Importar tabela de PDF no Excel com Power Query, passo a passo
Como trazer uma tabela de PDF para o Excel pelo menu Obter Dados de PDF, escolher a tabela certa, atualizar depois e o que fazer quando o PDF é escaneado.
No Excel para Windows, em versões recentes do Microsoft 365, vá em Dados > Obter Dados > De Arquivo > De PDF, escolha o arquivo e marque a tabela na lista de tabelas e páginas encontradas. Clique em Carregar ou Transformar Dados. O Power Query guarda o caminho do arquivo e atualiza a tabela quando o PDF muda. Funciona com PDF de texto; escaneado não aparece.
Passo a passo
- Abra uma planilha em branco e vá em Dados > Obter Dados > De Arquivo > De PDF.
- Escolha o PDF no seu computador e confirme.
- Na janela do navegador, veja as tabelas e as páginas que o Excel encontrou. Clique em cada uma para pré-visualizar.
- Marque a tabela certa e clique em Transformar Dados para limpar antes de carregar.
- Na etapa de transformação, use a primeira linha como cabeçalho e remova as linhas que se repetem.
- Clique em Fechar e Carregar. A tabela entra numa aba nova.
Escolher a tabela certa
O navegador do Power Query lista cada tabela que encontrou, com um nome do tipo Tabela001 e o número da página. Um PDF com muitas tabelas mostra várias opções, e a prévia é o que decide. Confira se as colunas estão separadas corretamente antes de carregar. Uma tabela que mistura duas colunas numa só deve ser ajustada na transformação, ou convertida fora do Excel (veja PDF para CSV: tabela sem bordas e separador).
Atualizar quando o PDF muda
Depois de carregada, a tabela pode ser atualizada com Dados > Atualizar Tudo. A atualização só funciona se o novo PDF tiver o mesmo layout: a mesma ordem de colunas e o mesmo cabeçalho. Um relatório mensal que muda de formato precisa de uma consulta nova, não de uma atualização.
Carregar ou transformar
Ao escolher a tabela, o Excel oferece duas saídas. Carregar coloca a tabela na planilha como ela veio, e serve quando o PDF já chega limpo. Transformar Dados abre o editor do Power Query, onde você remove linhas, renomeia colunas, define o tipo de cada coluna (o guia números do PDF viram texto no Excel explica o caso da vírgula) e divide textos. Em extratos e relatórios, a transformação quase sempre é necessária, porque a primeira linha costuma ser o título do documento, e não o cabeçalho da tabela; quem vai levar o extrato a um sistema que importa OFX encontra o caminho em OFX e PDF: por que o extrato em PDF não vira OFX sozinho.
Cada passo da transformação fica registrado na consulta, na ordem em que foi feito. Na atualização, esses passos são reaplicados ao PDF novo. Por isso vale a pena transformar uma vez, com cuidado, e depois só atualizar.
Quando não funciona
| Sintoma | Causa provável | Saída |
|---|---|---|
| Navegador vazio ou sem tabela | PDF escaneado, sem texto | Fazer OCR antes de importar |
| Colunas misturadas | Tabela sem linhas visíveis | Converter com PDF para Excel |
| Valores com separador trocado | Tipo de dado e região não batem | Definir o tipo na transformação |
| Cabeçalho repetido a cada página | Quebra de página no PDF | Remover as linhas repetidas |
Quando converter fora do Excel é mais fácil
Se o PDF tem várias tabelas, colunas irregulares ou valores com R$, o caminho mais curto é converter primeiro. O PDF para Excel do AjustaPDF coloca cada página numa aba e separa as tabelas em colunas. Valores como 1.240,50, R$ 980,00 e 11,7% viram números de verdade, então somas e filtros funcionam logo. O guia tabela de PDF para Excel: o que converte bem e o que quebra mostra os casos em que a conversão falha.
Se a tabela já veio desalinhada, o guia tabela desconfigurada de PDF para Excel explica como corrigir as colunas depois de importar.
Quando o PDF é escaneado
O Power Query lê o texto do PDF, e não a imagem da página. Um extrato digitalizado com o OCR feito antes entra normalmente. Sem OCR, a tabela nunca aparece, e a saída é o OCR de PDF antes de importar.
Perguntas frequentes
O Power Query não mostra a tabela do meu extrato em PDF, por quê?
Em geral, o extrato é escaneado ou a tabela não tem linhas definidas, e o Power Query pode não reconhecê-la ou juntar colunas. Faça o OCR do arquivo e tente de novo. Se a tabela continuar fora do lugar, converta o extrato com o PDF para Excel, que separa as colunas antes de você abrir a planilha.
Depois de importar, a tabela do PDF atualiza sozinha quando troco o arquivo?
Atualiza se o novo PDF tiver o mesmo nome, no mesmo lugar, e o mesmo layout de tabela. Depois, vá em Dados e escolha Atualizar Tudo. Se o arquivo mudou de pasta ou de nome, ajuste a origem da consulta em Consultas e Conexões antes.
Por que os valores em reais do PDF viram texto no Excel?
Quando a coluna está como texto, o Excel não soma nem filtra. Na etapa de transformação do Power Query, defina o tipo da coluna como número decimal, com a configuração regional em português do Brasil, para que 1.240,50 seja lido como mil duzentos e quarenta reais e cinquenta centavos.
Posso importar PDF no Excel pelo Mac com a mesma opção?
O conector de PDF do Power Query é um recurso do Excel para Windows em versões recentes do Microsoft 365; no Mac, confira se a sua versão traz essa opção em Dados. Se não trouxer, use a conversão de PDF para Excel, que gera a planilha pronta e funciona em qualquer sistema.