Incorporar fontes ao exportar PDF no Word, Canva e InDesign
Como incorporar fontes ao exportar PDF no Word, no Canva e no InDesign, e como conferir no leitor se a fonte ficou dentro do arquivo antes de enviar à gráfica.
Incorporar fontes é gravar dentro do PDF os desenhos das letras que o documento usa. Sem isso, o leitor tenta substituir a fonte pela que tem instalada, e a paginação muda. No Word, a exportação costuma embutir as fontes por padrão; no Canva e no InDesign, a decisão é sua, e varia pela predefinição escolhida. O jeito de conferir é o mesmo nos três.
Por que a fonte muda no PDF
Uma fonte não embutida depende do computador que abre o arquivo. Se ele não tem a mesma fonte, o leitor usa uma parecida, com outras medidas. Uma linha que cabia numa página pode pular para a seguinte, uma tabela pode desalinhar, e o título sai com outro peso. Em documentos de texto corrido isso passa despercebido. Em currículo, slide e manual, aparece.
Há também uma restrição de licença. Algumas fontes proíbem que sejam gravadas dentro de um arquivo distribuído. Nesse caso, nem o Word nem o InDesign conseguem embutir a fonte, e a saída é trocá-la. O guia sobre Word para PDF que trocou a fonte mostra como reconhecer esse caso, e TTF, OTF e licença de incorporação explica como a permissão da fonte funciona.
Word: exportação e conformidade
No Word, salve pelo próprio programa: Arquivo › Salvar como › PDF, ou Exportar › PDF. A exportação grava as fontes usadas no documento. A opção de conformidade com a norma ISO 19005-1, o PDF/A, força uma regra mais rigorosa: todas as fontes precisam estar no arquivo. Se alguma não puder ser embutida, o Word pode avisar antes de gerar o arquivo.
Antes de exportar, instale as fontes usadas no computador em que você trabalha. Se o .docx vai para outra pessoa, peça que ela salve com as fontes incorporadas no próprio arquivo, em Arquivo › Opções › Salvar. Isso não substitui conferir o PDF, mas evita a troca na origem.
Canva: download sem opção de incorporação
No Canva, o download de PDF não oferece escolha de incorporação de fontes. O que você escolhe é o tipo de exportação: o padrão serve para tela e leitura, e a opção para impressão pode incluir marcas de corte e sangria, conforme o plano e a versão do Canva. Para conferir, use o leitor de PDF, como mostrado a seguir. No sentido contrário, ao levar um PDF para dentro do Canva, as fontes que ele não tem são trocadas, como explica PDF que não importa no Canva.
InDesign: predefinições de exportação
O InDesign é o programa com mais controle (e mandar o INDD sozinho, sem as fontes, é o erro que INDD, pacote e PDF final explica). Em Arquivo › Exportar, escolha Adobe PDF (Impressão). As predefinições de gráfica, como PDF/X-1a e PDF/X-4, exigem fontes incorporadas. Se você escolher uma predefinição personalizada, mantenha a opção de incorporar fontes marcada e leia o aviso de fontes ausentes que o programa mostra antes de exportar.
Como conferir no PDF
A checagem mais segura é no leitor. No Adobe Acrobat, Arquivo › Propriedades e a aba Fontes listam cada fonte do arquivo. Fontes marcadas como incorporadas ou subconjunto incorporado estão no PDF. Uma fonte sem essa marca não está, e o leitor vai trocá-la em outro computador. Os rótulos mudam um pouco entre versões, e em outros leitores a informação costuma estar no menu de propriedades do documento. O roteiro completo, com cada rótulo, está em como ver quais fontes um PDF usa.
| Programa | Onde ajustar | Como conferir |
|---|---|---|
| Word | Salvar como PDF, com conformidade PDF/A se preciso | Aba Fontes nas propriedades |
| Canva | Tipo de download: padrão ou para impressão | Aba Fontes no leitor |
| InDesign | Predefinição em Exportar › Adobe PDF | Aviso de fontes ausentes e aba Fontes |
Quando as fontes não podem ser embutidas
Se a fonte não pode ser incorporada por causa da licença, não há ajuste que resolva. A saída mais limpa é trocar a fonte por outra cuja licença permita a incorporação, ou converter o texto em curvas, o que transforma as letras em desenhos. O texto em curvas não pode ser editado e não é pesquisável, então use só no título ou na logo, nunca no corpo do texto. Para entender o conceito, veja o termo fonte embutida no glossário.
Quando o problema aparece num portal que exige o PDF com as fontes dentro, o guia sobre fonte não incorporada segue o mesmo passo a passo com os mesmos sinais, e Word ou Google Docs para exportar PDF compara os dois caminhos de exportação.
Onde o AjustaPDF entra
O AjustaPDF não troca fontes por você e não cria uma fonte que o arquivo não tem. No Word para PDF, quem converte é o LibreOffice: Arial, Calibri e Times New Roman ganham substitutas de mesma largura, mas uma fonte rara que não esteja no servidor é trocada antes de qualquer incorporação. Para tipografia exata, exporte pelo Word ou pelo programa de origem. Se a gráfica ou um repositório pede PDF/A, o PDF para PDF/A regrava o arquivo com as fontes que ele já tem embutidas; confira o resultado com o mesmo método de propriedades antes de enviar.
Perguntas frequentes
Como incorporar fontes ao salvar um Word como PDF para a gráfica?
Em versões recentes, o Word embute as fontes que o documento usa na exportação para PDF, desde que a licença permita. Confira se a fonte está instalada no computador antes de salvar e, para arquivamento, use nas opções da exportação a Conformidade com ISO 19005-1 (PDF/A) ou a versão do PDF exigida pela gráfica. Depois, abra o PDF e veja as fontes nas propriedades.
Meu PDF do Canva não tem as fontes incorporadas, como verifico?
O Canva não oferece uma opção para escolher a incorporação, então a verificação é no leitor. No Adobe Acrobat, abra Arquivo › Propriedades e a aba Fontes: as marcadas como incorporadas ou subconjunto incorporado estão no arquivo, e as sem essa marca dependem do computador de quem abre. Se faltar alguma, troque a fonte por uma do próprio Canva e baixe de novo.
Exportar do InDesign com qual predefinição para manter as fontes no PDF?
Para impressão, as predefinições PDF/X-1a e PDF/X-4 exigem fontes incorporadas e não deixam a fonte de fora. Vá em Arquivo › Exportar, escolha Adobe PDF (Impressão) e confirme a predefinição da gráfica. Se a gráfica pediu outra, siga a lista dela, que costuma citar o nome exato.
Por que o portal recusa o PDF dizendo que a fonte não está embutida no meu Word?
Uma causa possível é uma fonte cuja licença não permite gravá-la dentro de um arquivo, e aí o programa troca por outra. Confira a fonte do título e do texto nas propriedades do PDF. Se for esse o caso, escolha outra fonte, de licença que permita a incorporação, e gere o PDF de novo.