Números do PDF viram texto no Excel: por que e como corrigir

Números de um PDF viram texto no Excel quando trazem espaço não separável, símbolo de moeda junto do valor ou uma configuração regional que não reconhece o separador. O AjustaPDF converte valores no formato brasileiro para número no XLSX. Se ainda aparecer texto, o problema é um caractere que veio junto, e os passos abaixo resolvem.

Como saber que o número é texto

O Excel marca a célula com um triângulo verde no canto e alinha o conteúdo à esquerda quando ele é texto. Um número de verdade fica alinhado à direita e entra nas somas. Para confirmar, use a função ÉNÚM, que devolve VERDADEIRO só para números. Uma soma que dá zero também indica que a coluna é texto.

As causas mais comuns

Passo 1: ver o que o Excel recebeu

Converter com o PDF para Excel já transforma valores como 1.240,50, R$ 980,00 e 11,7% em números. Se algum continua como texto, o motivo costuma ser o caractere invisível que veio junto, e não o formato do valor. Olhe uma célula de cada tipo antes de corrigir a coluna inteira. Já a tabela copiada do leitor de PDF e colada no Excel chega toda como texto, e é aí que os passos abaixo mais servem.

Passo 2: tirar o caractere que atrapalha

O caso mais comum em PDF é o espaço não separável, que o programa de origem põe entre o R$ e o valor, e ele também chega ao Google Planilhas quando a tabela é levada do PDF. Ele tem código 160 e não aparece na tela. No Excel em português, a função CARACT(160) representa esse espaço. O Texto para Colunas separa as colunas, mas não remove esse caractere, então a fórmula numa coluna auxiliar resolve:

=VALOR(ARRUMAR(SUBSTITUIR(SUBSTITUIR(A2;"R$";"");CARACT(160);"")))

Essa fórmula tira o símbolo, remove o espaço não separável, arruma os espaços comuns que sobram e converte o resultado em número. Arraste para baixo e confira o resultado. Se preferir não usar fórmula, há outro caminho: digite o número 1 numa célula vazia, copie essa célula, selecione a coluna de texto, vá em Colar Especial, escolha Multiplicar e confirme. O Excel multiplica cada valor por 1 e passa a tratá-lo como número. Esse método só funciona quando a célula contém apenas o número, então, se o R$ ou o espaço ainda estiverem ali, use a fórmula antes.

Outra saída visual é o Localizar e Substituir, em Página Inicial › Localizar e Selecionar › Substituir. Procure R$ seguido de espaço, deixe o campo de substituição vazio e aplique na coluna selecionada. Isso tira o símbolo, mas o espaço não separável não aparece na caixa de busca como um espaço comum, e costuma sobrar. Por isso, para valores vindos de PDF, a fórmula continua sendo o caminho mais seguro, e o Localizar e Substituir serve para limpar o resto.

Passo 3: Texto para Colunas para o que sobrou

Quando a coluna tem valores e datas misturados, selecione-a e vá em Dados › Texto para Colunas. Escolha Delimitado, avance e, na última etapa, defina o formato de cada coluna. Para números, abra Avançado, no Windows, e confirme vírgula como separador decimal e ponto como separador de milhar. Para datas, escolha o formato DMA.

Passo 4: conferir antes de usar

Teste ÉNÚM em cada linha da coluna convertida. VERDADEIRO indica número, e FALSO aponta a célula que ainda precisa de ajuste. Depois, compare o total da coluna com o total impresso no PDF. Em PDF escaneado, o OCR pode trocar caracteres parecidos, como 0 e O (veja PDF escaneado no Excel: 0 virou O), e um valor errado continua parecendo um número. Por isso o total precisa ser conferido com o documento original em mãos. Em PDF digital, o Excel também importa a tabela direto, e o comparativo entre Obter Dados e conversor online mostra quando cada um compensa.

O que não converter

CPF, CNPJ, número de conta e código com zero à esquerda devem continuar como texto. Converter esses campos em número apaga os zeros à esquerda e muda a formatação. Se você corrige colunas à mão, deixe essas de fora, mesmo que o triângulo verde apareça nelas.

Quando a tabela inteira sai desalinhada, e não só os números, o problema é de separação de colunas, e o guia tabela desconfigurada ao converter para Excel cobre esse caso. Para o caminho contrário, em que a planilha vira PDF, veja o que o PDF guarda de uma planilha; para exportar a tabela como arquivo de texto, PDF para CSV. Para extratos, a conversão de extrato bancário mostra o passo a passo completo.