Como baixar Google Docs como PDF com A4 e margens certas
Ajuste tamanho do papel e margens antes de baixar o Google Docs como PDF, evite quebras de página ruins e confira comentários e imagens no arquivo final.
Para baixar um documento do Google Docs como PDF certo, ajuste o tamanho da página e as margens em Configurações da página antes de exportar. Depois, use Arquivo, Fazer download e a opção de PDF. O arquivo sai com a mesma paginação que você vê no documento, e a conferência leva um minuto.
Ajuste a página antes de baixar
- Abra Arquivo e depois Configurações da página. É aqui que ficam o tamanho do papel, a orientação e as margens.
- Escolha o tamanho do papel. A4 é o formato mais comum para documentos no Brasil. Se o destinatário pede outro formato, use a tabela abaixo como referência.
- Defina as margens. Digite as quatro medidas em centímetros, porque elas mudam a quebra de linha e a quantidade de páginas.
- Feche a janela e confira a página. Role o documento e veja se os títulos, as tabelas e as imagens ainda estão onde devem estar.
- Baixe o PDF. Use Arquivo, Fazer download e a opção de PDF. Abra o arquivo no computador antes de enviar.
Os nomes dos menus podem mudar com as atualizações do Google Docs. Se a opção não estiver onde esperado, use a busca de menus do próprio Google Docs e procure pelo termo “configurações da página”.
Tamanho do papel: A4, Carta ou Ofício
| Formato | Medida | Quando usar |
|---|---|---|
| A4 | 210 × 297 mm | Documentos oficiais e de trabalho no Brasil |
| Carta | 216 × 279 mm | Documentos vindos de modelos em inglês |
| Ofício | 216 × 330 mm | Quando o destinatário pede o formato explicitamente |
A lista de papéis do Docs costuma ter o Folio, de 216 × 330 mm, que corresponde ao Ofício; confira no PDF baixado se a medida é a que o destinatário pede. O formato do PDF é definido na configuração, então trocar o papel depois de escrever o texto pode deslocar as quebras de página. Por isso, faça essa escolha no início. Sobre as medidas e as diferenças entre elas, veja papel Ofício ou A4 no PDF e PDF que saiu em Carta em vez de A4.
Margens: os números que mudam o layout
Para um trabalho acadêmico, a norma ABNT NBR 14724 pede margem superior e esquerda de 3 cm, e inferior e direita de 2 cm. Em um documento sem norma, use a margem que o modelo ou o destinatário pedir. A margem define quantas linhas cabem numa página e onde uma tabela quebra.
Um erro comum é colocar margem diferente em partes do documento sem perceber. Uma seção com margem menor e outra com a margem padrão gera páginas que parecem desalinhadas no PDF. Confira as margens do documento inteiro e não só da primeira página. Para decidir se vale exportar pelo Google Docs ou pelo Word, veja Word ou Google Docs para exportar PDF.
Quebras de página e tabelas
Para começar um capítulo em uma nova página, use a quebra de página do próprio editor, e não várias linhas em branco. Linhas em branco somem ou se acumulam de forma diferente quando o tamanho da página muda, e o resultado é um capítulo que começa no meio da folha.
Tabelas com muitas colunas são o outro ponto de atenção. Se a tabela sai cortada no PDF (veja também salvar em PDF cortou as margens), reduza o tamanho da fonte dela ou mude a orientação para paisagem apenas na seção que a contém, como mostra Google Docs em paisagem. Depois de baixar, confira a última coluna, porque é ela que sai do quadro primeiro.
Comentários, sugestões e imagens
Comentários e sugestões de revisão são o que mais surpreende quem baixa o PDF. Em geral, a exportação traz o texto e as imagens da versão atual, sem a lista de comentários. Antes de mandar, aceite as sugestões que vai manter e resolva os comentários. Se a revisão precisa ficar registrada no arquivo, exporte uma cópia com as marcações visíveis.
As imagens entram no PDF como estão no documento. Uma foto de celular inserida no Docs pode deixar o arquivo pesado, e comprimir depois é o caminho. A ferramenta de comprimir PDF reduz as imagens no nível médio sem mexer no texto, que continua selecionável.
Quando o download não aparece
Se a opção de baixar não aparece para você, o dono do documento pode ter restringido o download, a impressão ou a cópia. Peça a ele que libere a permissão ou que envie uma cópia em PDF. Esse é o caso mais comum em que a exportação depende de outra pessoa.
Para um documento que você recebeu e precisa de PDF sem abrir o Docs, a ferramenta de Word para PDF converte arquivos DOC, DOCX, ODT, RTF e TXT. Se o PDF do Docs for só uma parte de um envio maior, junte as partes com a ferramenta de juntar PDF. O guia salvar Word online como PDF cobre o mesmo problema no editor da Microsoft.
Perguntas frequentes
Como baixar um documento do Google Docs como PDF em A4?
Abra o menu Arquivo, vá em Configurações da página e escolha A4 como tamanho antes de baixar. Depois, use Arquivo, Fazer download e a opção de PDF. Confira a largura da página no PDF gerado: ela precisa ser 210 × 297 mm.
O PDF do Google Docs saiu com margens diferentes das que eu configurei. Por que isso acontece?
Quase sempre porque as margens foram ajustadas depois de uma parte do texto ou porque a tabela tem margem própria. Revise as margens em Configurações da página e confira o documento em modo de impressão antes de baixar. Refazer o download depois da correção resolve.
Comentários e sugestões aparecem no PDF baixado do Google Docs?
Em geral, não. A exportação para PDF costuma trazer só o texto e as imagens da versão atual, sem a lista de comentários. Se a revisão precisa aparecer no arquivo, aceite as sugestões ou faça uma cópia com as marcações visíveis e exporte essa cópia.
Como deixar o PDF do Google Docs em tamanho Ofício?
Em Configurações da página, procure na lista de papéis o tamanho Folio, de 216 × 330 mm, que é a medida do Ofício (em versões recentes; se não aparecer, confira a lista do seu Docs). Confirme o tamanho exigido pelo destinatário antes, porque alguns órgãos adotam outro formato. Depois, baixe o PDF e confira a medida no arquivo.