Portal recusou o PDF? Causas comuns e como corrigir cada uma

Quando um portal recusa o PDF, a mensagem quase sempre aponta uma destas causas: tamanho acima do limite, arquivo protegido por senha, formato fora do padrão exigido, nome de arquivo com caracteres proibidos ou assinatura inválida. Leia o texto do erro, compare com a tabela deste guia e corrija uma causa de cada vez. O limite exato de cada sistema está no edital ou no manual.

Leia a mensagem de erro antes de mexer no arquivo

Portais costumam dizer o motivo, mas em linguagem técnica: arquivo inválido, formato não suportado, excede o tamanho. Cada mensagem aponta para uma correção diferente, e mexer no arquivo sem entender o erro costuma gerar outro erro.

O limite de tamanho, de páginas e de nome de arquivo varia por sistema, órgão, tribunal e edital. Ele aparece na tela de envio ou no manual. Não existe um número que valha para todos os portais, por isso confirme antes de ajustar o arquivo.

Causas comuns e a correção de cada uma

Para o caso do texto pesquisável, o OCR em PDF resolve.

Passo a passo quando o portal recusa

1. Anote a mensagem exata e o nome do campo de envio. Esse texto ajuda quem atende o sistema a entender o problema.
2. Confira o tamanho e o número de páginas e compare com a regra do edital ou do manual.
3. Se o PDF pede senha, remova a senha com a senha atual. Sem a senha, não há como desbloquear o arquivo.
4. Se o tamanho excede, comprima no nível médio, envie um teste e, se necessário, use o forte.
5. Se o nome tem acento, espaço ou símbolo, renomeie usando apenas letras, números e hífen, e tente de novo.
6. Se a recusa continua, repita o envio num navegador atualizado e confirme que o upload não foi interrompido pela conexão.

Comprimir sem perder o que o portal exige

Se o portal pede tamanho menor, comece pelo nível médio, que reduz as imagens para 150 DPI. Essa resolução costuma bastar para documento de cadastro escaneado. Vá ao forte, com 72 DPI, só se o portal exigir e o documento ainda estiver legível em tela, porque fotos ficam visivelmente mais suaves.

Comprimir não muda a ordem nem o número de páginas. Se o portal limita páginas, use organizar PDF para tirar as que não são exigidas, ou dividir PDF quando o sistema aceita mais de um envio.

Quando a recusa é por assinatura

Juntar, comprimir e girar um PDF assinado invalidam a assinatura, porque o arquivo muda. Se o portal recusa por assinatura, pegue o arquivo final já assinado, sem nenhuma edição depois. A assinatura com certificado ICP-Brasil precisa ser feita por um assinador apropriado, como o do Gov.br ou um programa com certificado; o AjustaPDF não assina com certificado.

Quando o portal pede mais que tamanho

Alguns pedidos de portal vão além de tamanho, senha, ordem e rotação. Estes também têm ferramenta no AjustaPDF:

• Texto pesquisável num escaneado: OCR em PDF.
• PDF/A, o padrão de arquivamento ISO 19005: PDF para PDF/A.
• Formulário em PDF com campos: preencher formulário.
• Arquivo dentro do limite do sistema: dividir PDF por tamanho, em partes de até X MB.

Assinatura com certificado digital e reescrita do texto original continuam fora: a primeira é feita num assinador com certificado, e a segunda, no programa que gerou o documento.

Teste de cinco minutos antes de enviar

Abra o PDF num leitor comum e confira se ele abre sem pedir senha. Verifique o número de páginas exigido, o nome do arquivo e o tamanho final. Esse teste evita a maior parte das recusas, porque o erro costuma estar no arquivo e não no sistema.

Por que o mesmo PDF passa em um portal e não em outro

Cada sistema tem a própria regra. Um aceita escaneado sem texto pesquisável, outro exige OCR. Um limita o tamanho de cada arquivo, outro limita o total de anexos da inscrição. Alguns informam o número máximo de páginas, outros só recusam na hora do envio. Não há uma regra única que valha para todos esses sistemas.

Por isso, quando um arquivo passa num portal e falha em outro, o erro não está necessariamente no PDF. Compare as duas regras antes de mudar o arquivo.

O que fazer quando o limite não está publicado

Alguns sistemas mostram a regra só depois do erro, e outros nem a informam. Nesse caso, não adivinhe: use o arquivo que passou em outro envio parecido como referência, ou peça a regra por escrito ao órgão, antes de refazer o documento. Uma resposta por escrito evita dias de tentativas.

Enquanto isso, mantenha duas versões do mesmo PDF: uma no nível médio, para tamanho, e outra sem compressão, para o caso de o sistema exigir o original. Assim você não precisa refazer a digitalização toda vez que a regra mudar.

Como registrar a recusa para pedir ajuda

Se o problema continua depois das correções, guarde as provas antes de procurar suporte. Uma captura da mensagem de erro, o nome exato do arquivo, o tamanho, a hora da tentativa e o nome do campo de envio resolvem boa parte das dúvidas do atendimento.

• Procure o canal de suporte do próprio sistema: a página de ajuda, o chat ou o telefone do órgão.
• Peça o número do protocolo, quando houver, e guarde junto com a captura.
• Anote o navegador e o sistema operacional usados no envio.

Ordem de tentativas que economiza tempo

1. Teste o arquivo original num leitor comum, para confirmar que ele não está corrompido nem protegido por senha.
2. Corrija apenas o nome, se ele tiver acento ou símbolo, e tente de novo. É a correção mais rápida de fazer.
3. Se o problema for tamanho, comprima no nível médio e envie de novo.
4. Só depois use o forte, a remoção de páginas ou a divisão, e apenas se o portal permitir.

Seguir essa ordem evita comprimir demais um arquivo que só precisava de outro nome. Quando o PDF emitido por um portal do governo nem baixa direito, abre em branco ou chega sem extensão, o caso é outro: veja PDF baixado do gov.br que não abre.

Para as mensagens mais comuns, veja PDF com senha que o portal recusa, portal que diz fonte não incorporada e upload de PDF que falha no meio.