Recibo de DCTF ou DMED em PDF: como salvar e organizar para o contador
Como salvar o recibo de entrega da DCTF e da DMED em PDF, juntar por ano com a declaração e proteger com senha antes de mandar ao contador.
O recibo de entrega da DCTF e o da DMED são o comprovante de que a declaração chegou à Receita Federal. Salve cada recibo em PDF no dia do envio, junte os arquivos por ano na ordem do calendário e guarde o conjunto onde o contador consiga achar. Se houver dados fiscais, proteja com senha.
O que o recibo prova e o que ele não prova
O caminho exato depende do programa e do seu caso: a DMED é entregue por programa próprio, e a DCTF, para muitos contribuintes, é feita hoje pela DCTFWeb, no e-CAC. Confira no site da Receita qual se aplica a você. O recibo mostra que a transmissão foi aceita: data, hora, número de controle e o período informado. Ele não mostra o conteúdo declarado. Por isso o contador costuma pedir os dois: o recibo para comprovar o envio e a declaração ou o demonstrativo para conferir os valores. Guardar só um deles deixa uma ponta solta. Se o banco pedir prova de regularidade, quem a dá é outro documento, a certidão negativa da Receita.
Uma declaração retificadora gera um recibo novo. Não substitua o arquivo anterior: mantenha os dois, com nomes que mostrem a ordem, para que dê para ver o que foi enviado em cada momento. O mesmo vale para o recibo da ECD, que prova a entrega do Livro Diário digital e é diferente da cópia em PDF: veja Livro Diário digital e recibo da ECD.
Como salvar o recibo e a declaração
- Salve o recibo logo após transmitir. Se o programa oferece a opção de imprimir ou salvar, escolha salvar. Se só mostra o recibo na tela, use o navegador: Imprimir e depois Salvar como PDF, como no caso do recibo do Imposto de Renda.
- Guarde a declaração no mesmo dia. Dependendo do programa, ela sai como arquivo de transmissão, em formato que não é PDF, ou como relatório em PDF. Guarde o que o programa gerar, sem renomear a extensão.
- Confira a data e o período no arquivo. O período de apuração e o número de controle têm que aparecer no PDF. Se não aparecerem, o recibo salvo está incompleto e vale salvar de novo.
- Nomeie com período e tipo. Algo como 2026_03_DCTF_recibo. Evite acentos e espaços: portais e e-mails às vezes recusam o nome. O guia sobre portal que recusou o PDF pelo nome do arquivo explica o caso.
Como organizar o ano para o contador
| Documento | Quando salvar | Para que serve |
|---|---|---|
| Recibo da DCTF | Logo após transmitir | Prova que a declaração chegou |
| Recibo da DMED | Logo após transmitir | Prova da entrega |
| Declaração ou demonstrativo | No mesmo dia do envio | Conferência dos valores |
| Retificadora e seu recibo | Quando houver | Histórico do que mudou |
Um arquivo por declaração e um PDF anual com todos os recibos costuma bastar. O anual é o que você manda ao contador; os individuais ficam guardados para o caso de ele pedir um específico. Junte na ordem do calendário, do mais antigo para o mais novo. Se a declaração gerou débito pago por DARF, o comprovante da DARF entra no mesmo pacote do ano.
Juntar e proteger sem perder o que importa
Juntar com a ferramenta de juntar PDF copia as páginas, anotações e campos de formulário. Ela não traz marcadores, camadas, rótulos nem metadados do documento de origem. Se o recibo tiver marcadores úteis, mantenha o original ao lado do arquivo juntado.
Se o arquivo tiver CPF ou CNPJ, a senha protege o conteúdo com criptografia AES de 256 bits, o padrão mais forte da especificação PDF. Proteger é o último passo: junte e confira antes, porque as outras ferramentas precisam do arquivo sem senha. A senha vale para abrir o arquivo, em qualquer leitor, e precisa ficar guardada fora dele. Vale ler o que é senha de abertura e como ela difere da senha de permissão antes de escolher.
O que pode dar errado
- Recibo sem o período. Um print da tela cortado perde o cabeçalho. Use a impressão do navegador em vez de captura de tela.
- Arquivo sobrescrito. Salvar a retificadora com o mesmo nome do envio original apaga a versão anterior no seu computador.
- Senha só no e-mail. Se a senha foi para a mesma caixa de entrada que o arquivo, quem tem acesso à caixa tem acesso aos dois.
- Consulta fora do ar. A Receita pode ficar indisponível. Por isso o recibo salvo no dia do envio vale mais do que o que você pretende baixar depois.
Onde o AjustaPDF entra
O AjustaPDF junta, protege e confere o PDF que você já tem. Não consulta a Receita, não envia declaração e não gera recibo. Os arquivos são processados no servidor e apagados assim que a resposta sai, como descreve a política de privacidade.
Perguntas frequentes
Onde baixo o recibo da DMED em PDF para mandar ao contador?
No mesmo lugar em que o programa da DMED gerou o recibo logo após a transmissão, ou depois, pela área de consulta de declarações da Receita, com a sua conta. Se a tela só mostra o recibo, use Imprimir e Salvar como PDF do navegador. O AjustaPDF não acessa a sua conta na Receita: o arquivo precisa estar no seu computador.
O recibo da DCTF pode ser juntado com a declaração num PDF só?
Pode, desde que a declaração esteja em PDF. Junte nesta ordem: recibo de entrega primeiro, depois a declaração ou o demonstrativo. Se a declaração estiver num formato que não é PDF, guarde o arquivo original ao lado do PDF do recibo, sem converter.
Posso proteger com senha o PDF do recibo da DCTF antes de enviar por e-mail?
Pode, com a ferramenta de proteger PDF, que usa criptografia AES de 256 bits. Mande a senha por outro canal, como mensagem no celular, e nunca no mesmo e-mail. Sem a senha o arquivo não abre, e o AjustaPDF não guarda nem recupera a senha.
Se eu perder a senha do PDF do recibo de DMED, dá para recuperar?
Não. A senha não é guardada no site e não existe recuperação de senha. Se o arquivo ficar sem senha conhecida, a saída é baixar o recibo de novo pela Receita, quando a consulta ainda estiver disponível, e gerar um PDF novo.