Documentos de admissão para o RH: montar um PDF só
Como montar os documentos de admissão num PDF só, na ordem que o RH pede, sem recomprimir as páginas, e o que conferir antes de enviar. Passo a passo.
Para montar os documentos de admissão num PDF só, converta cada item da lista do RH em arquivo, numere os arquivos na ordem pedida e junte tudo de uma vez, sem recompressão. O que muda de empresa para empresa é a lista e a forma de envio, então a primeira etapa é confirmar as duas coisas com o setor.
Antes de juntar, confirme a forma de envio
Muitas empresas não querem um PDF único. Algumas pedem cada documento como anexo separado, outras um arquivo só, e algumas usam um sistema próprio em que cada campo recebe um documento. Enviar no formato errado obriga o RH a pedir de novo, e a admissão fica parada.
Pergunte três coisas por escrito: se o envio é em arquivo único ou em anexos, qual o limite de tamanho do sistema ou do e-mail, e se a lista inclui algum documento que precisa ser original. A resposta vale mais do que qualquer modelo genérico, porque cada RH tem a sua regra. Quando quem contrata é uma família, para babá ou cuidador, a lista é outra, e o combinado de rotina e folgas cabe no contrato de babá ou cuidador em PDF.
Quais documentos costumam entrar
A lista exata vem do RH, mas a maior parte das admissões pede documentos pessoais, documentos trabalhistas e comprovantes. A tabela mostra os tipos mais comuns e o cuidado que cada um pede antes de entrar no PDF.
| Tipo de documento | Formato que costuma chegar | Cuidado antes de juntar |
|---|---|---|
| RG e CPF | Foto ou scan, frente e verso | Uma página por lado, sem sombra |
| Carteira de trabalho digital | PDF baixado do aplicativo | Conferir se as páginas estão completas |
| Comprovante de residência | PDF da conta ou do banco | Recente, com nome e endereço legíveis |
| Certidões de nascimento ou casamento | PDF emitido por cartório | Não juntar se tiver assinatura digital |
| Exame admissional | PDF da clínica ou foto | Ver se a foto precisa virar PDF antes |
Passo a passo para montar o arquivo
- Faça a lista na ordem do RH. Escreva os documentos exatamente como o setor escreveu, com um número na frente. Essa lista é o seu gabarito durante toda a montagem.
- Converta o que não é PDF. Fotos de RG, CPF ou comprovantes viram PDF com a ferramenta de imagem para PDF (para o RG, veja RG frente e verso em um PDF). Escolha A4 para a página ficar com tamanho padrão, e confira a orientação antes de seguir.
- Nomeie cada arquivo com o número. Use nomes como “01-rg” e “02-cpf”. Os nomes com acento e espaço podem ser recusados por alguns portais, então evite-os.
- Junte tudo em uma operação. Com o juntar PDF, selecione os arquivos na ordem numerada. Se a seleção sair fora de ordem, refaça antes de gerar o arquivo final.
- Confira o resultado página por página. Abra o PDF final e veja se cada documento começa numa página nova, se nenhum está cortado e se a última página não ficou em branco.
- Guarde os arquivos separados. Mantenha a pasta com os documentos individuais. Se o RH pedir um ajuste, você não precisa refazer tudo.
O que pode dar errado
O erro mais comum é juntar um documento assinado digitalmente com os outros. A junção cria um documento novo e a assinatura de origem deixa de valer no resultado. Isso afeta certidões emitidas por cartório e documentos assinados pelo gov.br. A regra é simples: se o documento tem assinatura digital, envie esse arquivo separado, como ele saiu do emissor. Para entender como esses arquivos se comportam, o guia sobre documentos de cartório e notariado em PDF explica o caso com mais detalhe.
O segundo erro é o tamanho. Um PDF de dez fotos de documento pode passar do limite do e-mail corporativo. Antes de comprimir, veja se a imagem está maior que o necessário, porque uma foto de celular em A4 costuma sair com resolução muito acima do que o RH precisa para ler. Quando comprimir, use o nível médio e confira a leitura de cada documento. Para a carteira de trabalho, o guia carteira de trabalho digital em PDF mostra como baixar o arquivo.
Por fim, confira o nome do arquivo final. Um nome como “admissao final v2 (copia)” é difícil de achar no sistema do RH, e alguns portais recusam nomes com caracteres especiais. Use o nome do candidato e a palavra admissão, sem acentos.
Quando um portal recusa o arquivo
Se o sistema recusar o PDF, a mensagem de erro costuma dizer o motivo: tamanho, formato, nome ou página protegida. Leia com atenção e corrija só o que ela aponta. O guia sobre portal que recusou o PDF lista as causas mais comuns e como corrigir cada uma sem refazer o trabalho inteiro.
Antes de enviar
Peça a forma de envio ao RH, converta as fotos em PDF, nomeie na ordem da lista, junte uma vez e confira cada página. Mantenha os documentos assinados digitalmente separados, e guarde a pasta com os arquivos individuais para qualquer ajuste. Quem organiza o lado da empresa pode ler dossiê do funcionário em PDF e como guardar os currículos recebidos por e-mail.
Perguntas frequentes
Como montar os documentos de admissão num PDF só, na ordem que o RH pede?
Converta cada documento em PDF separado, dê a cada arquivo um número que siga a lista do RH e junte tudo numa única operação, selecionando os arquivos na ordem numerada. As páginas são copiadas sem recompressão, então a leitura dos documentos é preservada.
O RH pediu cada documento em um arquivo separado. Devo juntar mesmo assim?
Não, se a empresa pediu arquivos separados. Nesse caso, nomeie cada um com o nome do documento, sem espaços nem acentos, e envie na ordem da lista. Juntar só faz sentido quando o RH aceita um arquivo único ou quando o sistema de admissão não permite anexos múltiplos.
Juntar a certidão assinada digitalmente com os outros documentos é um erro?
Pode ser. A junção cria um arquivo novo, e a assinatura digital de um dos arquivos de origem deixa de valer no resultado. Se a certidão tem assinatura digital e o RH precisa conferi-la, envie esse arquivo separado, como ele saiu do emissor.
O PDF da admissão ficou grande demais para o portal do RH. O que faço?
Primeiro veja a mensagem de erro e o limite que o portal ou o e-mail informa, porque ele varia por sistema. Se o problema for o tamanho, comprima o arquivo final no nível médio, confira a leitura e só então envie. Se mesmo assim não couber, pergunte ao RH se aceitam dois arquivos.