“Fonte não incorporada”: o que o portal quer
Fonte não incorporada no PDF: o que o portal verifica, como descobrir quais fontes faltam e quando a conversão para PDF/A resolve o problema.
“Fonte não incorporada” quer dizer que o PDF usa uma fonte que não viaja dentro do arquivo, e sim uma instalada no computador de quem criou o documento. Em outro computador, o texto sai com outra letra e o portal recusa. A correção é reexportar com as fontes embutidas; sem o original, a conversão para PDF/A grava as fontes disponíveis.
O que o portal está verificando
Portais que exigem PDF/A ou fontes embutidas fazem essa verificação de forma automática. O sistema abre o arquivo, percorre as fontes usadas e recusa se alguma não estiver gravada dentro do PDF. Não é uma opinião sobre a qualidade do documento, é uma regra técnica. Por isso a mensagem costuma ser curta e não explica qual fonte causou o problema.
Se a mensagem do portal não diz qual exigência não foi atendida, peça ao órgão o texto da regra ou um modelo de arquivo aceito. Ajustar às cegas costuma gerar um segundo envio recusado. Se a recusa tiver outra causa, o guia sobre portal que recusou o PDF lista as mais comuns.
Como descobrir quais fontes o PDF usa
A forma mais direta é olhar a lista de fontes do próprio documento (o passo a passo está em como ver quais fontes um PDF usa). O Adobe Acrobat mostra a lista em Propriedades, na aba de fontes, com a indicação de incorporada ou não. Em versões recentes, o caminho fica no menu Arquivo, na opção Propriedades. Leitores gratuitos e o navegador costumam não mostrar essa informação, então, se você não tem o Acrobat, use outro leitor especializado ou o comando pdffonts.
O pdffonts lista as fontes do arquivo com uma coluna que diz se cada uma está embutida. Uma fonte com a marca de não embutida é a que precisa ser corrigida. Se o arquivo tem várias fontes e só uma delas é externa, a correção costuma ser pequena: trocar o trecho na origem pela mesma fonte, mas com a opção de incorporar.
Por que a fonte some do arquivo
Existem três causas comuns. A primeira é a exportação de um programa que não incorpora as fontes por padrão, ou que tem essa opção desligada. A segunda é um documento feito num computador com fontes instaladas localmente e salvo sem a opção de incorporar. A terceira é uma fonte com restrição de licença, que não pode ser incorporada em documentos. Nesse último caso, a troca por uma fonte livre é o único caminho sem violar a licença.
Três caminhos, do melhor ao pior
| Caminho | Quando usar | Resultado |
|---|---|---|
| Reexportar na origem com fontes incorporadas | Sempre que tiver o arquivo original | Fontes originais e texto igual ao da versão revisada |
| Converter para PDF/A com a ferramenta | Quando não tem a origem e a fonte está disponível no servidor | Fontes gravadas no arquivo; se a original faltar, entra substituta |
| Pedir ao órgão a exigência e um modelo | Quando a mensagem do portal não explica o problema | Evita reenvios e retrabalho |
Como ver o estrago da substituição
Quando a fonte original não está disponível, a substituta pode mudar a largura das letras, como na troca de Arial por Helvetica explicada em as fontes padrão do PDF. Isso altera quebras de linha, o número de páginas e o alinhamento de tabelas. Antes de enviar, compare o arquivo convertido com o original página a página. Confira especialmente números, datas, acentos e cabeçalhos, porque são os elementos que mais chamam atenção quando estão deslocados.
Se uma página com tabela mudou de largura, a correção mais simples costuma ser reduzir a tabela na origem para caber com folga, em vez de ajustar cada célula no PDF. Se o problema aparecer só em algumas linhas, compare o trecho com o original para achar a origem da diferença; um símbolo ou uma palavra em negrito costuma vir de outra família de fontes.
O que a ferramenta faz e o que não faz
A ferramenta de converter para PDF/A regrava o documento com as fontes disponíveis, cores em sRGB e metadados de conformidade. Ela não cria fontes que não existem no servidor, não corrige fontes com restrição de licença e não garante aprovação em portal, porque cada órgão pode ter regras próprias. Por isso o resultado deve ser conferido antes do envio, e o relatório de validação, quando o órgão pedir, deve ser gerado com um validador como o veraPDF.
Para entender a diferença entre PDF com fontes embutidas e PDF que depende da máquina de quem abre, o guia sobre fontes embutidas no PDF explica o que pesa no arquivo e por que a incorporação importa. Se o portal pede PDF/A e o arquivo foi reprovado por outro motivo, veja PDF/A reprovado na validação, e para teses e dissertações, depósito de tese no repositório.
Perguntas frequentes
O que significa fonte não incorporada no PDF?
Significa que o PDF usa uma fonte que não está gravada dentro do arquivo. Ele aponta para uma fonte instalada no computador de quem criou o documento. Em outro computador, o texto aparece com outra letra e outra largura, e sistemas de validação recusam esse arquivo para arquivamento e envio oficial.
Como saber se as fontes estão embutidas no meu PDF?
No Adobe Acrobat, abra Propriedades do documento e veja a aba de fontes, que lista cada fonte e indica se ela está incorporada. Em ambientes técnicos, o comando pdffonts, do pacote poppler, mostra uma coluna de embutida com sim ou não para cada fonte. Se alguma fonte aparece como não embutida, o portal provavelmente vai recusar o arquivo.
Comprimir o PDF resolve a fonte não incorporada?
Não resolve, e pode piorar a aparência. Quando a fonte original não está embutida, a compressão grava uma fonte substituta no arquivo, e o texto pode mudar de largura e de forma. A compressão deixa o arquivo menor, mas não torna as fontes originais disponíveis. A correção está na exportação com as fontes incorporadas.
Dá para incorporar as fontes num PDF que já existe?
Só quando a ferramenta tem acesso à fonte original e a licença da fonte permite incorporação. Fontes com essa restrição não podem ser gravadas no arquivo. A ferramenta de converter para PDF/A grava as fontes disponíveis no servidor, e o resultado deve ser conferido página a página, principalmente nos números e nos acentos.