Contrato de prestação de serviço: como mandar para o cliente assinar

Para mandar um contrato de prestação de serviço para o cliente assinar, feche o texto, exporte um PDF sem senha, marque onde cada parte assina, data e nome, e envie um link individual para cada uma. Quando as duas assinaturas estiverem feitas, baixe o PDF final com a última página de registro.

Assinar você mesmo ou pedir a assinatura do cliente

Há duas situações parecidas e que se confundem. Na primeira, você só quer deixar o contrato com a sua assinatura e enviá-lo pronto. Na segunda, precisa que o cliente assine de volta e quer um registro de quem assinou e quando. A tabela separa as duas.

O assinar PDF serve para o seu lado do documento. O pedido de assinatura serve quando a outra parte também precisa assinar e você quer provar depois que ela assinou aquela versão. Para um contrato com duas partes, o caminho normal é o segundo.

O que fechar antes de enviar

A maior parte dos problemas com contrato assinado por link começa antes do envio. O PDF precisa ser a versão final, não um rascunho com comentários. Apague as anotações, aceite ou recuse as alterações do Word e confirme que o nome das partes, o CPF ou CNPJ, o objeto e o valor estão iguais em todas as páginas.

• Corpo do contrato. Objeto, prazo, valor, forma de pagamento, rescisão e foro. Se algum item mudar depois, ele precisa de um aditivo, não de uma edição. Para um contrato de DJ, com rider técnico e multa por cancelamento, veja contrato de DJ para festa em PDF.
• Anexos. Proposta, cronograma ou escopo técnico entram no mesmo arquivo se forem parte do contrato. Junte tudo antes de mandar; depois da assinatura não dá para acrescentar página sem refazer o pedido. Quando o escopo nasce de um briefing respondido pelo cliente, o guia de briefing de social media em PDF para o cliente mostra como arquivar a versão enviada e a respondida.
• Data de referência. Escreva a data de início do serviço no texto, para que a data de assinatura não seja a única referência.

Se o contrato tem mais de um arquivo, junte-os com juntar PDF e confira página a página. O guia de juntar PDFs mostra a ordem das páginas e o que a junção deixa de fora.

Passo a passo no pedido de assinatura

1. Envie o PDF final na ferramenta de pedir assinatura. Ele precisa estar sem senha.
2. Cadastre as partes com nome e, se quiser, e-mail. Cada campo de assinatura fica ligado a uma dessas pessoas, então cadastre todas antes de marcar a página.
3. Marque os campos. Em cada parte, ponha assinatura, data e nome. Para data, use o campo de data, que grava dia, mês e ano em texto.
4. Confira a última página do contrato e as páginas com campos. Um campo fora do lugar pode cair em cima de uma cláusula.
5. Mande o link de cada parte pelo canal que você já usa com o cliente, em mensagens separadas se possível.
6. Acompanhe o painel e baixe o PDF final quando as duas assinaturas estiverem registradas.

O que a última página prova

A última página do PDF final lista cada pessoa, a data e a hora em que assinou, o endereço de origem com o último número escondido, o navegador usado e o código SHA-256 do documento enviado. O código serve para conferir que o arquivo que você tem é o mesmo que foi assinado: basta calcular o SHA-256 do PDF que você guardou e comparar com o registro.

Essa conferência é o que dá valor ao registro em uma discussão; o guia contrato em PDF antes de assinar mostra como fechar o arquivo antes. Ele não é um certificado ICP-Brasil e não substitui uma assinatura qualificada, mas mostra quem assinou, quando e qual versão foi enviada. Para o caso em que a lei ou o cliente exigem outra forma, o guia sobre gov.br e ICP-Brasil explica a diferença sem jargão.

Quando o cliente não assina

Se a parte recusar pelo link, o pedido é encerrado e o painel mostra quem recusou e o motivo, se a pessoa escreveu um. As assinaturas já feitas continuam no PDF que o painel baixa, até o pedido ser apagado. Isso significa que um contrato parcialmente assinado não vira um documento novo sozinho: você precisa montar outro pedido com a versão que as duas partes aceitam.

Um detalhe que muda o resultado: o cliente pode querer alterar uma cláusula antes de assinar. Nesse caso, a alteração deve ser feita no seu arquivo de origem, em outra versão, e o pedido deve começar de novo. Mandar um PDF editado por cima de outro é o caminho que mais gera dúvida depois.

Para os dados que ficam no contrato, lembre que o cliente também é titular de dados pessoais. Guarde o PDF final no seu arquivo, com controle de acesso, e não o deixe em pastas compartilhadas sem necessidade. O AjustaPDF cuida do processamento e do registro; a guarda de longo prazo do contrato continua sendo sua responsabilidade.