Contrato de locação com várias assinaturas: como colher em PDF

Para colher assinaturas de um contrato de locação com várias partes, feche a versão final e envie o PDF por um pedido de assinatura. Cada pessoa recebe um link próprio e assina pelo navegador. O registro de quem assinou e quando fica na última página. A forma aceita pelo proprietário e pelo cartório define se a assinatura simples basta.

Quem assina um contrato de locação

A lista depende do contrato e da região. Em geral aparecem o locador, ou quem o representa, o locatário, o fiador ou os fiadores e as testemunhas. Se as testemunhas são mesmo necessárias, veja contrato assinado digitalmente precisa de testemunhas?. Se o imóvel pertence a um casal, o contrato pode pedir a assinatura dos dois. Se a imobiliária administra o imóvel, ela assina como representante, e vale conferir se os poderes de representação estão escritos no contrato ou em documento anexo.

Antes de montar o pedido, escreva a lista de quem assina, em que página e em que ordem. Essa lista vira o número de assinantes no sistema, e vale conferir cada campo na página antes de criar o pedido.

Feche a versão antes de mandar

Um reajuste anual previsto no contrato não pede contrato novo, e sim a carta descrita em carta de reajuste do aluguel. Depois de qualquer ajuste de valor, prazo ou garantia, gere uma versão nova do contrato e não reaproveite a anterior com assinaturas parciais. Compare a versão negociada com a versão final usando comparar PDF: o relatório mostra palavra por palavra o que mudou, com a página de cada mudança. Se alguém editar o PDF depois de assinado, a prova de integridade se perde: veja assinatura inválida depois de editar. Se o contrato saiu de um editor de texto, converta as duas versões para PDF com o mesmo processo, para que a formatação não apareça como alteração. O mesmo fluxo vale para contrato de prestação de serviço: como mandar para o cliente assinar.

Um cuidado simples evita a maior parte dos problemas: nomeie o arquivo com a data e o número da versão, como contrato-locacao-v4-2026-10-20, e confira no rodapé do próprio contrato se o número bate com o nome do arquivo. A versão que todos assinam é a que está no pedido, e não a que alguém lembra de ter mandado. Para o termo de uma clínica, que o paciente assina pelo link, veja termo de consentimento assinado pelo paciente em PDF.

Pedido de assinatura com campos por pessoa

Na ferramenta de pedir assinatura, cada pessoa tem o próprio conjunto de campos: assinatura, data e nome. Você posiciona cada campo sobre a página onde a pessoa assina, como a última página das cláusulas e a página de anexos. O pedido aceita até 10 pessoas.

Cada pessoa abre o link dela, lê o contrato, cria a assinatura no navegador e confirma. Não precisa de conta. O link é a chave: não mande o do fiador para o locatário, nem o contrário. Se for preciso reenviar, use o link da pessoa certa, e não crie outro pedido para a mesma assinatura.

A ordem de assinatura não é automática

Os links podem ser enviados juntos, e cada pessoa assina quando quiser. Se o contrato exige que o fiador assine depois do locatário, combine essa ordem por fora da ferramenta: envie o link do fiador só quando a etapa anterior estiver concluída. O painel mostra quem abriu, quem assinou e quando, então você acompanha o andamento sem perguntar a cada um. Para um empréstimo gratuito em vez de aluguel, veja contrato de comodato em PDF.

Prazo de guarda e o arquivo final

Diferente das outras ferramentas, o PDF fica guardado no servidor até a última assinatura, cifrado com AES de 256 bits, junto com o nome e a imagem da assinatura de cada pessoa. Ele é apagado 7 dias depois da última assinatura ou 30 dias depois do envio, o que vier primeiro. Baixe o PDF final assim que a última assinatura entrar e guarde o arquivo junto com o contrato no seu sistema. Pelo painel, você pode apagar tudo antes, mas o arquivo não volta depois de apagado.

O que o registro prova e o que não prova

A última página do PDF lista cada pessoa, a data e a hora da assinatura, o endereço de origem com o último número oculto, o navegador usado e o código SHA-256 do documento enviado. Isso mostra quem confirmou e quando, e que o arquivo não mudou depois. Não é certificado ICP-Brasil nem assinatura pelo gov.br. A diferença entre os dois tipos está no guia sobre assinatura gov.br e ICP-Brasil.

Para um contrato que precisa de firma reconhecida ou de registro em cartório, pergunte antes de colher a assinatura qual formato o cartório aceita. Não presuma que a assinatura simples basta só porque as partes concordaram.

O que pode dar errado

• Assinatura sobre versão errada. Feche o PDF antes de criar o pedido. Se houver mudança depois, o correto é um pedido novo, e não um arquivo substituído no meio do caminho.
• Link no destinatário errado. Confira o nome e o contato de cada assinante antes de mandar o link, porque quem recebe pode assinar.
• Arquivo não baixado. O prazo corre contra você. Baixe o PDF final e guarde o registro no mesmo dia em que a última assinatura entrar.

Para a montagem do contrato com anexos antes de assinar, o guia contrato em PDF antes de assinar mostra a ordem de juntar e conferir. Sobre a validade de uma assinatura desenhada, o guia sobre assinatura colada como imagem reúne os pontos que costumam gerar dúvida, e a lista de documentos que o inquilino reúne está em documentos do contrato de aluguel.