PDF para Google Planilhas: levar a tabela sem digitar

O Google Planilhas não abre um PDF diretamente, mas há dois caminhos que funcionam. Você pode abrir o PDF no Google Docs, copiar a tabela e colar na planilha, ou converter o PDF para XLSX e importar pelo menu Arquivo > Importar. O segundo costuma dar colunas mais limpas quando a tabela tem linhas bem definidas.

Caminho 1: pelo Google Docs

1. No Google Drive, clique com o botão direito no PDF e escolha Abrir com > Google Docs.
2. No Docs, selecione a tabela, copie e cole na planilha.
3. Na planilha, use Colar especial > Somente valores para não trazer a formatação do documento.
4. Confira as células e ajuste as colunas uma a uma.

Em versões recentes, o Docs também reconhece o texto de PDF escaneado. A qualidade depende da digitalização, e uma tabela de imagem sai com mais erros que uma tabela de texto. Confira cada célula antes de usar.

Caminho 2: converter e importar

1. Converta o PDF com o PDF para Excel. Cada página vira uma aba, e as tabelas vêm em colunas.
2. No Google Planilhas, vá em Arquivo > Importar e envie o arquivo convertido.
3. Escolha Inserir nova planilha, para não perder o que já existe na sua conta.
4. Se a importação trouxer as abas separadas, copie só as que interessam para a planilha final.

Qual caminho usar

Limpar as colunas e os números

Quando a tabela chega com nome e valor juntos (e os números viram texto, como em números do PDF viram texto no Excel), use Dados > Dividir texto em colunas e escolha o separador. Depois, selecione as colunas de valor e aplique o formato de número, para que somas e filtros funcionem. Valores com R$ precisam do formato de moeda ou de número, não de texto.

Acentos trocados aparecem quando a tabela passa por CSV, e PDF para CSV: separador, decimais e acentos trata disso. Se um CSV mostrar letras estranhas, o arquivo provavelmente não está em UTF-8. O guia CSV ou XLSX: o que se perde em fórmulas, formatação e acentos explica a diferença, e o XLSX evita o problema porque guarda o tipo de cada célula.

Quando a cópia não basta

Colar a tabela é um retrato do momento: se o PDF mudar, a planilha não acompanha. A importação também não atualiza sozinha. Para um relatório que volta todo mês, guarde o arquivo convertido com a data no nome e refaça a importação quando o documento mudar.

Cuidado também com códigos que começam com zero, como um número de cadastro ou de matrícula. Ao colar, o Google Planilhas transforma o valor em número e apaga os zeros da frente. Defina a coluna como texto antes de colar, ou a conferência só vai acontecer quando o código não bater com o cadastro. No Numbers, do Mac e do iPad, o cuidado com os zeros e as colunas é o mesmo, como em tabela de PDF para o Numbers no Mac e no iPad.

Células mescladas no PDF, como um título que ocupa várias colunas, chegam à planilha como uma célula só na primeira coluna, com as outras vazias. Desfaça a mesclagem pelo menu de formato antes de usar as colunas em fórmulas, ou elas vão ficar desalinhadas.

Antes de dar a planilha por pronta, filtre a coluna de valores e confira se há linhas em branco ou subtotais no meio da tabela. Um subtotal copiado do relatório entra na soma duas vezes se a fórmula de total pegar a coluna inteira, e o erro só aparece quando alguém confere o número com o original.

Quando o PDF é escaneado

Uma tabela escaneada precisa do OCR antes de qualquer caminho. Sem o texto reconhecido, a planilha vai ficar vazia ou com lixo de imagem. Faça o OCR de PDF, confira alguns valores contra o original e só depois converta. Para o caso geral de planilhas do Drive, o guia exportar Google Sheets em PDF numa página trata do caminho contrário.