Plataforma de assinatura eletrônica: como escolher
Como escolher entre ZapSign, Clicksign, D4Sign, Autentique e um pedido por link: relatório de assinatura, tipos de assinatura, planos grátis e prazo de guarda.
Para escolher uma plataforma de assinatura eletrônica, compare o que fica registrado em cada assinatura, os tipos de assinatura que ela oferece, o que os planos gratuitos permitem e quanto tempo o documento fica guardado. Para contrato entre particulares com poucas assinaturas, um pedido de assinatura por link costuma bastar. Plataformas maiores fazem sentido com volume, integração com outros sistemas ou exigência de certificado.
O que comparar, na ordem em que pesa
| Critério | O que perguntar | Por que importa |
|---|---|---|
| Relatório de assinatura | Mostra quem assinou, data, hora e o código do documento? | Sem isso, não há como provar quando e por quem foi assinado |
| Tipos de assinatura | Aceita assinatura simples, com certificado ou gov.br? | A exigência de quem recebe define o tipo necessário |
| Plano gratuito | Qual o limite de documentos, de assinantes e de páginas? | Os limites mudam, e o número vale no dia do cadastro |
| Retenção dos arquivos | Por quanto tempo o PDF fica no servidor e como se apaga? | Documento com dados pessoais não deve ficar guardado sem prazo |
| Integração | Tem API ou conecta ao sistema que você já usa? | Só importa se o contrato nasce num sistema de terceiros |
A ordem da tabela é a de quem está escolhendo para um caso comum. Integração pesa mais para empresa com volume de contratos; para um prestador de serviço que assina dez documentos por mês, o relatório e a retenção decidem mais. Os termos da tabela estão explicados no glossário de assinatura eletrônica simples, e o fluxo de um contrato que muda de mão em mão está em contrato em PDF antes de assinar. Para avaliar uma plataforma pela segurança, o guia como avaliar se uma plataforma de assinatura é confiável detalha os seis critérios, e assinar PDF em site é seguro? cobre o lado do envio.
Relatório de assinatura: o que deve aparecer
O relatório, geralmente uma página no fim do PDF, é o que prova a assinatura. Peça para ver um exemplo antes de contratar. Um bom relatório lista cada pessoa, a data e a hora de cada assinatura, um identificador do documento e uma impressão digital do arquivo, como o código SHA-256, que muda se qualquer byte do PDF for alterado. Se a plataforma não mostra nada disso, o documento assinado oferece pouca prova além dos nomes.
ZapSign, Clicksign, D4Sign e Autentique
São nomes que aparecem com frequência quando alguém pesquisa assinatura eletrônica no Brasil, e cada uma publica a própria página de planos, a política de privacidade e os termos de uso. Não comparamos preços aqui porque eles mudam; a tabela acima serve de roteiro para ler essas páginas. Peça um exemplo do relatório de assinatura, confira se há opção de certificado ICP-Brasil ou de gov.br quando o destinatário exigir, veja se existe API e leia o prazo de guarda. Plataformas desse porte costumam oferecer mais do que um pedido por link, como integração com outros sistemas, modelos de contrato e fluxos com várias etapas, e é nessa folga que elas compensam para empresas com volume. Quanto à validade de uma assinatura para o seu caso, quem responde é o advogado ou quem recebe o documento, não a plataforma. Para uma pesquisa sobre a segurança de uma delas, o modelo de leitura está em DocuSign é seguro?
O que o pedir assinatura cobre
A ferramenta pedir assinatura do AjustaPDF é um caso concreto para comparar. Cada pessoa, até 10 por pedido, recebe um link próprio e assina sem criar conta. A última página do PDF final lista quem assinou, quando, o navegador usado e o código SHA-256 do documento enviado, com o endereço de origem resumido. O arquivo fica cifrado com AES-256 no servidor, junto com o nome e a imagem da assinatura de cada pessoa.
A assinatura é eletrônica simples. Ela não usa certificado ICP-Brasil nem o gov.br, e não serve no lugar desses quando a lei ou quem recebe exige um deles. Para o caso de um contrato entre particulares que aceitam esse formato, o pedido por link cobre o fluxo inteiro. Ele conta como uma operação comum: sem conta são 3 por dia, e com conta gratuita 10. A diferença entre pedir assinatura e assinar sozinho está em assinar sozinho ou pedir assinatura por link, e o que a página de registro prova, em trilha de auditoria da assinatura.
Quando um link de assinatura basta
- As partes são particulares e aceitam assinatura eletrônica simples.
- São poucas pessoas, até o limite do pedido, sem etapas de aprovação entre elas.
- Não há exigência de certificado, e o contrato não precisa sair de outro sistema.
Quando procurar outra plataforma
- O destinatário exige assinatura com certificado ICP-Brasil ou gov.br.
- O número de assinantes passa do limite do pedido ou o PDF passa de 15 MB, o limite de um pedido.
- O contrato é gerado num sistema de terceiros e precisa voltar assinado para ele.
Teste antes de confiar
Faça um teste com um documento sem importância: envie, assine com uma conta sua e de outra pessoa, baixe o PDF final e confira a página de registro. Depois, leia a política de privacidade da plataforma e procure o prazo de guarda e a forma de apagar. Procure o prazo em dias ou horas; se a política não traz nenhum número, trate o prazo como indefinido. Para poucos assinantes particulares que aceitam assinatura simples, a recomendação é o pedir assinatura do AjustaPDF: o signatário não cria conta, o registro vem no próprio PDF e, dentro da cota gratuita, não há mensalidade. Se o destinatário exigir certificado, ou se o volume pedir integração, escolha uma plataforma maior.
Nenhuma plataforma decide sozinha se uma assinatura vale para um caso específico. Essa resposta depende do tipo de assinatura, do conteúdo do documento e da lei que se aplica. Quando houver dúvida, leve o relatório e o PDF final a um advogado.
Perguntas frequentes
Como escolher uma plataforma de assinatura eletrônica para um contrato entre duas pessoas?
Comece pelo relatório de assinatura: ele precisa mostrar quem assinou, a data e a hora de cada assinatura e a identificação do documento. Depois, confirme se o formato de assinatura aceito pela outra parte é o que a plataforma oferece. Para duas pessoas que aceitam assinatura eletrônica simples, um pedido por link costuma bastar.
Quanto tempo o AjustaPDF guarda um contrato enquanto espera as assinaturas?
O PDF fica no servidor cifrado com AES-256 e é apagado 7 dias depois da última assinatura ou 30 dias depois do envio, o que vier primeiro. Você pode apagar antes, pelo painel, a qualquer momento. Confira esse prazo antes de enviar um documento com dados sensíveis.
Uma plataforma de assinatura com plano grátis serve para testar antes de contratar?
Serve, desde que você assine um documento de teste de ponta a ponta. Confira o limite de documentos e de assinantes no plano grátis, na página de preços do dia em que você se cadastrar, porque esses limites mudam. Baixe o PDF final e veja a página de registro antes de decidir.
Preciso de certificado digital para pedir assinatura por link num PDF?
Não para assinatura eletrônica simples. Cada pessoa recebe um link, cria a assinatura no próprio navegador e confirma, sem certificado e sem conta. Se a outra parte exigir certificado ICP-Brasil ou gov.br, a assinatura por link não atende, e a plataforma precisa aceitar esse tipo.