Nota fiscal de devolução em PDF: como juntar com a nota original

Para mandar uma devolução ao fornecedor, junte num PDF só a nota de devolução e a nota original que ela referencia, nessa ordem: original primeiro, devolução depois. Antes de juntar, confirme que a chave de acesso da original aparece na devolução. A nota autorizada é a que vale.

O que é a nota de devolução

É a nota fiscal emitida por quem está devolvendo a mercadoria, com a finalidade de devolução e a referência à nota de venda. Ela pode devolver tudo ou só parte do pedido (o pedido de origem pode ser montado como em pedido de compra em PDF para o fornecedor). Quando quem devolve é pessoa física, sem emitir nota, o procedimento é outro e o contador do fornecedor orienta. O fornecedor precisa dela para conferir o que voltou em relação à venda original, por isso as duas devem chegar juntas e legíveis.

Nota de devolução e nota de venda são documentos separados, com chaves diferentes. Não é preciso dar à devolução o número da original. O elo entre elas é a referência.

O que juntar e em que ordem

1. Localize as duas chaves. Copie os 44 dígitos da original e da devolução. Não as digite de memória.
2. Baixe os dois DANFEs. Pelo sistema de emissão ou pela consulta da chave no portal da SEFAZ (se só tiver o XML, veja como abrir e salvar o DANFE). Se a consulta mostrar a nota como não autorizada, peça a regularização antes de mandar qualquer coisa.
3. Confira a referência. A chave da original precisa estar no DANFE da devolução ou no XML dela. Sem essa referência, o fornecedor não consegue ligar uma à outra.
4. Junte e nomeie. Use a ferramenta de juntar PDF e dê um nome simples, como devolucao-NF-1234, sem acentos.

Juntar não altera as páginas: texto, valores e tabelas ficam como estavam nos arquivos. Se algum DANFE de origem tiver assinatura digital, ela deixa de valer no arquivo juntado, então confira no leitor antes de enviar (o guia sobre juntar PDFs já assinados explica); o glossário mostra a diferença entre assinatura digital e a imagem de uma assinatura.

Devolução parcial e outras situações

Na devolução parcial, cada item devolvido aparece com a quantidade que voltou. Se o pedido tinha cinco peças e voltaram duas, a nota de devolução diz duas. Se a devolução cobre vendas diferentes, confirme com o contador como as referências devem aparecer antes de emitir.

Se a devolução acompanha transporte, o documento de transporte entra no mesmo lote. O guia sobre DACTE e DAMDFE em PDF mostra como juntar esses documentos com o DANFE da carga (e a guia GNRE do ICMS interestadual, quando houver, segue a mesma ordem: veja GNRE em PDF).

Quando falta um documento

Se o fornecedor mandou só uma das notas, peça a chave da que falta antes de montar o arquivo. Com a chave em mãos, a consulta na SEFAZ mostra se a nota existe e está autorizada. Peça também o XML das duas notas quando o contador for lançar a devolução: o PDF mostra o que foi devolvido, e é o XML que o sistema de escrituração lê. Se a nota ou a cobrança chegou só por e-mail, confira no canal oficial antes de pagar, como em fatura falsa por e-mail.

O que pode dar errado

• Chave digitada errada. Um dígito trocado aponta para outra nota. Confira a chave no próprio DANFE antes de consultar.
• Nota não autorizada. Um PDF bonito de uma nota recusada pela SEFAZ não comprova a devolução. Verifique o status antes de mandar.
• Ordem trocada. Devolução antes da venda confunde o conferente. A original sempre vai primeiro.

Onde o AjustaPDF entra

O AjustaPDF junta as duas notas que você já tem e comprime o arquivo se o destino tiver limite de tamanho. Ele não emite a devolução, não consulta a SEFAZ e não verifica se a nota está correta. Os arquivos são apagados assim que a resposta sai do servidor, como está na política de privacidade. Para o que o contador pede sobre XML e DANFE, o guia NF-e para o contador segue o mesmo raciocínio.