Word: salvar como PDF ou usar um conversor online?
Quando salvar como PDF pelo próprio Word resolve, quando um conversor online é melhor e o que muda com fontes, senhas, macros e vários arquivos de uma vez.
Para transformar Word em PDF, a opção nativa é salvar ou exportar pelo próprio Word, que costuma ser a mais fiel quando o programa está instalado. Um conversor online serve quando você não tem o Word à mão, quer converter vários arquivos de uma vez ou está no celular ou no Chromebook.
O que o Word faz quando você salva como PDF
Ao exportar, o Word desenha cada página com as fontes que o documento está usando e grava o resultado num arquivo PDF; o app do Word no celular faz o mesmo (veja o caminho). Na janela de salvamento, o caminho costuma ser Arquivo, Salvar como ou Exportar, e depois a opção de formato PDF. Em versões recentes, a mesma janela oferece uma opção para otimizar o arquivo para impressão ou para o tamanho mínimo, além de uma caixa de compatibilidade PDF/A, que serve para arquivamento.
O ponto forte dessa rota é que você controla as fontes. Se o documento usa uma fonte instalada no seu computador, ela costuma ir junto no PDF, e a aparência fica idêntica (algumas fontes têm licença que limita o embutimento). O ponto fraco é que você precisa do Word, e a versão do programa pode mudar a paginação de um documento antigo. Se o documento nasce no Canva, compare com Canva ou Word para fazer um PDF de documento.
O que um conversor online faz
Um conversor online recebe o arquivo, abre o documento com um programa de escritório no servidor e exporta o PDF. A conversão do AjustaPDF aceita DOC, DOCX, DOCM, DOT, DOTX, ODT, RTF e TXT, e roda o LibreOffice para gerar o arquivo. O texto sai como texto, e as imagens entram no PDF.
A limitação está nas fontes. Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri e Cambria são trocadas por substitutas com as mesmas medidas: Liberation, Carlito e Caladea. Como a largura é a mesma, a paginação costuma ficar igual. Uma fonte rara, que não existe no servidor, é trocada por outra parecida, e aí uma linha pode quebrar em outro lugar. O guia sobre Word para PDF que trocou a fonte mostra como manter a fonte original.
Comparação por situação
| Situação | Salvar como PDF no Word | Conversor online |
|---|---|---|
| Você tem o Word e o documento abre bem | Melhor escolha | Funciona, mas é um passo a mais |
| Usa fonte rara ou de marca | Fiel, se a fonte está instalada | Pode trocar a fonte |
| Vários arquivos de uma vez | Um por vez | Recebe um ZIP com um PDF por arquivo |
| Celular ou Chromebook | Depende do app instalado | Funciona no navegador |
| Precisa de PDF/A | Tem a opção na exportação | Não é o foco; use a ferramenta de PDF/A depois |
A tabela resume o caso mais comum. Em cada versão, os recursos da janela de exportação podem mudar, então confira os nomes exatos no seu programa. O conversor também tem limites de arquivos e de tamanho que dependem do plano. Se o destino exige PDF/A, a ferramenta de PDF para PDF/A faz essa etapa depois da conversão.
Como converter com o AjustaPDF, passo a passo
- Abra o documento no Word e confira se ele não tem senha de abertura. Se tiver, remova a proteção antes.
- Envie o arquivo pela ferramenta de Word para PDF. Você pode enviar mais de um documento de uma vez: 2 sem conta, 5 com conta grátis e 50 no Pro.
- Se enviou vários, você recebe um ZIP com um PDF para cada arquivo, com o nome do original. Para juntar todos num PDF só, passe o resultado pela ferramenta de juntar.
- Abra o PDF e compare a primeira página com o original, prestando atenção às quebras e às fontes.
Dois comportamentos importam para documentos de trabalho. Macros nunca são executadas, o que protege contra código escondido no arquivo. E imagens ligadas a endereços da internet não são baixadas: só entra no PDF o que está dentro do próprio documento. Se o seu Word puxa imagens de um link, incorpore a imagem ao arquivo antes de converter. A senha de abertura do Word também não passa para o PDF: o guia senha do Word não vai para o PDF mostra como proteger o arquivo depois de convertido.
Quando o PDF sai maior ou menor do que o esperado
Um PDF de texto puro costuma ser pequeno. Ele fica grande quando tem fotos em alta resolução, e o Word pode guardar cada foto em tamanho cheio. Para reduzir, comprima as imagens dentro do próprio Word antes de exportar, ou comprima o PDF depois. O guia sobre salvar Word em PDF leve mostra as duas opções. Se o PDF ficou pequeno demais e a qualidade caiu, o problema costuma ser a compressão, e a saída é voltar ao original. Para um plano alimentar leve no celular do paciente, veja plano alimentar em PDF leve: do Word ao celular do paciente.
Quando o PDF não tem texto pesquisável
Se você colou uma página escaneada dentro do Word, ela entra como imagem. O PDF sai, mas o texto não é pesquisável. Nesse caso, o OCR resolve. O guia sobre fontes embutidas no PDF explica o que acontece com o texto de cada documento, e o guia sobre PDF/A cobre quando a opção de arquivamento importa para o destino.
Quando não converter, e editar depois
O caminho contrário também existe. Se o PDF precisa voltar a ser editado, a conversão de PDF para Word tem limitações, porque o PDF não guarda parágrafos que se reorganizam. O guia de abrir PDF no Word para editar mostra o que funciona e o que quebra nessa direção. Para a versão final, guarde sempre o Word original, porque é dele que você gera novos PDFs sem perder formatação. E, para decidir qual dos dois formatos mandar a quem recebe, veja DOCX ou PDF para enviar.
Perguntas frequentes
Salvar como PDF no Word é melhor que um conversor online?
Quando você tem o Word instalado e o documento abre nele sem problema, o próprio Word costuma ser a melhor escolha: ele usa as fontes que o documento tem e oferece opções como PDF/A. Um conversor online ajuda quando você não tem o Word, quer converter vários arquivos de uma vez ou está num celular ou Chromebook.
Por que o PDF convertido ficou com outra fonte?
Porque a fonte usada no documento não estava disponível no lugar da conversão. O conversor troca por uma fonte com a mesma largura, quando existe, e uma fonte rara pode ser substituída por outra parecida. Para evitar isso, salve o Word com as fontes incorporadas ou converta no próprio Word.
Dá para converter um Word protegido por senha em PDF?
Não diretamente. Um documento que pede senha para abrir não é lido pelo conversor. Abra o arquivo no Word com a senha, remova a proteção pelo menu de informações do documento e salve uma cópia antes de converter. Se você não tem a senha, nenhum conversor deve tentar quebrá-la para você.
O PDF que sai do conversor mantém o texto selecionável?
Mantém, quando o documento é texto no Word. O texto é exportado como texto, e não como imagem, então dá para buscar e copiar no PDF. Uma página escaneada colada no Word sai como imagem, e nesse caso o texto não fica pesquisável sem OCR.