Word para PDF trocou a fonte: como manter a fonte original
Por que o PDF do Word sai com outra fonte, quais fontes têm substituta de mesma largura e como exportar ou incorporar as fontes para manter o layout.
O Word vira PDF com outra fonte quando a fonte do documento não está no computador que faz a conversão. Para fontes comuns do Office, a substituta tem a mesma largura. Para fontes de marca ou de design, a troca pode mudar as quebras de linha. A saída mais segura é exportar pelo próprio Word, ou incorporar as fontes antes de converter.
Por que a fonte muda
Por padrão, um arquivo do Word guarda o nome da fonte, não a fonte em si. Quando o documento abre no Word, ele usa a fonte instalada no seu computador. Quando a conversão roda num servidor, ela usa as fontes que esse servidor tem. Se o nome da fonte não existe ali, entra uma substituta, escolhida por aproximação. O passo a passo no Word, no Canva e no InDesign está em incorporar fontes ao exportar PDF.
A conversão do AjustaPDF tem substitutas prontas para as fontes mais usadas. Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri e Cambria são trocadas por equivalentes com as mesmas medidas, chamados Liberation, Carlito e Caladea. Como as larguras batem, as linhas quebram no mesmo lugar e a paginação costuma ser a mesma. O problema começa com fontes raras, que não têm equivalente exato. Elas são trocadas por outra parecida, e aí uma linha pode quebrar diferente.
Tabela: qual fonte, qual efeito
| Fonte no documento | Efeito no PDF convertido | O que fazer |
|---|---|---|
| Arial, Times New Roman, Calibri, Cambria, Courier New | Substituta de mesma largura; quebras iguais | Nada, em geral |
| Fonte de marca ou de design | Trocada por outra parecida | Exportar pelo Word ou incorporar a fonte |
| Fonte incorporada no .docx | Usada como está, quando o arquivo traz a fonte | Salvar com a opção de incorporar fontes |
Passo a passo para manter a fonte
- Descubra quais fontes o documento usa. No Word, a caixa de fonte da barra de formatação mostra a fonte do trecho selecionado. Num PDF já gerado, as propriedades do arquivo costumam listar as fontes embutidas.
- Veja se alguma é rara. Se todas são fontes comuns do Office, a conversão provavelmente mantém o layout, e o guia sobre quais fontes usar num PDF compara as mais seguras. Se há uma fonte de marca ou de design, siga para o próximo passo.
- Exporte pelo Word, se possível. O próprio Word tem uma opção de salvar ou exportar como PDF, que usa as fontes instaladas na sua máquina. Essa é a versão mais fiel, e não depende de nenhum serviço.
- Se a conversão precisa ser online, incorpore as fontes. Nas opções de salvamento do Word, marque a opção de incorporar fontes no arquivo e salve de novo o .docx. O nome exato da opção muda entre versões do Word.
- Compare o resultado. Confira o número de páginas, o fim de cada seção e as tabelas com o original aberto ao lado. Uma linha a mais numa página pode empurrar o texto inteiro uma página adiante.
O que a conversão mantém
O texto sai como texto, não como imagem, então dá para buscar e copiar no PDF. O motor é o LibreOffice, tema do guia conversão com LibreOffice sem tela. As imagens do documento são incluídas, e as quebras de página são respeitadas. Vários arquivos de uma vez voltam num ZIP, com um PDF para cada documento, com o nome do original. Para juntar todos num PDF só, o próximo passo é a ferramenta de juntar PDF. Para montar o treino do aluno no Word, veja treino em PDF para o aluno: como montar e imprimir.
O que não entra no PDF
- Macros. Nunca são executadas. Um documento que depende de macro para montar o conteúdo sai sem esse resultado.
- Imagens ligadas. Imagens que apontam para endereços da internet não são baixadas. Só entra o que está dentro do arquivo, então incorpore as imagens antes.
- Documento com senha. Um .docx protegido não abre. Tire a senha no Word e converta a cópia sem proteção.
Quando a fonte precisa ser exata
Um contrato, um formulário ou um material de marca depende da fonte certa. Para esses casos, o caminho sem risco é exportar pelo Word com as fontes instaladas, ou enviar o PDF para a gráfica com as fontes embutidas. Em PDF, uma fonte embutida fica no arquivo, e quem abre não precisa tê-la instalada. O guia sobre fontes embutidas no PDF mostra como conferir se as fontes do seu arquivo estão dentro dele, e o de fonte subset no PDF explica por que o arquivo guarda só parte da fonte.
Onde o AjustaPDF entra
A ferramenta de Word para PDF resolve a conversão quando o documento usa fontes comuns ou quando não há Word à mão. Para reduzir o peso do resultado, o guia salvar Word em PDF leve mostra como reduzir sem perder o texto. Se o PDF já existe e você precisa voltar a editá-lo, o caminho é outro, e o guia abrir PDF no Word para editar explica o que funciona e o que quebra.
Perguntas frequentes
Por que o PDF do Word saiu com outra fonte?
Porque a fonte do documento não estava instalada no computador que fez a conversão, e a ferramenta usou uma substituta. Fontes comuns do Office, como Arial, Calibri e Times New Roman, têm substitutas de mesma largura, então o texto quase não muda. Fontes de marca ou de design costumam ser trocadas por outras parecidas.
Como manter a fonte original ao salvar o Word em PDF?
Salve o documento como PDF pelo próprio Word, que usa as fontes instaladas no seu computador. Se a conversão precisa ser feita online, salve antes o .docx com as fontes incorporadas: nas opções de salvamento do Word, marque a opção de incorporar fontes no arquivo.
Converter Word em PDF muda a quebra de linha e a paginação?
Em documentos com fontes comuns, não: as margens, as quebras de página e as imagens ficam iguais. Quando uma fonte rara é substituída, uma linha pode quebrar em outro lugar e empurrar o texto para a página seguinte. Compare o número de páginas com o original antes de enviar.
Dá para converter um Word protegido por senha?
Não diretamente. A ferramenta precisa abrir o documento, e um arquivo com senha não abre sem ela. Tire a senha no próprio Word, salvando uma cópia sem proteção, e converta essa cópia. Macros não são executadas na conversão, e imagens ligadas a endereços da internet não são baixadas.