XML da NF-e ou DANFE em PDF: qual guardar e o que o contador pede
XML da NF-e e DANFE em PDF: qual tem valor fiscal, por que o contador costuma pedir o XML e como juntar DANFEs em um PDF sem misturar com os XMLs.
O XML da NF-e é o arquivo eletrônico da nota fiscal: ele contém os dados da operação e a assinatura digital do emitente. O DANFE é o Documento Auxiliar da NF-e, uma representação impressa ou em PDF desse XML, pensada para ler e acompanhar a mercadoria. O documento que tem valor fiscal é o XML. O DANFE mostra o mesmo conteúdo, mas não é a nota em si.
O que o XML guarda
A nota fiscal eletrônica nasce como um arquivo XML. O sistema de quem emite gera o arquivo com os dados do emitente, do destinatário, dos produtos, dos impostos e da operação, e o assina digitalmente. Depois, envia a nota para autorização, e a resposta do fisco volta com um protocolo de autorização. É esse conjunto, XML assinado mais protocolo, que representa a nota.
Por ser um arquivo estruturado, o XML é lido por programas. Sistemas de contabilidade e de escrituração importam os dados campo a campo, sem precisar de digitação. Essa é a razão pela qual o contador costuma pedir o XML, e não o PDF: o PDF é texto desenhado, e o XML é dado que o programa consegue processar.
O que o DANFE é e o que não é
O DANFE foi criado para acompanhar a mercadoria no transporte, junto com a nota (no transporte de carga, o DACTE e o DAMDFE cumprem papel parecido para o CT-e e o MDF-e). Ele reproduz os campos principais do XML numa página, com a chave de acesso, que serve para consultar a autenticidade da nota no portal da Receita ou da Secretaria da Fazenda do estado. Como representação, ele é útil para quem precisa ler a nota sem abrir um sistema.
Um DANFE não é o documento fiscal, e um dado errado na nota não se corrige editando o PDF: o caminho é a carta de correção, dentro dos limites que a SEFAZ define. Ele pode ser gerado de novo a partir do mesmo XML, e duas cópias do mesmo DANFE valem o mesmo. A diferença de valor está na origem: o XML autorizado é o registro, e o PDF é a leitura desse registro.
| Item | XML da NF-e | DANFE em PDF |
|---|---|---|
| Natureza | Documento fiscal eletrônico | Representação impressa ou em PDF |
| Assinatura digital do emitente | Sim, dentro do arquivo | Não é a assinatura da nota |
| Usado na escrituração contábil | Sim, geralmente | Normalmente não |
| Mostra a chave de acesso | Sim, dentro do arquivo | Sim, impressa no documento |
| Pode ser lido por um programa | Sim, campo a campo | Não de forma estruturada |
A tabela resume o uso mais comum. Regras específicas de cada operação e de cada estado mudam o que é exigido, e a decisão final sobre o que guardar é do seu contador. Para guardar a nota de forma segura, o XML é a cópia que você não deve perder.
O que o contador costuma pedir
Na maioria das rotinas de escrituração e de conferência, o pedido é o XML. Ele entra nos sistemas contábeis e nos cruzamentos de notas sem digitação, e um PDF não tem essa utilidade. Quando o contador pede “a nota”, sem especificar, vale perguntar se ele quer o XML ou o DANFE, porque a resposta muda o que você deve mandar.
Se o seu contador aceita só o PDF para algum fim específico, como uma conferência visual ou um anexo de relatório, confirme isso por escrito antes de arquivar. Um acordo verbal sobre o formato costuma se perder quando alguém troca de pessoa na equipe.
Como juntar DANFEs sem perder o XML
Muita gente junta todos os DANFEs do mês num PDF só, para imprimir ou enviar. Isso é possível com a ferramenta de juntar PDF, que copia as páginas de cada arquivo, sem reprocessar nada, para um documento único na ordem escolhida. O texto e as imagens ficam iguais aos originais.
O que o juntar não faz é combinar XML com PDF. A ferramenta aceita apenas PDFs. Os XMLs precisam ser guardados à parte, na pasta que o seu sistema exporta, com um nome que permita achar o DANFE correspondente pela chave de acesso. Se o arquivo juntado ficar pesado, comprima o resultado depois de juntar, e não cada DANFE separado.
Quando guardar cada formato
Guarde sempre o XML autorizado da nota, em pasta própria, por tempo suficiente para atender ao seu contador e à legislação aplicável. O DANFE em PDF é útil como cópia de leitura, para mandar por e-mail ou arquivar no formato que você consulta no dia a dia. Os dois juntos são o conjunto completo: o XML é o registro e o PDF é a visão humana dele.
Para o passo a passo de montar um PDF com vários DANFEs, veja o guia sobre juntar notas fiscais em um PDF. Se você precisa conferir a validade de uma assinatura digital de um arquivo, o caminho é o validador do ITI, e o guia sobre o arquivo P7S explica como a assinatura se apresenta no arquivo.
Para a rotina completa de enviar notas ao contador, veja NF-e, DANFE e XML para o contador.
Quem recebeu o XML e quer ver a nota no celular encontra o caminho em abrir XML de nota fiscal no celular, e quem procura o inverso lê por que PDF não vira XML de nota fiscal.
Perguntas frequentes
O DANFE em PDF tem valor fiscal ou só o XML da nota tem?
O documento fiscal eletrônico é o XML, assinado pelo emitente e autorizado pelo fisco. O DANFE é a representação impressa ou em PDF desse XML, feita para acompanhar a mercadoria e consultar a nota. Para escrituração e comprovação, guarde o XML; o DANFE serve de cópia de leitura.
Posso gerar um DANFE em PDF a partir do XML pelo AjustaPDF?
Não. O AjustaPDF não gera DANFE a partir do XML. As ferramentas de PDF trabalham com arquivos PDF que já existem, como juntar, comprimir e organizar. Se você precisa do DANFE, gere-o no sistema que emitiu a nota ou em um programa de emissão, e depois use as ferramentas sobre o PDF.
Meu contador pediu o XML, mas eu só tenho o PDF. O que faço?
Peça o XML ao emissor, que é quem gerou e guarda o arquivo original. A chave de acesso no DANFE ajuda a localizar a nota. O DANFE não substitui o XML na maioria dos pedidos de escrituração. Se o contador aceitar só o PDF, confirme isso por escrito antes de arquivar.
Juntar DANFEs em um PDF só mistura os XMLs?
Não mistura nada, porque o juntar PDF trabalha só com arquivos PDF. Ele copia as páginas dos DANFEs para um arquivo único, sem alterar os XMLs. Os XMLs continuam separados e precisam ser guardados à parte, do jeito que o seu sistema exporta.