PDF/A-1b, 2b e 3b: qual nível escolher e o que cada um permite

Os três níveis são versões da mesma norma de arquivamento, e a diferença está em três pontos: a versão do PDF em que cada um se apoia, se aceita transparência e se aceita anexos. Para a maioria dos casos, o 2b é a escolha certa. O 1b serve para sistemas antigos e o 3b para quem precisa levar outros arquivos dentro do PDF.

O que a letra e o número significam

O número indica a parte da norma. PDF/A-1 é de 2005 e se apoia no PDF 1.4. PDF/A-2 é de 2011, se apoia no PDF 1.7 e trouxe a maior parte das liberdades que hoje se usam. PDF/A-3 é de 2012 e mantém as regras do 2 com uma regra a mais, a de anexos. A letra indica o rigor: o “b” (basic) garante que a aparência da página fique igual em qualquer leitor, e o “u” acrescenta que todo o texto possa ser convertido em Unicode. Na conversão do AjustaPDF, os três níveis disponíveis são 1b, 2b e 3b.

O que cada nível permite

Duas linhas da tabela pedem mais atenção. A primeira é a transparência. No 1b, o que é transparente precisa ser achatado, e a conversão faz esse achatamento. Sombras, máscaras e logotipos sobre fundo colorido são os elementos que mais mudam de aparência, então confira a página convertida antes de enviar.

A segunda é a dos anexos. O 2b só permite embutir outro PDF que também esteja em PDF/A. O 3b libera qualquer arquivo, como um XML de nota, uma planilha ou um áudio. É por isso que o 3b costuma aparecer em fluxos que precisam entregar um XML junto com o PDF legível, mas confirme com o sistema que vai receber. O AjustaPDF não gera o DANFE a partir do XML, e a conversão de PDF para PDF/A não cria anexos; o que ela faz com um XML já anexado está em PDF/A-3 com XML anexado.

Quando cada um é o certo

• 2b. É o padrão para quase tudo: contratos digitalizados, laudos, atas e documentos gerados por programas. Se o sistema não disser outra coisa, comece por ele.
• 1b. Use só se o sistema receptor recusar o 2b. Ele é mais restrito, então arquivos com transparência ficam com aparência diferente depois da conversão.
• 3b. Use quando precisar levar um arquivo de outro formato dentro do PDF, como um XML que o sistema de origem vai ler de volta.

Como converter e conferir

Envie o PDF na ferramenta de PDF para PDF/A, escolha o nível e baixe o resultado. O arquivo sai com fontes embutidas, cores em sRGB e os metadados que declaram a conformidade. Esses metadados são a marca que o software de arquivamento procura. Ainda assim, conferir antes de enviar leva dois minutos e evita a devolução.

Faça estas três verificações. Abra o arquivo e confira se nenhuma página perdeu imagem ou sombra. Veja se os anexos, se havia algum, continuam listados no painel do leitor. E, se o órgão exigir laudo, rode um validador como o veraPDF, que informa o nível exato em que o arquivo se enquadra e cada regra que falhou.

O que muda no tamanho

A conversão pode deixar o arquivo um pouco maior, porque as fontes passam a ir embutidas inteiras e o perfil de cor entra no documento. Quando o original já embutia as fontes, a diferença costuma ser pequena. Se o resultado ficar grande demais para o envio, o caminho é reduzir as imagens com o compressor de PDF antes de converter, e não depois, porque a compressão mexe nas imagens e pode alterar a conformidade.

Para entender em quais casos o PDF/A faz sentido para arquivar documentos por anos, o guia PDF/A: o que é e quando usar explica a norma a partir do uso. Se o arquivo foi recusado na validação, veja PDF/A reprovado na validação; para um processo judicial, o passo a passo está em converter PDF em PDF/A para processo. Este texto fica na comparação entre os três níveis.

O que não muda entre os níveis

Os três níveis proíbem criptografia, proíbem JavaScript e exigem que as fontes estejam embutidas. Se o PDF de origem tem senha, o primeiro passo é remover a senha, com a ferramenta de desbloquear PDF, e só depois converter. Quem não precisa de arquivamento de longo prazo pode enviar uma cópia comum, sem converter.