Como saber se um PDF é PDF/A de verdade, sem adivinhar
Como confirmar se um PDF é PDF/A: o que a faixa do Acrobat e o bloco XMP provam, por que só o veraPDF valida e o que fazer quando o portal recusa.
Um PDF é PDF/A quando se declara como tal nos metadados e passa numa validação técnica. Declarar e passar não são a mesma coisa: o arquivo pode ter a marca e ainda falhar numa regra, como uma fonte que não está embutida. Para confirmar de verdade, use o veraPDF, um validador gratuito, e leia o relatório.
Dois níveis de confiança
Há um teste rápido, que mostra o que o arquivo diz de si, e um teste de validação, que mostra se ele cumpre a norma. O primeiro é o que o leitor e as propriedades do documento informam. O segundo é o que um validador confere, regra por regra, sobre o PDF/A declarado.
Um portal pode checar só a declaração. Um laudo de validação exige o segundo teste. Saber qual dos dois o seu destinatário usa evita a surpresa de um arquivo que parece correto e é recusado. Quem só precisa editar o arquivo recebido encontra o que muda em PDF/A é um PDF comum?.
Teste 1: o que o arquivo declara
Em versões recentes do Acrobat, um PDF/A costuma mostrar uma faixa azul com a menção à norma ao abrir. Se a faixa não aparece, isso não prova nada, porque o aviso depende da versão do programa e da configuração. Confira também as propriedades do documento: a declaração fica num bloco de metadados XMP, em campos chamados pdfaid. Eles indicam a parte da norma, como 1, 2 ou 3, e o nível, como b, u ou a.
Para ver esse bloco sem programa pago, use um leitor de metadados de linha de comando, como o exiftool, e procure por pdfaid ou PDF/A. Se os campos não existem, o arquivo não se declara PDF/A.
Teste 2: a validação de verdade
O veraPDF é o validador de referência para PDF/A. Ele roda no seu computador, é gratuito e mostra, para cada regra violada, a página e o objeto afetado. Escolha o nível declarado, como 2b, e leia o relatório. Um arquivo aprovado mostra zero falhas para aquele nível.
Use sempre o nível que o destinatário pede, e não o que o arquivo declara de si. Se o portal pede apenas a versão 1.4, o guia portal que exige PDF versão 1.4 mostra como conferir e converter. Um PDF que passa em 2b pode falhar em 1b, e um laudo com outro nível não serve para o órgão que pediu o outro.
O que cada sinal prova
| Sinal | O que prova | O que não prova |
|---|---|---|
| Faixa azul ou aviso do leitor | Que o leitor reconheceu uma declaração | Que o arquivo passa na validação |
| Bloco XMP com pdfaid | Que o arquivo se declara PDF/A no nível indicado | Que as regras do nível foram cumpridas |
| Relatório do veraPDF sem falhas | Que o arquivo passa no nível escolhido | Que outro nível, como 1b, também passa |
Por que um PDF declarado é reprovado
Os motivos mais comuns são fontes que não estão embutidas, transparência em PDF/A-1b, que não aceita esse recurso, JavaScript, criptografia e cores sem perfil ICC. A fonte embutida é o primeiro item a checar. Quando a fonte não vai dentro do arquivo, o leitor troca a letra, e a validação falha por isso. Para ver quais fontes o seu arquivo tem, use como ver quais fontes um PDF usa; para evitar o problema na origem, veja como incorporar fontes ao exportar. O caso está detalhado em o que o portal quer quando diz fonte não incorporada. A falha de cor sem perfil aparece em perfil de cor ICC no PDF.
O que fazer quando o arquivo é reprovado
- Leia a primeira falha do relatório, e não a lista inteira. Muitas falhas vêm da mesma causa, como uma fonte que aparece em várias páginas.
- Se o arquivo tem senha, tire-a antes com o desbloquear PDF. O PDF/A não aceita criptografia.
- Converta com o PDF para PDF/A. O Ghostscript regrava o documento com as fontes embutidas, cores em sRGB com perfil e metadados XMP, e remove o JavaScript, que a norma proíbe.
- Valide de novo no veraPDF (no caso de teses e dissertações, o guia de depósito no repositório traz o contexto). Se a mesma falha continuar, a causa está na origem, como uma fonte não embutida no Word ou uma imagem com transparência. Nesse caso, exporte de novo do programa original com as fontes incorporadas; a comparação entre exportar pelo Word e converter um PDF pronto ajuda a decidir qual caminho refazer.
A conversão grava a declaração e regrava o conteúdo, mas não emite laudo. Se o órgão exige um laudo de validação, o relatório do veraPDF é o documento que serve, e ele precisa mostrar zero falhas no nível pedido. Para a parte de escolha de nível, o guia PDF/A-1b, 2b e 3b explica o que muda entre eles.
Perguntas frequentes
O Acrobat mostra que meu PDF é PDF/A, mas o portal recusou. Por quê?
Porque declarar não é o mesmo que passar na validação. O arquivo pode se dizer PDF/A e ter fonte não embutida, transparência ou JavaScript. Valide no veraPDF no nível que o portal pede e corrija a primeira falha do relatório.
Como ver a parte e o nível do PDF/A de um arquivo sem pagar pelo Acrobat?
Procure o bloco XMP do arquivo, com os campos pdfaid de parte e de conformidade, usando um leitor de metadados gratuito. Parte 2 com conformidade b indica PDF/A-2b, por exemplo. Esse dado é só a declaração do arquivo, então confirme com o veraPDF.
Um PDF escaneado, que é só imagem, pode passar na validação de PDF/A-2b?
Pode. O nível b não exige texto pesquisável, e imagens de página são aceitas. O que costuma reprovar é a própria imagem, com perfil de cor ausente ou camadas de transparência. Teste no veraPDF antes de enviar ao órgão.
Converter um PDF/A-1b reprovado para 2b resolve a falha de transparência?
Em parte. O nível 2b aceita transparência, então essa regra deixa de valer, mas as outras continuam. Converta, valide de novo e confira se o relatório do nível 2b mostra zero falhas antes de mandar o arquivo.