Depósito de tese no repositório: PDF/A, senha e fontes

Depositar uma dissertação ou tese num repositório institucional costuma exigir um PDF com fontes embutidas e sem senha, e algumas instituições pedem especificamente PDF/A. A conversão para PDF/A é a última etapa: ela fixa o arquivo para leitura de longo prazo, mas só funciona bem se o documento de origem já estiver limpo, com proteção removida e sem recursos que a norma não aceita.

Antes de converter: o que a norma e o repositório pedem

O primeiro erro é converter sem ler as normas. Cada programa de pós-graduação define o formato, a ordem dos elementos e, às vezes, o tamanho do arquivo. O repositório, por sua vez, define o que aceita. Os dois documentos podem divergir, e a regra que vale para o depósito é a do repositório. A tabela resume os pontos que mais costumam aparecer.

A ordem que evita retrabalho

Uma tese passa por várias versões até o depósito. Faça a conversão só no fim, para não ter de refazer o PDF/A a cada correção da banca. O caminho que costuma dar certo tem quatro etapas:

1. Feche o texto e exporte o Word como PDF. A conversão com Word para PDF troca as fontes comuns por equivalentes de mesma medida, então a paginação tende a se manter. Confira a paginação antes de seguir. Se a tese foi escrita em LaTeX, o PDF já sai do compilador, e o guia de arquivo TEX e LaTeX explica o que cada arquivo do projeto guarda.
2. Remova a senha, se o arquivo tiver uma. Use o desbloquear PDF sobre a versão que você vai depositar. O arquivo original, com a senha, pode ficar guardado como cópia de segurança.
3. Converta com PDF para PDF/A. Escolha o nível que a instituição indica ou o 2b, o padrão recomendado. A conversão embute as fontes, define o perfil de cor sRGB e grava os metadados de conformidade.
4. Valide e compare. Abra o PDF/A e compare as páginas com o original, principalmente tabelas, equações e figuras. Depois, rode um validador como o veraPDF se o repositório pedir um relatório.

O que a conversão pode mudar

A conversão para PDF/A não reescreve o conteúdo, mas pode mudar alguns detalhes que importam numa tese. O nível 1b, por exemplo, não aceita transparência: ela é achatada, e figuras com sombra ou efeito podem mudar de aparência. Recursos como JavaScript, que a norma proíbe, são removidos. Um campo de formulário que estava no PDF também pode deixar de funcionar.

O peso do arquivo também muda. As fontes passam a ir embutidas, e o perfil de cor entra no arquivo. Em documentos que já tinham as fontes embutidas, a diferença costuma ser pequena. Se a tese com imagens ficou pesada demais para o limite do repositório, use a compressão com cuidado: o nível média reduz as figuras para 150 DPI, e uma figura de dado científico pode perder detalhe que a banca quer ver.

Guarde também a versão que você depositou, com a data no nome, ao lado da versão entregue à banca. Se o repositório pedir uma correção depois do depósito, você compara as duas e sabe exatamente o que mudou, sem reconstruir o arquivo do zero.

Quando o problema não está na conversão

• Página em branco ou fora de ordem. Confira antes de converter. Um PDF/A copia a ordem do original, e erro de página vira erro no depósito.
• Ficha catalográfica ou folha de aprovação digitalizada. Se a página foi escaneada, a leitura depende da resolução do scan, não do PDF/A. O guia sobre qual DPI usar para escanear explica a escolha.
• Assinatura digital do orientador ou da banca. A conversão reescreve o arquivo, e uma assinatura digital feita antes costuma deixar de valer. Se o repositório pede assinatura, consulte a instituição sobre a ordem correta.

O AjustaPDF converte e confere o arquivo tecnicamente, mas não decide se a tese atende à norma da instituição nem envia o depósito. Essa responsabilidade é do autor e da secretaria do programa. Para a formatação do texto e a ordem dos elementos, veja o guia sobre normas ABNT na entrega do PDF; o de PDF/A-1b, 2b e 3b explica os níveis, e o de TCC em PDF para entrega cobre o fluxo de um trabalho acadêmico.