TCC em PDF para entrega: como montar e reduzir o arquivo

Para entregar o TCC em PDF, junte capa, pré-textuais, capítulos e anexos em um único arquivo, na ordem da versão impressa. Exporte já em PDF/A se a instituição pedir, comprima no nível médio se houver limite de tamanho e confira o resultado antes de enviar. O limite e o formato exigido ficam no manual de normas, não numa regra geral.

Confira o manual antes de montar o arquivo

Cada instituição tem um manual de normas, e o PDF final precisa obedecer a ele. Antes de mexer em qualquer arquivo, procure quatro respostas: o formato exigido (algumas bibliotecas pedem PDF/A), o tamanho máximo por arquivo, se o trabalho pode ser enviado em partes e se a folha de aprovação precisa estar assinada. Essas respostas mudam a ordem das operações. Os artigos citados na bibliografia podem ficar organizados num gerenciador de referências, como o Zotero, em PDF no Zotero.

Exportar em PDF/A, quando a instituição pedir

PDF/A é o formato de arquivamento da norma ISO 19005. Ele exige fontes embutidas e não aceita criptografia, o que faz um arquivo continuar abrindo daqui a anos. Repositórios e bibliotecas costumam pedir essa versão para o acervo.

No Word e no LibreOffice, a exportação para PDF tem uma opção de conformidade PDF/A na própria janela de salvar. Exporte o documento já assim, em vez de converter depois: a conversão de um PDF comum pode trocar fontes que não estavam embutidas. Se o arquivo chegou sem essa exportação e o original não está à mão, o PDF para PDF/A converte o PDF pronto; confira as páginas depois.

Juntar capítulos e anexos na ordem da versão impressa

1. Exporte cada parte do Word em PDF, com nomes que mostram a ordem, como 01-capa.pdf, 02-resumo.pdf e 03-capitulo-1.pdf.
2. Abra a ferramenta de juntar PDF e selecione os arquivos na ordem do trabalho impresso. Sem conta são 2 arquivos por operação; com conta grátis, 5; no Pro, até 50.
3. Confira o resultado folha por folha. A ordem de envio é a ordem do documento final, e um anexo fora do lugar muda a numeração do sumário.

A folha de aprovação escaneada entra logo depois da folha de rosto, como na versão impressa; a ficha catalográfica, feita pela biblioteca, vai no verso da folha de rosto (veja ficha catalográfica no TCC em PDF). Para escolher a resolução da digitalização, leia qual DPI usar para escanear um documento.

Quando o arquivo passa do limite

Um TCC com muitas figuras chega fácil a dezenas de megabytes, porque cada gráfico e cada foto são imagens. Comprima o arquivo já montado, e não cada capítulo: o resultado é menor e você confere tudo de uma vez.

1. Use o nível médio. Ele reduz as imagens a 150 DPI, suficiente para tela e para a maioria das impressões de rascunho, e mantém o texto como texto.
2. Abra o PDF com zoom de 100% e confira as figuras. Se um gráfico com letra pequena ficou ilegível, o nível médio chegou ao limite do que o seu arquivo aguenta.
3. Use o nível forte (72 DPI) só se o sistema exigir e as figuras forem simples. Ele deixa as fotos visivelmente mais suaves.

A compressão faz a parte pesada, e o que pesa de verdade está explicado em por que um PDF escaneado é tão pesado. Se o arquivo continua acima do limite mesmo no nível forte, pergunte à secretaria ou à biblioteca se o trabalho pode ser enviado em partes. Dividir sem autorização pode deixar o envio incompleto para a banca, então confirme antes de cortar.

Versão impressa e versão digital

Muitas instituições pedem a versão impressa e a versão digital ao mesmo tempo. Imprima sempre a partir do mesmo PDF que vai para o repositório, na mesma ordem, para que as duas cópias tenham paginação idêntica. Se você imprime do Word e envia o PDF exportado a parte, a numeração pode divergir e o sumário deixa de bater com uma das versões.

Confira antes de enviar

• Texto selecionável. Arraste o cursor sobre um parágrafo. Se nada fica destacado, a página é só imagem, como um scan sem reconhecimento de texto.
• Fontes. Nas propriedades do arquivo, no leitor, veja se as fontes aparecem como embutidas. Fonte ausente troca letras na tela de quem abre. O guia sobre fontes embutidas no PDF explica como ler essa informação.
• Figuras e tabelas. Confira a 100% de zoom. Letra de gráfico que só aparece ao ampliar não passa na banca.
• Sumário. A numeração das páginas precisa bater com o arquivo final, não com o documento do Word antes da junção.
• Tamanho. Compare com o limite da tela de envio. Se o sistema recusar mesmo assim, veja por que o portal recusou o PDF.
• Segundo leitor. Abra o arquivo em outro programa, de preferência no celular. Página que muda de aparência quase sempre tem fonte ou imagem problemática.

Nome do arquivo e cópia de trabalho

Mantenha a versão de trabalho em um arquivo separado da versão de entrega. Assim você pode voltar a um capítulo sem abrir o PDF final. Dê ao arquivo entregue o nome que o manual pede, geralmente sobrenome, título resumido e ano, e não deixe uma versão intermediária com o mesmo nome. Um arquivo chamado final_v2_NOVO é a forma mais comum de enviar uma versão errada. A mesma separação vale para arte: veja PDF para aprovação e PDF para gráfica, sem confundir. Se o texto é escrito em partes por mais de uma pessoa, a junção e a numeração contínua têm um roteiro próprio em trabalho em grupo em PDF.

O que o AjustaPDF faz e não faz nesta etapa

A conversão para PDF/A tem o PDF para PDF/A, e o reconhecimento de texto de uma folha escaneada, o OCR em PDF, que transforma a imagem em texto pesquisável. A assinatura da folha de aprovação, quando a instituição exige certificado, fica fora: ela pede um assinador digital, como o do Gov.br ou um programa com certificado ICP-Brasil.

Para as normas e o depósito, veja normas da ABNT na entrega do PDF e depósito de dissertação e tese em PDF/A; para juntar apêndices e anexos sem repetir a numeração, monografia com anexos e apêndices em PDF.