.
Se o PDF do e-mail ficar grande por causa de uma imagem de assinatura ou de um logotipo, reduza o arquivo com o compressor de PDF antes do envio. Para um e-mail longo, a divisão por tamanho também pode ser a melhor saída, desde que o portal aceite mais de um arquivo.
O que o AjustaPDF faz e o que não faz
O AjustaPDF não abre arquivos EML nem MSG, e não converte um desses formatos diretamente para PDF. Ele cuida das etapas seguintes: juntar os PDFs gerados, reduzir o tamanho e dividir o resultado quando o portal pedir partes. Para o próprio e-mail, a conversão é feita pelo programa que o abre, com a função de imprimir.
Perguntas frequentes
Como abrir um arquivo .eml sem programa especial?
Um .eml é um e-mail salvo como texto, e a maioria dos aplicativos de e-mail abre esse formato com um duplo clique. No Windows, o Outlook e o Thunderbird abrem o arquivo; no Mac, o Apple Mail. Depois de aberto, imprima o e-mail como PDF pelo próprio programa.
Por que o HTML para PDF não converte meu arquivo .msg?
Porque a ferramenta recebe um endereço de internet, não um arquivo. Ela abre a página como um visitante e imprime o que aparece. Um .msg está no seu computador, então o caminho é abrir o e-mail no Outlook e imprimir como PDF, ou usar outro programa que leia o formato.
O PDF do e-mail impresso inclui os anexos?
Normalmente não. Ao imprimir, o programa grava o corpo da mensagem e cabeçalhos; os anexos ficam fora do PDF. Salve cada anexo separadamente, converta o que for PDF ou Word e junte tudo na ordem certa, se o processo exigir um arquivo único.
Dá para converter um e-mail do Gmail aberto no navegador em PDF?
Dá, pela função Imprimir do próprio navegador, com o destino Salvar como PDF. Não use a ferramenta de página da web para isso: ela não tem a sua sessão e recebe a tela de login do Gmail, e não a caixa de entrada.