Termo de consentimento assinado pelo paciente em PDF

Para colher o termo de consentimento assinado pelo paciente em PDF, monte o documento com campos de assinatura, data e nome, envie um link individual para cada pessoa e baixe o arquivo com o registro de assinaturas quando todos tiverem assinado. O paciente não precisa criar conta.

O que o termo precisa mostrar antes da assinatura

Um termo de consentimento só funciona se a pessoa sabe exatamente o que está aceitando. Em geral o texto identifica o paciente e o profissional, descreve o procedimento ou a pesquisa, lista os riscos conhecidos, cita as alternativas e deixa claro que a pessoa pode recusar ou desistir. A data do modelo e a versão do texto também ajudam: se o modelo mudar, você sabe qual versão cada paciente assinou. A mesma lógica vale para o termo de uso de imagem de clientes e pacientes, com modelo, assinatura pelo celular e nome padronizado em termo de uso de imagem em PDF.

O ponto prático é este: o PDF que vai para assinatura precisa estar fechado. Se você corrige uma palavra depois que alguém assinou, o registro passa a descrever um documento diferente do que a pessoa leu. Revise o texto, gere o arquivo final e só então coloque os campos.

Passo a passo para colher a assinatura

1. Feche o texto e gere o PDF final sem campos de assinatura, com a versão do modelo no rodapé.
2. Abra o pedido em pedir assinatura e envie o arquivo. Ele precisa estar em PDF, sem senha.
3. Cadastre quem assina. O paciente entra como uma pessoa; se houver responsável legal, ele é outra. O pedido aceita até 10 pessoas.
4. Marque os campos na página certa. Para cada pessoa, ponha assinatura, data e nome. Confira na pré-visualização se o campo caiu na linha de assinatura e não em cima do texto.
5. Envie o link de cada pessoa. Ele abre no navegador do celular ou do computador, mostra o documento, deixa a pessoa desenhar a assinatura e pede confirmação.
6. Acompanhe pelo painel. Ele mostra quem abriu, quem assinou e quando. Não é preciso reenviar nada se alguém só demorou.
7. Baixe o PDF final quando todas as assinaturas estiverem feitas e arquive-o no prontuário ou na pasta do paciente.

Quando o pedido tem todas as assinaturas, a última página do PDF lista cada pessoa, a data e a hora em que assinou, o endereço de origem com o último número escondido e o navegador usado. Essa página é o registro que você vai mostrar se alguém perguntar como a assinatura foi colhida.

Assinatura simples ou qualificada: qual usar

A escolha depende de quem exige o documento. A tabela compara o caminho do link com a assinatura feita por certificado ou gov.br, que é o que a instituição costuma pedir quando a norma exige algo mais forte.

Se a dúvida é entre as duas, leia assinatura gov.br vale como ICP-Brasil e pergunte à instituição ou ao conselho antes de colher as assinaturas. Refazer a coleta com outro método depois é mais trabalhoso do que perguntar antes. Para o caso de assinatura feita por certificado, o guia sobre PDF assinado digitalmente explica por que esse arquivo não pode ser editado depois.

Onde o arquivo fica enquanto espera as assinaturas

Diferente de uma ferramenta que processa e apaga, o pedido de assinatura precisa esperar que todos assinem. Por isso o PDF fica no servidor cifrado com AES-256, junto com o nome de cada pessoa e a imagem da assinatura dela. O prazo de apagamento é 7 dias depois da última assinatura ou 30 dias depois do envio, o que vier primeiro. Pelo painel, você pode apagar tudo antes, quando quiser.

Para enviar laudos e exames ao paciente com senha, veja laudo médico em PDF com senha: como enviar ao paciente. Como o termo tem dados de saúde, trate esse prazo como uma regra da clínica e não como um arquivo de backup. Baixe o PDF final, guarde-o no sistema onde ficam os seus prontuários e registre a data da coleta. Se o volume de termos for alto, converse com o seu responsável jurídico sobre um contrato de tratamento de dados com o fornecedor, que cobre esse uso de forma explícita.

O que pode dar errado

• Link repassado. Se o paciente mandar o link para um familiar, quem recebe pode assinar no lugar dele. Mande o link só para o assinante e oriente sobre isso no primeiro contato.
• Campo fora da linha. Um campo de assinatura posicionado em cima de um parágrafo deixa a assinatura ilegível. Abra o PDF, confira cada página com campos e só então envie.
• Texto mudado depois. Qualquer alteração exige um pedido novo, com nova versão do documento. Não reaproveite o link de um pedido antigo.
• Pedido apagado antes de baixar. Sem o PDF final baixado, o registro some junto com o arquivo. Baixe no mesmo dia em que a última assinatura entrar.

Se o termo precisa ficar impresso com assinatura manuscrita para a sua instituição, esse fluxo não é o caminho (e, para material de orientação que só vai para impressão, como uma cartilha, veja cartilha de orientação para pacientes). Nesse caso, imprima o PDF fechado, colha a assinatura à mão e digitalize a folha com o escaneador de documentos, que endireita a página e monta um PDF A4 legível.

Para o termo de um procedimento estético, com ficha e fotos ou qualquer conteúdo que a clínica já tem em PDF, a regra continua a mesma: feche o texto, confira o registro e guarde a cópia final no lugar onde o prontuário fica. A ferramenta cuida da coleta; a decisão sobre o que o termo diz e por quanto tempo ele vale continua com a clínica e com o conselho.