Marcas de revisão do Word saíram no PDF: como limpar
Por que comentários e controle de alterações aparecem no PDF convertido do Word, como aceitar, excluir e exportar uma cópia limpa antes de converter de novo.
Comentários e marcas de revisão podem entrar no PDF quando continuam no arquivo no momento da conversão. Se o controle de alterações estava ligado, ou se há balões de comentário no documento, eles são candidatos a aparecer no resultado. A saída é limpar o documento antes de converter, e a conversão não tem uma opção para fazer isso por você.
O que vira marca no PDF
No Word, há três coisas que costumam sair no PDF sem você perceber. A primeira são os comentários, que aparecem como balões na margem direita. A segunda são as alterações registradas pelo controle de alterações: texto inserido aparece sublinhado e colorido, e texto excluído aparece riscado. A terceira são as marcas de formatação, como mudanças de estilo que ficaram registradas no histórico.
Nem sempre elas aparecem de propósito. Um documento que passou por três pessoas pode ter o controle de alterações ligado sem que quem vai converter perceba. O primeiro passo é abrir o arquivo e olhar a barra de revisão antes de exportar qualquer coisa.
Limpe o documento antes de converter
- Desligue o controle de alterações. Na aba Revisão, o botão Controlar Alterações fica ligado ou desligado. Desligue antes de mexer no restante, para não registrar novas alterações sem querer.
- Aceite ou rejeite as alterações. Use o menu Aceitar, na aba Revisão, e escolha Aceitar Todas as Alterações do documento. Se alguma alteração não deve valer, rejeite antes de aceitar as demais.
- Exclua os comentários. No menu Excluir, escolha Excluir Todos os Comentários. Confira notas de rodapé e cabeçalhos, porque comentários também podem estar neles.
- Mude a exibição para revisão. Na lista de exibição para revisão, escolha Sem Marcação e leia o documento como ele ficará impresso.
- Salve uma cópia para o PDF. Guarde o documento de trabalho com o histórico e salve outra cópia com um nome diferente, só para exportar.
A ordem importa: desligue o controle primeiro, para que qualquer ajuste feito durante a limpeza não gere marcas novas.
| Marca que aparece | Onde ficar atento | O que fazer |
|---|---|---|
| Balões de comentário | Margem direita e notas de rodapé | Excluir todos os comentários |
| Texto sublinhado ou colorido | Inserções do controle de alterações | Aceitar as alterações desejadas |
| Texto riscado | Exclusões ainda não decididas | Rejeitar ou aceitar cada uma |
| Barra vertical na margem | Marca de alteração em um parágrafo | Some ao aceitar as alterações |
O que a conversão faz com o arquivo
A conversão de Word para PDF do AjustaPDF não recebe opções. Ela aceita DOC, DOCX, ODT, RTF e TXT, abre o documento com o LibreOffice e exporta o PDF com o texto, as imagens e as quebras de página. Macros não são executadas e imagens ligadas a endereços da internet não são baixadas, então só entra no PDF o que está dentro do arquivo.
Como não existe um botão de limpeza na conversão, o que está marcado no arquivo costuma ir para o PDF. Se o seu caso é comparar duas versões de um texto, e não limpar marcas, o guia sobre comparar versões de contrato mostra o caminho. Um documento protegido por senha também não converte: tire a senha no Word antes, porque o conversor recusa o arquivo e não gera nada. Se a conversão terminar sem arquivo, a causa costuma ser essa.
Quando as fontes mudam a paginação
Limpar as marcas não resolve tudo. Se a paginação do PDF mudou em relação ao Word, o motivo pode ser a fonte. Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri e Cambria têm substitutas de mesma largura no servidor. Uma fonte rara é trocada por outra parecida, e uma linha pode quebrar em outro lugar. Para garantir, salve o .docx com as fontes incorporadas, quando o Word oferecer essa opção.
Se a diferença continuar depois de limpar o documento, compare a primeira página do Word com a do PDF, lado a lado. Quebras de página feitas à mão e tabelas que passam da margem são os pontos mais comuns onde a diferença aparece.
Quando o PDF já existe com as marcas
Se você já tem o PDF com as marcas e não tem mais o Word aberto, o caminho é voltar ao documento de origem, limpar e exportar de novo. Editar o PDF para apagar as marcas não é o caminho confiável: como em qualquer cobertura, o texto que estava por baixo pode continuar no arquivo. O guia sobre tarja preta explica por que esconder por cima não basta.
Para a conversão limpa, use o Word para PDF depois de limpar o documento. Antes de enviar o arquivo, vale conferir também o que o autor e o histórico do documento revelam, como explica o guia sobre metadados do PDF. Se o PDF ficou pesado depois da conversão, o guia de Word em PDF leve trata desse ponto separadamente.
Perguntas frequentes
Como tirar os comentários do Word antes de salvar como PDF?
Na aba Revisão, use Excluir e depois Excluir Todos os Comentários do documento. Os nomes mudam um pouco entre versões do Word, então procure a palavra Comentários na aba Revisão. Confira o documento inteiro depois, porque alguns comentários podem estar em notas de rodapé ou em tabelas.
Aceitar todas as alterações apaga o histórico de revisão?
Sim, dentro do documento. Ao aceitar, o texto novo passa a ser o texto normal e as marcas somem. Por isso faça isso numa cópia: guarde o arquivo com o controle de alterações ligado, e salve uma segunda versão só para o PDF. Assim você mantém o histórico e exporta um arquivo limpo.
Por que o PDF do Word saiu com texto riscado e sublinhado?
Porque o controle de alterações estava ligado no documento, e as exclusões e inserções ficaram registradas nele. Para um arquivo limpo, aceite ou rejeite as alterações antes de converter e confira a exibição para revisão em Sem Marcação.
O AjustaPDF consegue remover as marcas do Word durante a conversão?
Não há opção para isso na conversão. A ferramenta recebe o arquivo do Word como ele está salvo, converte com o LibreOffice e devolve o PDF. Por isso, limpe as marcas no próprio documento antes de enviar, como se estivesse preparando o arquivo para impressão.