PDF/A-3 com XML anexado: o que a conversão faz e o que não faz

Um PDF com XML anexado é um arquivo que traz o documento para leitura humana e, dentro dele, outro arquivo estruturado para leitura por máquina. Para isso funcionar em arquivamento, o PDF precisa seguir o PDF/A-3, a norma que permite anexos de outros formatos. O AjustaPDF converte para PDF/A-3b, mas não anexa o XML: são duas etapas diferentes, feitas por ferramentas diferentes.

O que o PDF/A-3 permite que as outras versões não permitem

O PDF/A é uma família de normas ISO para arquivamento de longo prazo; o guia sobre a diferença entre PDF/A-1b, 2b e 3b compara os três níveis. A versão 2 define que o documento precisa trazer tudo o que é necessário para ser exibido: fontes, cores, metadados e nada que dependa de rede ou de programas externos. Uma consequência dessa regra é que o PDF/A-2 aceita anexos apenas quando o próprio anexo é um PDF/A. Quem gera o PDF/A por código em C# compara, em QuestPDF ou iText, qual biblioteca cobre esse nível.

O PDF/A-3 relaxa essa regra. Ele mantém as exigências de exibição do 2 e passa a aceitar arquivos anexados de qualquer formato. É por isso que a norma aparece em documentos eletrônicos com um XML junto: o PDF é a parte que o ser humano lê, e o XML é a parte que o sistema processa.

A última linha da tabela é a que mais importa para quem chega aqui procurando uma solução pronta. Nenhum dos níveis faz a anexação sozinho. O nível 3b apenas torna o resultado possível.

O que a conversão faz

A ferramenta de PDF para PDF/A recebe um PDF e grava uma cópia no nível escolhido. Ela embute as fontes, define as cores em sRGB com um perfil ICC e escreve os metadados XMP que declaram a norma e o nível. Recursos proibidos pela norma, como JavaScript, são removidos. No nível 1b, a transparência é achatada.

Nada disso é o mesmo que anexar. O campo da ferramenta é apenas o nível, e o arquivo de saída é um PDF com o conteúdo do original, convertido. A ferramenta só aceita PDF como entrada, então não há onde enviar o XML. Essa é a limitação que mais gera confusão, e ela é deliberada: a ferramenta converte, não monta documentos fiscais.

O que a conversão não faz nesse fluxo

O AjustaPDF não gera um DANFE a partir de um XML e não valida a assinatura de um documento fiscal. Ela também não confere se a nota está válida perante o fisco. O que é o XML de uma NF-e está no guia sobre o arquivo XML da nota fiscal. Essas tarefas pertencem ao sistema emissor da nota, ao contador ou ao sistema que vai receber o arquivo.

Para conferir o próprio PDF/A, use um validador de conformidade, como o veraPDF. Ele aponta cada item que não passou, e isso é o que um órgão costuma pedir como comprovação. Documentos com recursos incomuns podem precisar de ajuste no original antes da conversão, mesmo que o conversor termine sem erro; se o validador reprovar, o guia sobre PDF/A reprovado na validação lista as causas mais comuns.

Como montar o fluxo na ordem certa

1. Confirme a norma exigida. Peça ao destinatário o nível e se o XML deve ir dentro do PDF ou em arquivo separado. Alguns sistemas aceitam os dois, outros não.
2. Gere o PDF de origem. Use a versão final do documento, sem senha. Se o arquivo estiver protegido, tire a senha antes, porque o PDF/A não aceita criptografia.
3. Converta para PDF/A. Escolha o nível. Use 3b quando o XML precisar ir dentro do arquivo, e 2b quando não houver anexo.
4. Anexe o XML pelo sistema que emite a nota. Se o emissor não faz isso, um editor de PDF com suporte a anexos faz a etapa, e a ordem importa.
5. Valide o resultado. Rode o validador e guarde o relatório junto com o arquivo. Se algo mudar depois, valide de novo.

A ordem é o ponto em que a maioria dos fluxos quebra. Anexar antes da conversão é arriscado, porque a conversão regrava o arquivo inteiro e não há garantia de que um anexo de origem sobreviva ou continue em conformidade. Por isso, a sequência acima começa pela conversão.

O que pode dar errado

Um erro comum é achar que o PDF/A por si só garante validade fiscal. A norma trata da preservação do arquivo, não do conteúdo fiscal. Outro erro é renomear o XML para parecer um anexo: o sistema que lê o arquivo procura o anexo dentro da estrutura do PDF, e um nome bonito não substitui isso.

Por fim, cuidado com o tamanho. Um PDF/A pode ficar um pouco maior que o original, porque as fontes passam a ir embutidas. Em documentos que já tinham as fontes incorporadas, a diferença costuma ser pequena. Para os limites de envio, o guia sobre o que trava o tamanho de um PDF ajuda a conferir antes de anexar.

Quando o PDF/A simples basta

Para arquivamento de contratos, relatórios e documentos sem anexo, o nível 2b é o padrão certo, e o guia sobre quando usar PDF/A explica a escolha com mais detalhes. O 3b faz sentido só quando há um arquivo para levar junto, e nesse caso a anexação tem que estar no fluxo desde o início.