Assinatura eletrônica grátis: quais opções valem o custo zero

Há opções gratuitas para coletar assinaturas, mas “grátis” pode significar três coisas: a assinatura de quem assina não custa nada, o envio do pedido não custa nada, ou o arquivo fica guardado sem cobrança. Uma opção pode ser grátis em uma dessas partes e paga em outra. Antes de escolher, descubra qual delas importa para o seu documento.

O que “grátis” costuma significar

Quase sempre, o custo está num de três lugares. O primeiro é quem assina: a assinatura gov.br e a assinatura desenhada no leitor, em geral, não cobram do signatário. O segundo é quem pede: plataformas comerciais cobram planos, e outras ferramentas limitam o número de pedidos ou de pessoas. O terceiro é a guarda do arquivo: alguns serviços mantêm o documento por tempo indeterminado e cobram para apagar, enquanto outros apagam em prazo fixo. Sobre uma plataforma grande, veja DocuSign é seguro e vale no Brasil. Para escolher entre as opções, veja DocuSign, gov.br ou assinatura por link: qual vale.

Para um contrato de poucas páginas com duas ou três pessoas, a diferença de custo quase não aparece. Ela aparece quando o documento tem muitas assinaturas, guarda longa ou exigência de registro específico.

Quatro caminhos gratuitos, comparados

A tabela não traz preços, porque eles mudam. Confira a página do serviço antes de contar com um caminho para um prazo, e teste com um documento de exemplo quando for a primeira vez.

Assinar à mão, digitalizar e enviar

É a opção mais antiga e não custa nada além de papel. Imprima a página de assinatura, assine com caneta, escaneie ou fotografe e junte ao PDF. Funciona para muitos contratos entre particulares que aceitam esse formato, mas não tem registro de data e hora de cada assinatura. Se você precisa dessa informação, combine com a outra parte que ela enviará o arquivo com a data no corpo do documento.

Para a foto, use a ferramenta de escanear documento ou um app do celular, para que a página fique reta e legível. Uma assinatura colada como imagem tem uma validade diferente da assinatura digital, e o guia sobre assinatura colada como imagem explica o que isso significa na prática. Quem pensa em usar o gov.br encontra em assinatura gov.br ou ICP-Brasil a diferença entre os níveis da Lei 14.063/2020.

Assinatura desenhada no leitor

Leitores de PDF modernos permitem desenhar, digitar ou inserir uma assinatura na página. Esse caminho não envia o arquivo a ninguém, e serve bem quando você assina um documento seu antes de mandar. O recurso aparece como “preencher e assinar” ou “marcação” e varia de programa para programa. Ele não cria registro de quem assinou, porque é um ato de uma pessoa só.

Se você quer pôr a sua assinatura num PDF que vai para outra pessoa, o assinar PDF posiciona a assinatura onde você quiser, numa página ou em todas. Isso é diferente de pedir a assinatura de outra pessoa.

Como funciona um pedido por link

1. Envie o PDF e informe quem assina. Cada pessoa recebe um link só dela, e o limite é de até 10 signatários por pedido.
2. Marque na página onde fica a assinatura de cada um, e se quiser também a data e o nome.
3. Mande cada link pelo canal que preferir. O link é pessoal, e não deve ser repassado.
4. Acompanhe no painel quem abriu, quem assinou e quando. Guarde o link do painel, porque ele não fica salvo em outro lugar.
5. Quando todos assinarem, o PDF final sai com a página de registro, que lista cada pessoa, a data e hora da assinatura, o navegador usado e o código SHA-256 do documento enviado.

A ferramenta de pedir assinatura faz esse fluxo do começo ao fim. Ela não é uma assinatura ICP-Brasil, e por isso não serve quando o destino exige certificado. O guia sobre contrato em PDF antes de assinar cobre como montar o arquivo final antes de mandar para as partes. Para casos com várias assinaturas, veja o exemplo do contrato de locação e o do termo de estágio com três assinaturas.

O que acontece com o arquivo no meio do caminho

Esse é o ponto que costuma passar despercebido. Um pedido de assinatura precisa que o PDF fique guardado até todos assinarem, diferente das outras ferramentas, que apagam o arquivo logo depois do resultado. No AjustaPDF, o PDF fica cifrado com AES-256, junto com o nome de cada pessoa e a imagem da assinatura, e é apagado 7 dias depois da última assinatura ou 30 dias depois do envio, o que vier primeiro. O painel também permite apagar tudo antes, quando quiser.

Se o documento tem dado pessoal sensível, confira essa janela antes de enviar. Um pedido de assinatura de dez pessoas por um mês é diferente de um recibo que sai e some em minutos.

Quando pagar compensa

Se você assina documentos toda semana, com muitas pessoas e prazo de guarda que precisa ser controlado, um plano pago se justifica pela organização. Para um contrato por ano, o plano mais simples costuma bastar; os limites de cada plano estão em preços. A decisão é de volume e de exigência, não de preço isolado, e a exigência de quem vai receber o documento vem antes de tudo. Antes de enviar um contrato a qualquer site, veja o que checar em assinar PDF em site é seguro.

Resumindo, para colher assinaturas de até 10 pessoas num contrato entre particulares, a nossa recomendação é o pedido de assinatura do AjustaPDF: grátis, sem cadastro de quem assina, em português e com o PDF cifrado só pelo tempo necessário. Se o destino exige certificado ICP-Brasil ou gov.br, use essas assinaturas.