Word ou Google Docs para exportar PDF: qual usar e quando
Como exportar PDF pelo Word e pelo Google Docs sem perder fontes, margens, links e sumário, e qual escolher para currículo, TCC ou contrato.
Para a maioria dos documentos, o Word e o Google Docs exportam um PDF bom, e a escolha depende de onde o texto foi escrito. Quem escreveu no Word deve exportar pelo Word, para manter as fontes e as margens. Quem escreveu no Google Docs deve exportar de lá. Converter o arquivo de um programa para outro é o que costuma estragar o layout.
O que muda entre os dois
Os dois programas usam motores de layout diferentes, e isso aparece em três pontos. O primeiro é a fonte: o Word usa as fontes instaladas no seu computador, e o Google Docs usa as fontes disponíveis no serviço. Uma fonte do Office que o serviço não tenha pode ser substituída por outra com medidas parecidas, ou não. O segundo é a quebra de linha, que depende da fonte. O terceiro é a paginação, que muda quando a quebra muda. Quem monta documentos no Canva e quer outro caminho encontra as alternativas ao Canva para montar documento em PDF.
Por isso, a mesma página pode sair com cinco linhas a mais num programa e cinco a menos no outro. Não é defeito: é a diferença do motor. Para documentos com layout simples, como uma carta ou um artigo corrido, a diferença quase não aparece.
Teste antes de enviar
Não há um número que diga qual exportação é melhor, porque depende do documento. Para comparar, exporte o mesmo arquivo pelos dois caminhos e abra os dois PDFs lado a lado. Confira estes pontos em cada um:
- A lista de fontes. Nas propriedades do PDF, veja se as fontes estão incorporadas e se alguma delas é substituta.
- A última página e a quebra de cada seção, sobretudo onde há títulos e tabelas.
- Os links e o sumário, clicando em pelo menos um item de cada.
- O tamanho do arquivo. Imagens grandes pesam mais em um dos caminhos, e o guia sobre exportar PDF leve mostra como reduzir sem perder a legibilidade, e o de imagens que perdem qualidade ao exportar do Word explica o ajuste do lado do Word.
Tabela: onde cada um se sai melhor
| Critério | Word | Google Docs |
|---|---|---|
| Fontes do Office | Usa as instaladas no seu computador | Pode substituir por outra fonte |
| Documento escrito do zero | Bom, com controle fino de layout | Bom, com exportação direta |
| Trabalho em equipe | Exige enviar o arquivo | Edição e comentários em tempo real |
| Sem instalar nada | Precisa do programa | Funciona no navegador |
Currículo, TCC e contrato
Para currículo, a regra é simples: exporte do programa em que você escreveu e confira a página no leitor antes de enviar. Para adaptar o texto a uma vaga específica, o AjustaCV, do mesmo time do AjustaPDF, tem um guia sobre qual formato os ATS brasileiros preferem. Quem recebe o currículo costuma abrir o arquivo no celular, e fontes substituídas ou margens cortadas aparecem ali. Se o currículo cabe numa página no Word e vira duas no Google Docs, a fonte é a causa mais provável.
Para TCC, a exigência muda com a instituição. Algumas pedem PDF/A, outras aceitam PDF comum. O Word oferece a opção de PDF/A ao salvar como PDF; o Google Docs, em versões recentes, exporta só o PDF comum, e o conversor de PDF/A resolve depois. Confira o edital ou o manual da biblioteca, e entregue o arquivo exato que ela pede. Para contrato, o mais importante é não converter depois de assinar: o PDF exportado é a versão que vai ser assinada, e uma alteração de layout depois muda o documento; sobre assinar no Word ou no PDF, veja assinar no Word ou assinar o PDF. Para fontes que precisam viajar com o arquivo, veja como incorporar fontes ao exportar PDF.
Quando converter depois
Se você recebeu um .docx e precisa do PDF, exporte pelo Word, que tem as fontes. Voltar de PDF para Word nunca reproduz o layout original, então guarde o .docx sempre que puder. Se recebeu um PDF e precisa editar, a conversão para Word é outra etapa, com outros limites, e o guia de PDF para Word no celular explica as opções. O conversor de Word para PDF do AjustaPDF usa o LibreOffice no servidor: Arial, Times New Roman, Calibri e Cambria têm substitutas de mesma largura, e uma fonte rara é trocada por outra parecida. Se o layout importa, exporte pelo próprio Word (para PDF a partir de qualquer programa, a impressora virtual do Windows tem o guia impressora virtual de PDF no Windows).
Para exportar pelo Google Docs e ver o arquivo com as margens certas, o guia como baixar Google Docs como PDF cobre as opções de página e de margens.
Perguntas frequentes
O PDF do Google Docs fica diferente do que vejo na tela do Word?
Pode ficar, principalmente se o documento usa fontes do Office, como Calibri, que o Google Docs substitui por outra quando a fonte não está disponível. A quebra de linha e a paginação mudam junto. Abra o PDF e confira a lista de fontes nas propriedades do arquivo antes de enviar.
Vale a pena exportar meu currículo em PDF pelo Word ou pelo Google Docs?
Para currículo, o Word costuma dar mais controle sobre margens e fontes, e a versão exportada é mais previsível quando você usou fontes do Office. Se você escreveu no Google Docs, exporte de lá, porque converter depois pode mudar o layout. Em qualquer caso, confira a página e o tamanho antes de enviar.
Os links e o sumário sobrevivem à exportação para PDF no Google Docs?
Os links de texto costumam sobreviver, porque o PDF guarda o endereço como ação. O sumário sobrevive como links se você criou um sumário automático no documento. Verifique clicando num item do sumário e num link no PDF exportado, porque cada programa trata esses elementos de um jeito.
Qual formato é melhor para um TCC que vai para a biblioteca, .docx ou PDF?
Entregue o PDF quando a biblioteca pede arquivo final, mas guarde o .docx como versão de trabalho. Se a instituição pede PDF/A, o Word tem essa opção ao salvar como PDF, e um PDF qualquer pode ser convertido depois no conversor de PDF/A. Compare a numeração das páginas antes de enviar.