Termo de estágio com três assinaturas: assinar PDF online

Para colher as três assinaturas de um termo de estágio, gere o PDF final, abra o pedido de assinatura, marque o campo de assinatura, data e nome de cada uma das três partes e envie um link individual para cada pessoa. O documento só fica completo quando o estudante, a empresa e a instituição de ensino tiverem assinado.

Quem assina um termo de estágio

A Lei 11.788/2008, que regula o estágio, exige no art. 3º, II, a celebração de um termo de compromisso entre o estudante, a parte concedente do estágio e a instituição de ensino. É um acordo tripartite: as três partes assumem obrigações ao mesmo tempo, e o termo só fica completo com as três assinaturas. Se o estudante for menor de 18 anos, pergunte à instituição se o responsável legal também precisa assinar. Por isso, a falta de uma delas trava todo o processo, e não só a parte que faltou.

Em muitas empresas, quem assina pela parte concedente é o responsável pelo RH ou um representante legal. Na escola, costuma ser o coordenador de estágio ou o setor responsável, que também pode pedir o comprovante de matrícula: veja declaração de matrícula da faculdade em PDF. Confirme o nome e o cargo de quem assina do lado da empresa e da escola antes de gerar o arquivo, porque o nome aparece no documento. Para um termo em que quem assina é um paciente, veja termo de consentimento assinado pelo paciente em PDF.

Monte o PDF antes de pedir as assinaturas

Feche o texto antes de tudo. Plano de atividades, carga horária, período, valor da bolsa e benefícios precisam estar certos, porque qualquer correção depois exige um arquivo novo e uma nova rodada de assinaturas. Se o termo tem um plano de atividades como anexo (o plano e as atualizações dele têm guia próprio: plano de atividades de estágio em PDF), junte os dois com a ferramenta de juntar PDF antes de colocar os campos. Juntar copia as páginas, as anotações e os campos de formulário, mas deixa de fora marcadores e metadados.

Se o termo veio de um modelo do Word, converta-o com a ferramenta de Word para PDF e abra o resultado. Confira se o cabeçalho da instituição e a numeração das páginas estão corretos.

Quem assina, o que assina e onde fica

Como criar os links de assinatura

1. Envie o PDF final na ferramenta de pedir assinatura e cadastre as três pessoas, com nome e e-mail de cada uma.
2. Marque, no próprio arquivo, o campo de assinatura de cada pessoa na página e no lugar certos. Use campos de data e nome junto com a assinatura, para que o termo tenha identificação completa.
3. Confira a pré-visualização de cada campo. Um campo sobre o texto, e não sobre a linha de assinatura, é o erro mais comum.
4. Gere os links. Cada pessoa recebe o dela, e você envia pelo canal que preferir. Não mande o link de uma pessoa para outra.
5. Acompanhe pelo painel do pedido, que mostra quem já abriu e quem já assinou, e baixe o PDF final quando as três assinaturas estiverem feitas.

O que fica no PDF final e por quanto tempo fica guardado

O PDF final traz uma última página com o registro de quem assinou, a data e a hora de cada assinatura, o navegador usado e o código SHA-256 do documento enviado. O código serve para conferir que as páginas são as mesmas do arquivo que foi para assinatura.

Enquanto as assinaturas não fecham, o arquivo fica no servidor cifrado com AES-256. Ele é apagado 7 dias depois da última assinatura ou 30 dias depois do envio, o que vier primeiro. Antes disso, você pode apagar o pedido pelo painel. Baixe o PDF final e guarde a cópia com o estágio, porque depois do prazo ele não fica disponível. O relatório do estágio, com anexos e assinaturas, tem o seu guia: relatório de estágio em PDF.

Quando a assinatura simples não basta

A assinatura feita pelos links é eletrônica simples: prova quem assinou e quando, com o registro do documento, mas não usa certificado ICP-Brasil. Ela serve para acordos entre particulares que aceitam esse formato. Se a escola ou a empresa exigem o sistema delas, o gov.br ou um certificado digital, esse é o caminho, e o pedido de assinatura não substitui essa exigência. O guia Assinatura gov.br vale como ICP-Brasil? Quando a diferença importa explica a diferença entre os tipos.

Depois que o estágio começa, o termo entra na pasta do estagiário, e o manual de boas-vindas em PDF (manual do estagiário em PDF) costuma seguir junto: veja dossiê do funcionário em PDF e documentos de admissão no RH. Para o contrato de trabalho ou um acordo de outra natureza, o mesmo raciocínio vale. Veja também o guia Contrato em PDF antes de assinar: como montar o arquivo final, que trata da ordem entre montar, assinar e comprimir.